Плюсы и минусы 3 организационных структур проекта

Структура вашей организации влияет на то, как вы управляете и управляете проектами. Это также может повлиять на то, сколько у вас полномочий и полномочий, чтобы выполнять свою работу в качестве менеджера проекта.

Существуют три общие организационные структуры, и во всех них работают руководители проектов: функциональные, проектные и матричные. Давайте посмотрим на преимущества и недостатки каждого из них, чтобы вы знали, с чем сталкиваетесь, когда присоединяетесь к новой структуре.

Функциональная организационная структура

В функциональной организационной структуре менеджер проекта и все ресурсы работают в одном подразделении компании, например, в отделе продаж и маркетинга. Как правило, функциональный менеджер имеет больше полномочий, чем руководитель проекта.

преимущества

Функциональная структура дает вам минимальные полномочия в качестве менеджера проекта, но предлагает множество других преимуществ:

• Это хорошо работает для небольших команд и небольших проектов, потому что функция полностью контролирует членов команды и другие необходимые ресурсы.
• Вы можете легко получить доступ к нужным специалистам, поскольку они находятся в одной и той же функциональной области.
• Быстро собрать всех вместе, чтобы решить проблемы, связанные с проектом.
• Вы можете ограничить средства коммуникации проекта, которые вам нужно использовать, потому что команда относительно небольшая и простая.
• Вы часто получаете энтузиастов команды, которые заинтересованы в работе над проектом, потому что он предоставляет им карьерные возможности. Работа над проектом может быть отличным способом мотивировать вашу команду.

• Если вы передадите проект функциональной команде, это будет функциональная команда, в которой вы работаете, которая может упростить закрытие проекта.

Недостатки

Хотя эта структура имеет много преимуществ, также следует учитывать некоторые недостатки:

• Работа проходит в изолированном пространстве, что может означать, что у вас нет доступа к людям за пределами вашего функционального подразделения.
• Люди в команде проекта могут быть более лояльными к своему отделу или руководителю команды, чем к их работе над проектом, что может привести к конфликтам.
• Крупный проект может закончиться с функциональным менеджером проекта для каждой функции. Это может привести к провалу работы, если все руководители проектов не будут работать вместе слаженно.
• Функциональная работа может быть изолирована тем, что у вас нет возможности широко общаться с компанией. Поддержание стратегической направленности может быть сложнее.

Организационная структура проекта

Выделенные команды объединяются для работы над проектами в организационной структуре проекта. Менеджер проекта, вероятно, несет ответственность за линейное управление для членов команды проекта. Примерами этого могут быть крупные строительные сборки, а также корпоративные инициативы, требующие специальной команды. Руководитель проекта имеет максимальные полномочия, подотчетный спонсору проекта и совету проекта. Люди в команде работают непосредственно для руководителя проекта.

преимущества

Очевидное преимущество структуры проекта в том, что вы имеете больший контроль над командой, но есть и другие преимущества.

• Команды могут иметь сильное чувство идентичности. Это самая простая структура, в которой можно создать сильную командную культуру.
• Вся команда сосредоточена на целях команды, поэтому конфликт лояльности существует с ежедневной работой для людей, работающих над проектом. Их дневная работа - это проект.
• Ресурсы предназначены для проекта, поэтому намного проще планировать работу. Вы будете знать, когда члены команды будут доступны, и нет никакого риска, что они будут в кратчайшие сроки отправлены на обычную работу для другого менеджера.

• Проекты, выполняемые в этой структуре, являются отличной средой для улучшения ваших навыков управления проектами, а также навыков технического лидерства.

Недостатки

Со структурой проекта проще всего работать, но все же есть некоторые недостатки.

• Наличие команды, посвященной одному проекту - дорогостоящее обязательство. Это, как правило, вариант только на больших проектах.
• Если вы отстраните людей от их функциональной работы, им может быть трудно вернуться, особенно если проект длительный. Работа над проектом растягивается, и возвращение к тому, что вы делали раньше после периода работы в междисциплинарной среде над новым, сложным проектом, не является привлекательной перспективой для многих людей. Управление переходом команды при закрытии проекта становится еще более важным.

