5 различий между проектами и бизнесом как обычно

Вы работаете над проектом? Или что вы делаете частью повседневной деятельности вашего бизнеса?

Когда я общаюсь с людьми в командах, они часто говорят мне, что не уверены, работают ли они над проектом или над обычным бизнесом. Оба требуются в организации и в равной степени действительны, но это помогает понять, над чем вы работаете, чтобы вы могли лучше понять, куда они вписываются в организацию.

Существует пять основных различий между работой над проектом и обычной работой (часто сокращенно обозначаемой как BAU).

Изменение против идентификации бизнеса

Во-первых, есть разница в том, как обрабатываются изменения.

Бизнес, как обычно, управляет бизнесом. Они держат свет, обслуживают клиентов и поражают цели. Команды BAU также первыми узнают, когда существующие процессы не работают и больше не нужны. Когда это происходит, команды BAU определяют необходимость изменений.

Менеджер в рамках стратегического анализа может предложить, какие изменения необходимо внести, чтобы подразделение достигло своих целей. Или член команды может внести предложение об изменении. На другом конце спектра у вас может быть полное экономическое обоснование, подготовленное старшим менеджером для внесения изменений, необходимых для того, чтобы помочь их подразделению достичь своих годовых целей.

Это не просто оптимизация бизнес-процессов. Те, кто работает в ролях BAU, могут также понимать, что изменения необходимы, потому что изменения в нормативной базе или как часть конкурентной среды для организации. Персонал Frontline работает над созданием стратегии и знает, чего хочет быть другим, чтобы попасть туда.

Проекты, с другой стороны, помогают реализовать все эти изменения. Проекты вносят изменения в функции BAU и через них, используя управление проектами. Мы уточним, что такое управление проектами дальше. Проектная организация работает над доставкой изменений, выявленных командами BAU. Это происходит после того, как проект прошел процесс утверждения, который обычно представляет собой экономическое обоснование и одобрение высшего руководства.

Это не означает, что люди, играющие роль в проекте, никогда не могут предложить улучшения в деловой практике, но они будут делать это под своей ролью сотрудника, а не как часть своей роли в проекте.

Это разделение, которое вы также услышите в целом как «измени бизнес, управляй бизнесом», также заметно в конце проектов. Изменение, которое реализует проект, заключается в предоставлении результата. Это может быть часть нового программного обеспечения, здания, нового сервиса или чего-то еще. Команда BAU несет ответственность за то, чтобы принять это и эффективно использовать его для предоставления преимуществ. Другими словами, проект предоставляет возможность получать выгоды, а операции BAU используют эту возможность для получения преимуществ.

Управление против снижения рисков

Для того, чтобы обычные бизнес-функции были эффективными, вы обнаружите, что команды BAU стремятся снизить весь риск для операций. Избавление от неопределенности в бизнесе для лучшей организационной стабильности и повторяющихся процессов - это хорошо.

По своей природе уникальности и неопределенности проекты требуют элемента риска. Компания совершает некоторый прыжок в неизвестность, просто выполняя проект, поскольку он вносит изменения и поставляет то, чего раньше не было.

Поэтому проектные команды подходят к риску иначе, чем команды BAU. Менеджеры проектов стремятся управлять рисками - как положительными, так и отрицательными - чтобы получить наилучшие результаты. Это может включать снижение риска, чтобы попытаться ограничить вероятность того, что это произойдет, но оно также включает и другие стратегии управления рисками. Маловероятно, что вы когда-либо погасите риск для проекта, но вы можете сделать это по уважительным причинам для вашей работы в BAU.

Один ограничен во времени, другой продолжается

Проекты имеют начальную, среднюю и конечную дату и являются разовым событием. Это жизненный цикл проекта. Фактически, наиболее определяющей характеристикой проекта является то, что он завершается. В течение этого времени менеджер проекта и команда работают над проектом. В конце концов, команда расформирована.

BAU не останавливается и продолжается. Вы можете, конечно, закрыть функцию или остановить процесс, если он больше не требуется для бизнеса - хотя это будет управляться как проект! Функция BAU производит текущую работу без предсказуемой даты окончания.

Использовать или не использовать

Проекты могут быть капитализированы, и часто BAU не может быть - вы полагаетесь на текущие расходы для своей текущей деятельности, как обычная работа. Другими словами, порядок учета проектов и других задач различен.

