Кто должен подписать письмо с предложением о приеме на работу?

На каком уровне сотрудник или менеджер отдела кадров должен рассмотреть и подписать письмо-предложение, подготовленное помощником по кадрам? Сколько месяцев должен продолжаться этот процесс проверки, если HR-помощник является новым сотрудником, спросил читатель? Как насчет того, чтобы помощник по персоналу был опытным сотрудником?

При подписании должен ли быть помощник по персоналу, который готовит письмо с предложением, или сотрудник или менеджер более высокого уровня, который просматривает письмо с предложением (если ожидается, что проверка произойдет?)

Ответ HR на тех, кто должен рассмотреть и подписать письмо о предложении к кандидату на работу

Ответы на эти два вопроса являются исключительно мнениями, так как в ответах нет юридических вопросов. Однажды, работая временным директором по персоналу в небольшой производственной компании, между уходящим бывшим сотрудником по кадрам и новым директором, помощник по персоналу разослал письмо с неправильным предложением заработной платы.

Эта ошибка сразу же распознавалась, когда письмо вытащили из стопки документов, ожидающих окончательного рассмотрения. Заработная плата, предложенная кандидату, была слишком низкой для этой работы.

Поговорим о моменте обучения.

В некоторых организациях менеджер по персоналу, директор или вице-президент, а не ассистент по персоналу, подписывают письма с предложениями о работе, которые раздаются кандидатам, это плохая практика в частном секторе. Это не HR человек, который делает предложение. Специалист отдела кадров консультируется с менеджером по найму, который должен принять окончательное решение о кандидате и подписать письмо с предложением о работе.

Письмо с предложением является обязательством руководителя перед новым сотрудником. Делая предложение, он или она подтверждает свою приверженность успеху нового сотрудника. Приветствие нового сотрудника является частью всего процесса найма, отбора и найма. Все они являются компонентами процесса адаптации.

Предложение о работе - это еще одна часть приветствия нового сотрудника в вашей организации и привлечения нового сотрудника к желанию. Он посылает более мощное сообщение от нового начальника потенциального сотрудника. Это имеет больший вес и более ценно, когда письмо о предложении работы приходит от менеджера нового человека. Это начало долгосрочной связи.

Исключения из рекомендуемой практики при рассмотрении и подписании предложения о работе

В государственном секторе, в компаниях из списка Fortune 500 и на рабочих местах, представленных профсоюзами, эта практика может отличаться. Когда организация большая и сотрудники рассредоточены по многим местам с точки зрения логистики, это добавляет время и путаницу к процессу создания предложений о работе.

Более крупные организации сталкиваются с дополнительной проблемой согласованности во многих местах, поэтому большая часть систематизации практики занятости лежит на HR. Чтобы сделать отбор кандидатов юридически оправданным, практика найма и найма должна быть последовательной во всех местах.

На представленных профсоюзами рабочих местах, особенно в государственном секторе, менеджер может не иметь окончательного решения о том, кто получает работу. Это может быть обусловлено контрактом такими факторами, как трудовой стаж и образование. В этих случаях также имеет смысл, чтобы документы приходили от персонала отдела кадров. Они несут ответственность за то, чтобы условия труда и практики соответствовали условиям контракта.

В любом из этих случаев HR должен попросить своего адвоката пересмотреть формат и процесс письма с предложениями, чтобы убедиться, что они являются надлежащими, законными и защищают работодателя. Однако, если письмо-предложение не отличается от стандартного формата, обычно нет необходимости просить адвоката рассмотреть каждое отдельное письмо.

Должен ли менеджер по персоналу или директор просмотреть все письма с предложениями о работе?

Любой документ от менеджера или руководителя отдела кадров, который обязывает компанию юридически или финансово, должен быть рассмотрен менеджером отдела кадров или директором или выше. Вот почему

• Письмо о предложении и многие другие документы, отправленные персоналом, юридически обязывают компанию. Конечно, когда обнаружена ошибка в 10 000 долларов, вы можете отозвать предложение и объяснить, что это была опечатка, сделанная неопытным сотрудником. Но зачем открывать компанию ситуации, в которой измененное предложение по зарплате должно быть продлено? Несчастный новый сотрудник все еще может получить работу, или вы можете потерять идеально подходящего кандидата, который спущен и ранен из-за ошибки. Кроме того, это может открыть вашу фирму для возможного судебного иска.

• Уважать неправильное предложение о работе, используя тот же пример, одинаково непривлекательно. Перед тем, как компания расширила предложение, кто-то из отдела кадров изучил рынок, проанализировал, что делают другие сотрудники на аналогичных должностях, и заключил с соответствующим предложением работы. Таким образом, последствия достигают дальнейшего, если другие сотрудники узнают о разнице в заработной плате.
• Независимо от уровня опыта помощника по кадрам, который должен в отделе кадров подготовить предложение к отправке, вторая пара глаз анализирует все, что потенциально может наложить финансовые обязательства на компанию или открыть дверь для судебного иска, разумно.Организации ожидают большей бдительности и контроля со стороны сотрудников, которые называются менеджерами или директорами.

• Отсутствие связи может привести к неправильным условиям найма, которые не обсуждались или были обещаны кандидату. Например, ассистент по кадрам может знать, что за работу заплатят 40 000 долларов, но в процессе переговоров кандидату предлагали больше плюс бонус за подпись, а в повседневной работе менеджер не говорил ассистенту по кадрам. Когда кандидат на работу получает неправильное предложение, он или она переоценивает целостность вашей компании. Вы создаете барьер для принятия, который был ненужным, поскольку кандидат беспокоится о том, как справиться с ситуацией.
• Документы, которые отправляются людям, которых вы пытаетесь завербовать в своей фирме, должны быть безупречными. Они сигнализируют потенциальному сотруднику о культуре вашей фирмы. Даже опечатка может дать кандидату паузу. Копия документа также будет храниться в файлах вашей компании в течение многих лет. Таким образом, в большинстве случаев вторая пара глаз, просматривая документ, - это разумная практика.

Просмотр и контроль документов, которые обязывают компанию финансово или потенциально юридически, не являются критикой знаний, опыта или усердия HR-ассистента. Это умная деловая практика по всем этим причинам.

Примечание о предложениях о работе: отдел кадров должен попросить своего адвоката ознакомиться с форматом и процедурой письма с предложениями, чтобы убедиться, что они правильные, законные и предоставляют работодателю юридическую защиту. Однако, если письмо-предложение не отличается от стандартного формата, обычно нет необходимости просить адвоката рассмотреть каждое отдельное письмо-предложение.

: Человеческие ресурсы, управление и вопросы, связанные с работой и ответы

Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантирует ее точность и законность. Сайт читают мировая аудитория, и законы и положения о занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Пожалуйста, обратитесь за юридической помощью или помощью к государственным, федеральным или международным правительственным ресурсам, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения правильны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.