• Иногда закрытие проекта может означать потерю работы, если бизнес ушел и другая роль для вас недоступна.
• По своей природе, выделенные команды высасывают ресурсы, чтобы работать только над одной вещью. Они могут ограничить количество проектов, которые компания может выполнять в любое время, особенно когда разные проекты требуют одинаковых навыков.
• Менеджеры проектов в этом типе структуры также выполняют линейное управление для своих команд, что означает тратить время и усилия на задачи по управлению персоналом, которые вам не придется выполнять в других структурах. Если вам нравится этот элемент работы с людьми, этот фактор может быть преимуществом.

Матрица Организационная структура

Третий вариант - это матричная структура. Ресурсы распределяются как по обычной работе, так и по проектам. Это может означать наличие двух менеджеров или «пунктирной» ответственности перед менеджером проекта, а также перед менеджером команды. Структура функциональной линии управления обычно находится на первом месте, и менеджер проекта занимает пунктирную линию.

Эта структура разделяет полномочия и полномочия между руководителем функциональной группы или отдела и руководителем проекта. Вам нужно будет использовать свои навыки ведения переговоров в полной мере.

преимущества

Матричные структуры очень распространены, потому что они позволяют менеджерам гибко выбирать, как люди проводят свое время. Скорее всего, вы будете работать в матричной среде в какой-то момент своей карьеры. Преимущества этой структуры следующие:

• Ресурсы используются эффективно и могут перемещаться между проектами по мере необходимости.
• Вы можете работать над множеством разных вещей, иногда параллельно, хотя этот момент также может рассматриваться как недостаток.
• Команды и отдельные лица могут быть очень отзывчивыми. Если появляется новый проект, который должен иметь приоритет, достаточно легко развернуться и внезапно сосредоточиться на чем-то другом. Вы не можете сделать это легко в структуре проекта, которая занимает больше времени, чтобы распустить и перегруппировать.
• Структура требует, чтобы все использовали один и тот же жизненный цикл и методологию управления проектами, поэтому перемещение между проектами легко. Люди могут присоединиться к команде проекта с относительно небольшой подготовкой, когда терминология и процессы являются общими.

Недостатки

Как и со всеми настройками, у этой тоже есть свои подводные камни. Несмотря на то, что это общая структура, не многие современные рабочие места решили проблему перегрузки. Предоставить людям слишком много работы можно легко, если у вас нет систем для управления и контроля всей их рабочей нагрузки. Другие недостатки заключаются в следующем:

• Конфликт между проектами является распространенным, потому что вы можете бороться за те же ресурсы, что и другой проект.
• Другой проект мог бы обуздать лучшие ресурсы - наиболее подходящих людей с необходимыми навыками - или их линейный менеджер мог бы не сделать их доступными для работы над проектом.
• Может быть некоторый конфликт между обычными бизнес-задачами и проектной работой для отдельных лиц, особенно когда оба менеджера дают им разные приоритеты.
• У ресурсов может возникнуть конфликт по поводу того, какой путь развития они выберут для своей будущей карьеры. Хотя вы, возможно, знаете, что хотите остаться в управлении проектами, у вас может быть возможность перейти на более высокую функциональную роль или роль, более ориентированную на проект. Но иметь много возможностей для карьерного роста - это хорошо, даже если это приводит к трудным решениям.

Организационная структура, которая идеально подходит для всей обычной работы, не всегда работает для проектов, и вам приходится управлять в той среде, в которой вы работаете. Получение некоторого опыта в каждой из этих структур является хорошей идеей, чтобы вы могли испытать их из первых рук. Это поможет вам решить, какая среда подходит вам лучше всего и соответствует вашим навыкам и предпочтениям. Тогда вы можете сделать осознанный выбор, если у вас есть возможность выбрать себе будущую рабочую среду.

Понимание плюсов и минусов организационной структуры каждого проекта дает вам возможность определить, где лучше всего провести время и влияние, чтобы получить максимальную отдачу от вашей команды и помочь вашему проекту успешно завершиться.