Армейский административный специалист Должностная инструкция

(Примечание. Армия ликвидировала эту специальность по военным профессиям (MOS) в июле 2006 года. Приведенная ниже информация приведена только в исторических целях.)

Основные обязанности 42л

Солдат, назначенный на военную службу 42L-административный специалист, контролирует или выполняет административные, канцелярские и печатные обязанности. Обязанности для MOS 42L на каждом уровне мастерства:

• (1) Уровень навыков 1, Виды военной и невоенной переписки в черновом и окончательном экземплярах. Использует основные принципы английской композиции и грамматики при подготовке корреспонденции. Вычитка напечатанных документов против исходных документов. Собирает конечный продукт для проверки, проверки подлинности или другого расположения. Готовит заказную или заказную почту для отправки. Открывает, сортирует, маршрутизирует и доставляет входящую корреспонденцию и сообщения. Готовит временные контрольные документы и поддерживает временные файлы. Подписывает квитанцию ​​и забирает заказную и заказную почту. Даты и рассылки исходящей корреспонденции и сообщений. Готовит и поддерживает функциональные файлы в соответствии с МАРКАМИ. Получает публикации, создает и поддерживает библиотеку публикаций. Реквизиции и запасы бланков.
  • (2) Уровень навыков 2, Выполняет типографские и канцелярские обязанности, показанные на предыдущем уровне квалификации, и предоставляет техническое руководство по административным вопросам для машинисток и канцелярского персонала. Корректирует переписку по формату, содержанию и использованию разрешенных сокращений. Отвечает на запросы персонала и консультирует персонал по административным и административным вопросам. Устанавливает и поддерживает журналы, списки, доски состояния, диаграммы, графики и графические изображения. Составляет рутинную переписку.
  • (3) Уровень навыков 3, Контролирует выполнение управленческих функций. Проверяет и редактирует корреспонденцию перед выпуском, подачей на подпись или другим распоряжением. Проводит периодический просмотр файлов для обеспечения правильной подачи корреспонденции. Контролирует использование средств воспроизведения и рецензирует предмет, который будет воспроизведен. Планирует и организует офисные операции, включая публикации и формирует административные и административные процедуры. Записывает офисные СОП, должностные инструкции и директивы, определяет требования к офисному оборудованию, расходным материалам и пространству. Планы макета офиса. Реквизиции, получает, инвентаризует и подписывает ручные квитанции на оргтехнику. Координирует административную деятельность с другими организационными элементами и отделами персонала. Устанавливает маршруты и схемы доставки почты и организует пересылку рассылок. Служит хранителем секретных документов. Подписывает квитанции для журналов, запасов и файлов и защищает секретные документы. Готовит документы для уничтожения или другого распоряжения. Обеспечивает надлежащую ответственность за документы на основе степени классификации.
  • (4) Уровень навыков 4, Контролирует административные функции и выполняет обязанности на предыдущем уровне квалификации в подразделении, сравнимом или более высоком уровне штаб-квартиры. Обеспечивает техническое обучение и инструкции для подчиненных и поддерживаемых подразделений.
  • (5) Уровень навыка 5, Контролирует выполнение административных функций в административном или аналогичном элементе в штаб-квартире подразделения, сопоставимого или более высокого уровня. Осматривает подчиненные подразделения и дает рекомендации по устранению недостатков или улучшению административных операций.

Физические требования для 42L

Административные специалисты должны обладать следующими квалификациями:

• (1) Оценка физических требований среднего.
• (2) Физический профиль 323222.
  • (3) Минимальный балл 95 в области способностей CL.
  • (4) Способность печатать с минимальной скоростью 25 чистых слов в минуту.
  • (5) Формальное обучение (завершение курса обучения для курса MOS 42L, проводимого в или под эгидой Общей школы адъютантов США) обязательно.

с. Дополнительные идентификаторы навыков

• (1) E3 - исполнительный административный ассистент (SPC через SSG).
• (2) E4 - административная поддержка Attache.
  • (3) F4 - Почтовый супервайзер.
  • (4) F5 - почтовые операции.
  • (5) P5 Master Fitness Trainer,
  • (6) 2S - Операции боевого штаба (уровень умения 3 и выше).
  • (7) 4A - Тренинг по реклассификации.

(Информация взята из армейской брошюры 611-21.)