Важность ведения журнала в бухгалтерском учете

Запись в журнале - это запись финансовой транзакции, введенной в журнал. В журнале подробно описываются все финансовые транзакции предприятия, и в нем записывается, на какие счета эти транзакции повлияли. Все записи в журнале производятся с использованием метода двойной записи или одной записи.

Записи в журнале обычно вводятся в хронологическом порядке, а дебеты вводятся перед кредитами - дебеты вводятся в столбце слева, а кредиты вводятся справа. Записи журнала присваиваются определенным счетам с использованием плана счетов, и запись журнала затем записывается в книгу. Леджер отслеживает несколько учетных записей.

Цель записей в журнале

Записи журнала предоставляют основную информацию для всех других финансовых отчетов предприятия. Они используются аудиторами для анализа влияния финансовых транзакций на бизнес.

Каждая запись должна включать дату транзакции, вовлеченные стороны, дебет по крайней мере с одного счета, кредит по крайней мере к одному другому счету, номер квитанции или чека и памятку, описывающую другие детали, связанные с транзакцией - все, что вы не может вспомнить месяцы или годы спустя.

Если вы приобретаете и используете программное обеспечение системы бухгалтерского учета, оно, скорее всего, позаботится обо всех этих деталях для вас. Но вы должны быть в состоянии справиться со своими записями в журнале и вести себя с некоторым базовым пониманием процесса, если вы не думаете, что такие затраты еще необходимы, потому что вы только начинаете.

Однократный учет

Как следует из названия, каждая запись в журнале создается отдельной строкой, когда вы используете единый метод учета. Вы можете вычесть то, что вы тратите на новую компьютерную систему в качестве дебета, а затем, на следующей строке и в качестве другой записи, вы можете получить доход, полученный от клиента или клиента, в качестве кредита. У вас будет две отдельные транзакции или записи в журнале, каждая со своей строкой. Это просто, мало чем отличается от того, как вы будете отслеживать транзакции, которые вы совершаете со своего текущего счета.

Однократная бухгалтерия может быть уместной, если вы управляете собственным малым бизнесом в качестве индивидуального предпринимателя, а ваши книги и транзакции не являются сложными. Любой может справиться с этим. Вам не нужно никакого специального обучения.

Двойная бухгалтерия

Запись в журнале с использованием метода двойной записи включает различную информацию в разных столбцах одной и той же строки. В системе с двойной записью у вас может быть дебет для покупки компьютера, тогда кредит или увеличение ваших общих расходов на офисное оборудование появятся в той же строке, но в другом столбце, чтобы компенсировать дебет. Эти столбцы должны быть равны, например, - 2000 долларов США для дебета и + 2000 долларов США для кредита.

Возможно, вам придется использовать еще больше столбцов в зависимости от характера вашей записи, но как минимум их должно быть два, по одному для дебетов и кредитов. Учет двойной записи, как правило, делает запись в журнале не для самой транзакции, а для счета, он влияет на активы, обязательства, капитал, доходы и расходы. Все дебеты и кредиты отмечены в одной строке.

В конце года или любого другого отчетного периода, который вы выбираете, все ваши записи журнала для дебетов должны соответствовать равным вашим записям журнала для общего количества кредитов. Это означает, что ваш счет «сбалансирован».