Что такое информационная система управления персоналом?

Информационная система управления персоналом (HRIS) - это программное или онлайн-решение для ввода данных, отслеживания данных и потребностей в данных для функций управления персоналом, расчета заработной платы, управления и учета в рамках бизнеса. Это полезно для всех процессов, которые вы хотите отслеживать и из которых вы надеетесь собрать полезные и целенаправленные данные.

Обычно упакованные в виде базы данных, сотни компаний продают некоторые формы HRIS, и у каждого HRIS есть различные возможности. Тщательно подбирайте HRIS, основываясь на возможностях, которые вам нужны в вашей компании Поскольку HRIS становится все более изощренным, выбора стало достаточно, чтобы практически парализовать отдел кадров.

Наблюдение за тем, как технологическая компания, в которой существуют компьютерные эксперты, проработала три разные системы HRIS за десять лет до того, как, наконец, остановилась на своей нынешней системе, и поняла их сложность. Вот почему выбор HRIS является основным предприятием для бизнеса.

Ключевые соображения при рассмотрении вариантов HRIS

Выбор HRIS является стрессовой ситуацией, так как существует так много вариантов. Выбор вариантов, которые лучше всего подходят для ваших нужд в вашей компании, является сложной задачей. Просмотр информации, предоставляемой каждой системой, также является сложной задачей.

Продавцы часто являются уполномоченными продавцами, которые в устной форме могут сказать вам, что система будет соответствовать вашим потребностям. Убедитесь, что вы проверили это с несколькими источниками, включая текущих клиентов, онлайновые дискуссионные группы, LinkedIn, других участников SHRM и обзоры Google.

Это другие факторы, которые следует учитывать при выборе HRIS.

• Помните, что даже если в вашей компании сегодня всего несколько человек, в будущем ее число может увеличиться вдвое или даже в 10 раз, поэтому выберите систему, которая может расти вместе с вашим бизнесом.
• Другой ключевой фактор, который вы должны учитывать, заключается в том, что многие HRIS способны выполнить только часть того, что вам нужно для автоматизации. В этих случаях вам нужно убедиться, что компоненты любых надстроек или дополнительных систем работают безупречно. Опять же, не говорите продавцу, что системы работают вместе. Сделайте свое исследование.

• Проверьте также, какие виды обучения и постоянная поддержка доступны для вашего персонала. Вы также должны убедиться, что обещания консультанта по продажам об обучении и последующей деятельности после покупки записаны прямо в вашем контракте на покупку HRIS. И свяжитесь с другими организациями, чтобы убедиться, что выбранная вами компания имеет постоянную полезную поддержку.

Ожидаемая функциональность лучшего выбора HRIS

Как правило, лучшие информационные системы управления персоналом (HRIS) обеспечивают в целом:

Управление всей информацией о сотрудниках:

Такие данные, как имена, названия, адреса и зарплаты, являются базовым началом. Зарплата и история должностей, структуры отчетности, истории оценки эффективности и другая важная информация о сотрудниках.

Связанные с компанией документы:

Это включает такие предметы, как справочники сотрудников, процедуры аварийной эвакуации и правила техники безопасности.

Преимущества администрирования:

Вам потребуется администрирование льгот, в том числе регистрация, изменение статуса и обновление личной информации. В идеальной системе вы можете позволить сотрудникам просматривать и просматривать свою собственную информацию, включая отслеживание отпуска.

Полная интеграция с платежной ведомостью:

Эта интеграция также будет включать в себя другие финансовые компании и системы бухгалтерского учета. Когда они подключены, вы можете убедиться, что зарплаты правильные. Никогда не существует разногласий между официальной ставкой оплаты и информацией, которую имеет фонд заработной платы. Если системы не интегрируются, легко обновить зарплату в одной системе, а не в другой.

