Как сделать ваши управленческие встречи продуктивными событиями

Вам не нужно заглядывать очень далеко, чтобы найти статьи от экспертов по управлению временем, опытных руководителей и других гуру и экспертов, которые осуждают встречи и предлагают вам избегать, сокращать или иным образом обходиться без этих часто трудоемких корпоративных затрат времени.

Тем не менее, иногда нам просто нужно встретиться. И да, есть несколько полезных советов от экспертов по управлению временем, контролю повестки дня и правилам порядка. Здесь акцент делается немного по-другому, предлагая несколько проверенных и верных рекомендаций, которые помогут менеджерам превратить пять общих типов собраний в безболезненные и продуктивные мероприятия.

Пять общих решений для встреч

1. Устранить смерть с помощью обновлений «Вокруг стола», Вы знаете эту встречу. Залезьте восемнадцать человек в комнате, а затем потребуйте, чтобы каждый поделился новостью, которая обычно звучит как попытка оправдать свое существование и обосновать свое посвящение в большой зал славы сотрудников. Руководители и старшие руководители печально известны тем, что проводят такие встречи, наивно полагая, что это отличный способ для всех услышать, что происходит в компании. В действительности, люди в основном отключаются и сосредотачиваются на планировании своих собственных обновлений, которые никто не будет слушать.

Вместо: Во что бы то ни стало, соберитесь со своими сверстниками, членами команды или ключевыми коллегами, но не поддавайтесь подходу «за столом». Предлагайте информацию в порядке исключения. Делитесь актуальными новостями, в том числе финансовыми результатами, крупными выигрышами клиентов или новостями об общеорганизационных инициативах. Кроме того, расширить предложение для физических лиц, чтобы поднять важные вопросы. Если произошло что-то примечательное и малоизвестное, кто-то должен поделиться этим. Если одна группа нуждается в помощи другой группы, подайте запрос.

В противном случае, не заставляйте всех участников делиться.

2. Статус встреч в целом. Это могут быть жестокие убийцы времени, особенно когда они запираются как повторяющиеся события и плохо управляются.

Вместо : Никогда не созывай собрание из-за того, что ты можешь найти Используйте технологические инструменты дня, чтобы ваши рабочие команды поддерживали текущее и видимое обновление статуса, чтобы каждый мог увидеть его одним щелчком мыши. Если вам нужно собраться, сократите запланированное время встречи пополам или используйте гибкие подходы и проведите короткие «стоячие» сессии. Быть суровым по поводу отступлений и отвлекающих факторов, которые удлиняют эти сеансы. Сосредоточьтесь на том, чтобы делиться статусом и требовать, чтобы люди занимались вопросами вне этого форума

3. Неструктурированные мозговые штурмы. Большинство мозговых штурмов настолько плохо организованы, что в конечном итоге мы подавляем идеи, поддерживаем идею босса или генерируем великолепные списки интересных вещей на пост-посте, которые никогда не слышали и не видели снова.

Вместо: Работайте, чтобы определить тему мозгового штурма и поделитесь ею с приглашенными накануне сессии. Соберите их вклад и объедините и опубликуйте их или поделитесь ими без ссылки на идеи. Используйте живую сессию, чтобы прыгать и строить на основе представленных идей, добавляя в список. Не поддавайтесь желанию оценить идеи на этом занятии. Включите другие методы, которые минимизируют давление социализации, такие как написание мозгов. И, прежде всего, объедините идеи и создайте процесс для их оценки, а также для архивирования их для удобства группового обсуждения в будущих сессиях и ситуациях.

4. Операционные обзоры, которые заставляют Инквизицию выглядеть ручными. Если вы когда-либо переживали сессию, когда руководитель собрания (обычно руководитель) фокусируется либо на одной из трудных функций, либо ищет слабое место в презентации каждого, а затем беспощадно жарит посланников, вы знаете, насколько разрушительным является этот формат. Не увековечивайте этот процесс.

Вместо: не забывайте о глубоких функциональных погружениях и корпоративных проктологических экзаменах и сосредотачивайтесь на том, чтобы делиться ключевыми операционными показателями, проблемами и возможностями Совещание группы - это не время и не место для разрыва неэффективной области или отдельного человека. Создайте последующую встречу на месте, но не подвергайте всех остальных видимому перекрестному допросу по этому вопросу. Не отказывайтесь от ответственности за улучшения, но устраняйте жестокость и то, что составляет публичный позор из вашего репертуара по управлению собраниями.

5. Встречи, которые поднимают вопросы, требующие спонтанных решений. Как ни странно или странно, конференц-зал является одним из худших мест для быстрых решений. Поднятие вопроса в первый раз и призыв к решению ставят людей на место, и они будут обижаться на вас за использование этого подхода.

Вместо: Непрерывно работайте перед групповыми встречами, чтобы вовлекать ключевые заинтересованные стороны по вопросам и вариантам. Запрашивайте их мнение, предлагайте свои взгляды и работайте, чтобы обмениваться общими интересами. Используйте форум встречи для проверки интересов заинтересованных сторон и определения их рекомендаций. Хотя вы можете все еще не получить немедленное решение без одного или двух шагов, вы укрепите свои рабочие отношения с предсессионной работой.

Итог на данный момент

Мы являемся общими существами по своей природе и даже с помощью различных технологических инструментов, которые позволяют нам соединяться, не находясь в одном месте, иногда это просто помогает быть лицом к лицу. Используйте это время с умом и продемонстрируйте свое уважение к участникам, проводя совещания, которые минимизируют временные затраты и обеспечивают высококачественный обмен информацией в безопасной среде.