Как сделать обычно скучную рабочую встречу более захватывающей

Встречи являются неотъемлемой частью бизнеса. Вы делитесь информацией, обдумываете идеи, генерируете решения и создаете процессы и системы. Проблема в том, что многие из этих встреч мучительно скучны, а это значит, что у людей, которые посещают их, настроены мозги.

Если люди не обращают внимания и сосредоточены, встреча - пустая трата времени каждого. Как вы можете сделать скучные встречи более захватывающими, чтобы они чего-то достигли? Вот 5 практических советов:

Запретить Смартфоны

Да, это все равно, что говорить людям бросать своих детей в логово волков перед тем, как прийти на собрание. Люди будут настаивать на том, что у них должны быть свои телефоны - в конце концов, может произойти чрезвычайная ситуация. Да. Мир может прийти к концу во время вашего квартального совещания по планированию, но это маловероятно.

Проблема современных технологий заключается в том, что они позволяют вам сосредоточиться на том, что перед вами, - на собрании. Самое смешное, что если бы люди были лицом к лицу с людьми, с которыми они переписывались во время вашей встречи, они переписывались бы с кем-то еще. Телефоны остаются за партами.

Без телефона во время вашей встречи происходят две вещи. Вы вынуждены оставаться в настоящем, а время простоя тратится на общение с другими участниками. Почему это важно? Потому что вы найдете ваши встречи более интересными, когда вы знаете своих коллег.

Как вы узнаете их? Разговаривая с ними. Что вы делаете, когда у вас есть телефон? Вы не говорите с новыми людьми.

Готовься, Готовься, Готовься

Встреча, на которой ведущий или модератор приходит поздно, не имеет повестки дня, и ее крылья скучны и утомительны. Хорошо подготовленная встреча может быть увлекательной и интересной. Когда у лидера есть план и цель, встреча будет более интересной. Когда нет направления или цели, встреча не будет интересной.

Другая часть подготовки - это улучшение ваших навыков. Вы были на встречах, которые были продуктивными и интерактивными, и вы почувствовали, что можете идти вперед и достигать великих целей. И вы посещали собрания, на которых вы почти уверены, что если вы заснете, никто не будет скучать по вам, и вы не пропустите ничего важного. Разница в том, кто управляет встречей.

Если ваши встречи скучны, посмотрите в зеркало. Найдите способ улучшить. Вы можете пройти формальное занятие (ваш отдел кадров может помочь вам с предложениями), вы можете запросить обратную связь и наставничество у коллеги, чьими навыками встречи вы восхищаетесь, или вы можете пройти онлайн-занятие. Вам доступна большая помощь, и большая ее часть бесплатна для тех, кто хочет сделать ваши обычные скучные встречи более увлекательными.

Все участвуют

Почему все должны участвовать? Ну, потому что, если участие не нужно, вы можете решить всю эту проблему по электронной почте. Шутки в сторону. Есть очень мало случаев, когда вам нужно привлечь группу для передачи информации.

Да, есть такие вещи, как массовые увольнения или полная реструктуризация компании, которые будут проходить лучше, если у вас есть менеджер, который говорит со всей группой, но в большинстве случаев встречи всегда должны быть интерактивными.

Насколько интерактивен? Ну, это зависит от цели встречи. Если это мозговой штурм, все должны говорить. Если кто-то не говорит, позвоните этому человеку. Интровертам может не нравиться этот тип собраний, и вы не должны подвергать собрания сильному давлению для интровертов, ставя их на место.

Но ваша культура встречи должна гарантировать, что все участвуют в этих сессиях мозгового штурма, и они должны знать, что их участие необходимо заранее.

Если это совещание по планированию, или совещание по установлению целей, или даже собрание по ежеквартальному отчету, должно быть время для ввода, задавать ли вопросы или комментировать. Атмосфера должна стимулировать участие, но с некоторыми ограничениями (см. Ниже).

Не позволяйте никому доминировать

Если вы ведете собрание, то естественно, что вы должны говорить больше всего. Однако после вас вы не хотите, чтобы другой человек доминировал в разговоре. Это может сделать встречу утомительной. Не забывайте перенаправлять комментарии и призывать людей, которые, как вы знаете, являются экспертами в этой области, распространять навязчивую речь.

Например, когда Джейн сделала свой четвертый комментарий и начала идти на пятый, отрежьте ее как можно лучше, сказав: «Спасибо, Джейн, мы знаем вашу позицию. Я хотел бы услышать, что говорит Карен. И у Джима и Боба еще не было возможности поговорить.

Иногда вам нужно поговорить с Джейнсом вашего офиса перед встречей, чтобы напомнить им, что смысл объединения в группу состоит в том, чтобы поделиться идеями со всеми, и если она доминирует, встреча не будет столь же успешной. Или, сразу же после встречи, тоже хорошо, так как у вас будут свежие примеры, если это необходимо.

Люди, которые нашли время посетить собрание, делясь своими знаниями и опытом, заслуживают возможности высказаться и поделиться своим мнением. Как лидер, вы можете научиться контролировать поведение, которое подрывает встречу.

Сделать действенные предметы

Встреча, которая заканчивается бездействием, была пустой тратой времени. Это информационная свалка, и в этом случае встреча была не лучшим способом продолжить. Интересная и захватывающая встреча заканчивается тем, что люди могут и должны делать - либо для достижения своих индивидуальных целей, либо для целей компании, либо, в идеале, для обоих. Если люди не уходят, зная, каковы их дальнейшие шаги, тогда встреча провалилась.

В дополнение к наличию предметов, требующих действий, необходимо следить за развитием событий. Это может произойти на втором собрании или индивидуально, но это должно произойти. Люди отключатся, если узнают, что все эти предметы действия предназначены для показа.

Встречи никогда не заменят поездок в Диснейленд для волнения, но вы можете сделать их более захватывающими, интересными и продуктивными. Сделайте эти пять изменений, и вы сделаете ваши обычные скучные встречи более интересными для людей, которые посещают. И это хорошо для успеха вашей организации.