Отслеживание заявителя и управление резюме:

Когда ваша система работает без сбоев, рекрутер может нажать наемную кнопку, и вся информация от заявителя передается сотруднику. Это экономит так много времени, потому что ваши данные и документы практически исчезают.

Если заявитель вводит свою собственную информацию при подаче заявления, вы можете обеспечить точность. Если письмо о предложении генерируется из той же системы, что и система начисления заработной платы, зарплата будет идеально соответствовать, и нет недопонимания.

Планы развития производительности:

Недостаточно иметь планы, если они записаны в центральной системе, тогда они могут легко следить за сотрудником с позиции на должность. Старшее руководство может составлять отчеты, чтобы увидеть, где находятся люди и что их отдельные начальники планируют с точки зрения планирования преемственности своего будущего.

Дисциплинарные взыскания:

Важно отслеживать, кто был отстранен от должности, понижен в должности или были отмечены другие негативные действия против них, даже после того, как сотрудник покинул вашу организацию. Когда компания звонит и запрашивает справку о бывшем сотруднике, администратору отдела кадров легко найти и сообщить, имеет ли этот человек право на переподготовку.

Учебные записи:

Это особенно важно в компании, где требуются сертификаты и лицензии. В других компаниях записи об обучении могут не иметь такого уровня важности, но вы все равно можете обнаружить, что наличие информации полезно по мере развития ваших сотрудников, что является ключевым фактором, которого они хотят от работы.

Таким образом, HRIS, который наиболее эффективно обслуживает компании, отслеживает эту информацию:

• посещаемость и использование ВОМ,
• повышение заработной платы и история,
• оплачивать оценки и занимаемые должности,
• планы развития производительности,
• обучение получено,
• полученные дисциплинарные меры,
• личная информация о сотруднике, а иногда,
• планы руководства и преемственности сотрудников,
• высокий потенциал идентификации сотрудников, и
• отслеживание, собеседование и отбор кандидатов.

Преимущества Правого HRIS

Эффективный HRIS предоставляет информацию обо всем, что нужно компании, чтобы отслеживать и анализировать сотрудников, бывших сотрудников и кандидатов. Ваша компания должна будет выбрать Информационную систему управления персоналом и настроить ее в соответствии с вашими потребностями. Если ваша компания находится на пути роста, выберите систему, которая может расти вместе с вами.

Внедрить базовую систему HRIS довольно недорого, но убедитесь, что все, что вы внедряете, соответствует реальным потребностям вашей компании. Вы хотите, чтобы иметь возможность вести отчеты об обороте? Опубликовать организационные диаграммы?

Разрешить менеджерам получать электронный доступ к предыдущим оценкам производительности? Вы хотите, чтобы все было сделано через отдел кадров, или вы хотели бы, чтобы менеджеры сами получали доступ к информации?

С помощью соответствующего HRIS сотрудники отдела кадров позволяют сотрудникам самостоятельно обновлять информацию об изменениях и реагировать на изменения, освобождая персонал HR для выполнения более стратегических функций. Кроме того, облегчаются данные, необходимые для управления сотрудниками, развития знаний, карьерного роста и развития и равного обращения.

Наконец, менеджеры могут получить доступ к информации, которая им необходима для того, чтобы юридически, этически и эффективно поддерживать успех своих сотрудников. Они могут создавать свои собственные отчеты и вводить планы в систему, чтобы помочь с преемственностью.

Информационная система управления персоналом (HRIS) - это программное или онлайн-решение для ввода данных, отслеживания данных и потребностей в данных для функций управления персоналом, расчета заработной платы, управления и учета в рамках бизнеса.

Обычно упакованные в виде базы данных, сотни компаний продают некоторые формы HRIS, и у каждого HRIS есть различные возможности. Тщательно подбирайте HRIS, основываясь на возможностях, которые вам нужны в вашей компании

Подробнее о HRIS

• Как выбрать человеческие ресурсы информационных технологий
• Программное обеспечение для отслеживания кандидатов
• Решение для системы управления персоналом