Финансирование проекта часто связано с вводом актива в эксплуатацию - это означает, что затраты могут быть капитализированы. В некоторых случаях, в зависимости от того, где вы находитесь в мире и ваших местных правил бухгалтерского учета, вы можете даже взять стоимость проекта ниже черты.

Расходы BAU обычно считаются операционными расходами и отражаются в счетах прибылей и убытков компании.

Финансирование проектов и финансирование бизнеса, в целом, является очень специализированной областью, поэтому всегда лучше посоветоваться с вашими финансовыми экспертами, прежде чем выносить суждения о том, что следует и не следует капитализировать в вашей организации. Правила бухгалтерского учета различаются в зависимости от страны и даже от организации, в которой отдельные предприятия имеют определенные процессы и способы ведения дел.

Если есть сомнения, всегда проверяйте!

Кросс-функциональные и функциональные команды

Наконец, есть большая разница в составе проектных команд. Проекты, как правило, включают в себя междисциплинарные группы экспертов, объединенные для достижения определенного результата. Важно знать, как мотивировать проектную команду, потому что не все могут знать конкретную цель в самом начале. Если у людей нет четкого понимания того, над чем они работают, они, как правило, не выполняют свою лучшую работу.

Проектные команды состоят из людей, исполняющих определенные роли. Это не должности, а должности в проекте с четкими обязанностями. Основные роли в команде проекта:

• Спонсор проекта
• Менеджер проектов
• Старший поставщик (организация, ответственная за выполнение работы, которая может быть внутренней командой, такой как ИТ, или внешним подрядчиком или поставщиком)
• Клиент (это может быть внутренний клиент, такой как другой руководитель отдела, или, в организации по обслуживанию клиентов, клиент, для которого вы выполняете проект)
• Эксперты по предмету (люди, привлеченные в команду на время проекта или его часть, которые используют свой опыт для содействия успеху проекта).

Узнайте больше о ролях в команде проекта.

Работа BAU, с другой стороны, управляется функциональными командами. Они являются экспертами сами по себе, но сгруппированы как подразделение. Обычно кросс-функциональное перекрытие с другими отделами меньше, чем у проектных команд.

Обычно очень ясно, над чем должны работать команды BAU, и цели ясны. У них будут определены цели и видение роли, которую департамент играет в компании. Примером может служить команда обслуживания клиентов, которая работает в составе более крупного отдела обслуживания клиентов, обрабатывая звонки и электронные письма клиентов о вашем продукте.

Это сложно, потому что может быть перекрытие. Например, руководитель группы в этом колл-центре - специалист в этой области. Они могут быть откомандированы в проектную группу для управления рабочим пакетом и ресурсами, связанными с выполнением части проекта, связанной с контактами с клиентами. Но в своей проектной работе они берут на себя роль эксперта, а не руководителя группы по обслуживанию клиентов. Как член проектной команды, они будут нести ответственность за свою часть бюджета проекта и будут иметь большую степень усмотрения в отношении того, как выполняется работа для достижения конечных целей.

У них может не быть этого в их роли BAU.

BAU и конфликты проектов

Проектная работа и работа BAU могут хорошо сочетаться друг с другом, но часто может возникать напряженность. Это происходит потому, что проекты пытаются изменить статус-кво. Статус-кво работает довольно хорошо, и, по большей части, людям не нравятся перемены.

Во-вторых, когда вы просите людей присоединиться к вашей проектной команде, они могут страдать от конфликта лояльности. Это их первая ответственность перед работой или проектом? Здесь могут помочь четкие цели и сильная приверженность проекту со стороны руководства, а также поддержание открытых линий связи, чтобы они знали, какими должны быть приоритеты.

В-третьих, ведение бизнеса всегда является приоритетом. Это имеет значение для проектных групп, которые могут столкнуться с сокращением своего финансирования, задержкой ключевых ресурсов в ролях и сроках BAU, потому что внимание уделяется повседневной работе организации.

Менеджеры проектов могут расстроиться из-за этого, но так будет всегда, и так и должно быть. Нет смысла реализовывать фантастический проект, если за это время компания обанкротилась и не осталось никого, кто мог бы использовать то, что вы построили!

Имея в виду эти руководящие принципы, должно быть легко увидеть, работаете ли вы над проектами или BAU или и тем, и другим.