Что работодатели не должны хранить в личных делах

Работодатели никогда не должны помещать определенные предметы в ваши общие кадровые записи. Содержимое личных дел сотрудников и записи, как правило, доступны сотрудникам отдела кадров, сотруднику, а также руководителю или руководителю сотрудника в некоторых компаниях.

В других случаях доступ ограничен персоналом отдела кадров, и сотрудники могут запросить доступ к своим записям. Адвокаты могут также вызывать в суд содержание кадровых документов для судебных исков и жалоб Комиссии по равным возможностям при найме на работу (EEOC). Бывший сотрудник также может запросить копию своих кадровых документов.

Передовой опыт делает личный файл доступным только для сотрудников отдела кадров. Вам необходимо держать личные файлы под замком и вводить их в область хранения, которая делает их недоступными для других сотрудников.

Учитывая все эти потенциальные возможности и возможности просмотра кадровых документов вашего сотрудника, работодатель должен позаботиться о том, чтобы непредвзятая фактическая документация трудовой книжки сотрудника была сохранена в кадровых записях вашего сотрудника.

Следовательно, вы захотите применить эти общие руководящие указания к документации, которую вы храните в записях персонала вашей организации.

Руководство по содержанию файла персонала сотрудника

Информация в кадровых записях должна быть фактической.

Мнения руководителей или сотрудников отдела кадров; случайные заметки; сплетни; необоснованные слухи; неисследованные вопросы, отчеты или заявления от других сотрудников; обвинения, не преследуемые, не расследованные и не завершенные; и любая другая не фактическая информация, комментарии или примечания должны быть исключены из личного дела сотрудника.

Один из наихудших примеров оскорбительных комментариев, которые менеджер по подбору персонала обнаружил в личном деле сотрудника, касался записей интервью с менеджером по найму. Один из них заявил: «Возможно, слишком толстый, чтобы подниматься и спускаться по лестнице по мере необходимости». Представьте себе сотрудника, адвоката и даже будущих сотрудников и руководителей, читающих такие комментарии.

В другой компании менеджер обнаружил необоснованные заметки, которые менеджеры и другие лица поместили в файлы сотрудника, например: «Мэри злится, потому что она не получила повышение. Она намеренно замедлила свою работу, чтобы справиться с менеджером». Видишь проблему?

Кадровые записи должны быть тщательно продуманны в соответствующих местах их хранения.

Определите протокол для кадровых документов вашей компании на основе законов штата и федеральных законов, законов о занятости, таких как Закон о мобильности и подотчетности медицинского страхования 1996 года (HIPAA), и лучших практик работодателя.

Затем придерживайтесь протокола. Вы не хотите, чтобы случайные оправдания доктора были замаскированы в личном деле, когда они принадлежат медицинскому файлу. Также вам не нужны обоснование и обоснование повышения по службе сотрудника в файле заработной платы.

Вам также не нужны записи решения о найме, которые включают проверку данных или заметки из обсуждений с бывшими работодателями в личном деле.

Супервайзеры, менеджеры и другие сотрудники, которые помещают документацию в кадровый учет, нуждаются в обучении.

Любой человек, который имеет доступ и может разместить документы в личном деле сотрудника, нуждается в обучении для правильного написания документации.

Заявление в выговоре сотрудника о том, что он был полным тупиком, не принесет вашим сотрудникам никаких призов. Но неподготовленные супервайзеры, как известно, пишут подобные заявления и помещают их в личные дела сотрудников.

Более того, ограничьте доступ к файлам сотруднику отдела кадров, который отвечает за записи и знает, что следует и не следует помещать в файл персонала.

Сбалансировать информацию, которую вы помещаете в кадровый учет

Включите как положительные, так и отрицательные стороны истории трудоустройства работника. Слишком часто кадровые записи подчеркивают каждое негативное происшествие и упускают позитивные компоненты, с которыми сталкивается каждый сотрудник. Подумайте о повышениях, рекламных акциях, наградах за выдающиеся достижения и копиях похвал и благодарственных писем.

