Как Chunking улучшает эффективность работы и производительность

Как менеджеры, мы слишком много времени проводим, пытаясь уместить больше работы в меньшее время. Общий ответ для перегруженных работой профессионалов на всех уровнях - попытка выполнить многозадачность, выполняя несколько действий одновременно. Проблема в том, что многозадачность не работает.

Почему многозадачность не самый эффективный подход к производительности труда

Например, представьте, что, когда вы чистите зубы по утрам, вы начинаете думать о повестке дня большой встречи позже в тот же день. Для того, чтобы почистить зубы, не требуется много вычислительной мощности вашего мозга, и вы действительно сможете сконцентрироваться на повестке дня, механически выполняя утреннюю чистку зубов.

Но как насчет двух задач, которые требуют больше возможностей вашего мозга? Возможно, вы разговариваете по телефону, пока готовите завтрак. Вы можете выполнить обе задачи правильно, но вероятность ошибок из-за упущений во внимании велика.

Чанкинг как альтернатива многозадачности

«Чанкинг» описывает, как работает использование памяти человеком. Важно помнить эту концепцию, поскольку мы смотрим на выполнение нескольких задач одновременно. На самом деле мы переключаемся между ними, а не делаем их одновременно (хотя, в случае чистки зубов, может показаться, что они одновременны).

Представьте, что вы разговариваете по телефону, когда кто-то входит в ваш офис. Они просят вашего совета или быстрого решения вопроса. Вы на короткое время перестаете слушать человека по телефону, сканируете записку перед собой, набрасываете ответ и возвращаетесь к телефонному звонку. Вы не выполняли два действия (телефонный звонок и личный разговор) одновременно.

Вы на самом деле выполнили три задания подряд; начал телефонный разговор, провел личный разговор, а затем возобновил телефонный звонок. Как и в приведенном выше примере с завтраком, вы могли бы справиться с ними обоими лучше и за меньшее общее время, если бы делали их один за другим, а не в одно и то же время. Причина в том, что когда вы начинаете каждую задачу, вы должны сосредоточиться на ней и начать работу.

Почему время запуска в многозадачности неэффективно

Когда вы начали телефонный звонок, вам нужно было подумать об этом, найти номер телефона и сделать звонок. Когда вас прерывали, вы должны были выяснить, что этот человек хочет от вас, чтобы иметь возможность принять решение. Наконец, когда вы возобновили телефонный звонок, вы должны были вспомнить, где вы остановились. Вы могли бы даже сказать, "Ой, простите, кто-то вошел. Что вы говорили?"

Чем больше стартов и остановок вы делаете в течение дня, тем больше у вас таких трудоемких стартовых моментов. Эти моменты непродуктивны. Если у вас есть ежедневный отчет для подготовки, момент запуска, вероятно, будет довольно коротким по сравнению с тем, который вы готовите только ежеквартально. Тем не менее, если вы готовите этот отчет и вас прерывают, у вас каждый раз почти одинаковая продолжительность запуска.

Допустим, например, вы можете написать отчет за 30 минут без перерывов. Тем не менее, это может занять несколько часов, если незапланированные задачи и прерывания появляются в течение дня. Эта существенная задержка часто возникает не столько из-за фактических прерываний, сколько из-за времени, необходимого для перезапуска отчета снова и снова.

Почему вы должны попробовать Chunking вместо многозадачности

Ладно, иногда приходится многозадачность. Ваша работа может быть оперативной, как у меня, так что же лучше, чем многозадачность? Чанкинг лучше.

Чанкинг - это концепция разделения вашего дня на большие куски вместо того, чтобы реагировать на постоянные прерывания. Чем больше времени вы можете посвятить определенным задачам, тем меньше у вас будет пусковых моментов, и ваша эффективность будет соразмерно повышаться. Так как вы не будете тратить столько времени в момент запуска, у вас будет больше времени, и вы сделаете больше. В качестве бонуса, поскольку вы сможете сосредоточиться на одной задаче, вы сделаете это лучше.

В качестве боковой панели, менеджеры проектов давно выяснили мощь этой техники и создали свою собственную версию «чанкинга» с помощью процесса структурирования работы.

Как начать работать с чанкингом на работе

Итак, как вы можете начать кусаться?

• Начните с малого, пока не почувствуете это. Выберите одно задание, возможно, ваш еженедельный отчет.
• Отложите 30 минут, которые вы знаете, это займет.
• Закройте дверь или поставьте табличку с надписью «Гений на работе» или что-то в этом роде, а затем сконцентрируйтесь на отчете и только на отчете.
• Игнорировать телефон.
• Не проверяйте электронную почту.
• Просто напишите отчет.

Попытайтесь сделать то же самое с телефонными звонками, встречами сотрудников и другими регулярными действиями. Сфокусируйтесь, делайте свои дни на отдыхе, и после нескольких недель практики вы почувствуете себя более эффективно.

Суть

Не тратьте так много времени, пытаясь выполнить несколько задач. Вместо этого сделайте себя более эффективными и более продуктивными, используя чанкинг. Хотя термин неудобный, концепция эффективна.

Обновлено Art Petty