Признайте разницу между личными записями руководителя об их сотрудниках по отчетности и официальными данными персонала компании.

Заметки руководителя, которые используются для повышения производительности, для отслеживания проектов и достижения целей, а также для правильного определения повышения и планов развития производительности, например, содержатся в личном деле руководителя, а не в официальных кадровых записях компании.

Признайте также необходимость обучения супервайзеров тому, как делать заметки и вести документацию в своем файле управления. Те же критерии для фактов, а не мнений, и конкретные примеры, а не слухи, применяются к личным заметкам.

Личные заметки руководителя могут быть вызваны в суд в случае судебного иска, поэтому рекомендуется проявлять осторожность даже в отношении личных заметок. Практика супервизоров, хранящих копии записей, которые есть в официальном файле персонала сотрудника в их файле управления, не рекомендуется.

Нанимая документация и записи интервью дают немного затруднения.

Рекомендуется сохранять отдельный файл для каждой позиции, которую вы заполняете, который включает всю документацию, связанную с заполнением этой позиции, от публикации вакансии до проверок ссылок. Резюме претендентов, сопроводительные письма и заявления принадлежат этому файлу, за исключением того, что вы должны переместить заявление наемного сотрудника в файл персонала сотрудника.

Этот файл имеет официальные контрольные списки и формы, которые стремятся к непредвзятому представлению квалификации потенциального сотрудника и поддерживают ваше решение нанять наиболее квалифицированного кандидата. Мнения и примечания менеджера по найму, сделанные во время процесса найма, не относятся к этому файлу.

Отдел кадров может собирать эти записи, чтобы сохранить полную документацию по решению о трудоустройстве, но они не входят в записи персонала.

Фактическая документация о трудовых решениях.

Эта документация включает в себя такие решения, как продвижение по службе, перевод в сторону возможности и повышение заработной платы, и они включены в кадровый учет. Мнения руководителя или отдела кадров о работнике не имеют. Официальная документация по дисциплинарным мерам, например, письменное предупреждение, также содержится в личном деле сотрудника.

Конкретные примеры документации, которая не должна быть в записях персонала

Следующая информация не должна быть помещена в кадровые записи. Документация может требовать отдельного файла, может быть классифицирована как надзорные или управленческие заметки или не должна храниться у работодателя вообще.

• Любая медицинская информация находится в медицинской карте.
• Информация о заработной плате находится в файле заработной платы.
• Документы, которые включают номера социального страхования работника или информацию о защищенных классификациях работника, таких как возраст, раса, пол, национальное происхождение, инвалидность, семейное положение, религиозные убеждения и т. Д., Никогда не должны храниться в личных делах сотрудников.
• Надзорная документация с целью управления работой сотрудника, постановки целей, предоставления обратной связи и т. Д. Должна храниться в личной папке, принадлежащей руководителю или менеджеру.
• Материалы расследования, включая жалобу работника, опросы свидетелей, собеседование с сотрудником, выводы, рекомендации адвоката и резолюцию, а также последующие меры для предотвращения возмездия, должны храниться в файле следствия, отдельном от кадровой документации.
• Храните формы I-9 сотрудника в файле или расположении I-9, вдали от записей о сотрудниках.
• Поместите проверки данных, включая криминальную историю, кредитные отчеты и т. Д., А также результаты тестирования на наркотики, в отдельный файл, к которому не имеют доступа руководители, менеджеры и сотрудник. SHRM рекомендует либо этот отдельный файл, либо рекомендует, чтобы эта информация также была сохранена в медицинской карте сотрудника.
• Записи о равных возможностях сотрудников, такие как формы самоидентификации и правительственные отчеты, не должны храниться в личном деле и в любом месте, где руководитель имеет доступ.

Если вы будете следовать этим рекомендациям, ваша организация будет эффективно хранить фактическую, поддерживаемую историю занятости и кадровые записи в соответствующих местах.

Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантирует ее точность и законность. Сайт читают мировая аудитория, и законы и положения о занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Пожалуйста, обратитесь за юридической помощью или помощью к государственным, федеральным или международным правительственным ресурсам, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения правильны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.