Записи сотрудников Работодатели должны вести

Хотите знать, какие записи о сотрудниках следует вести в качестве работодателя? Работодатель ведет четыре файла записей о сотрудниках для каждого сотрудника. Кроме того, работодатель ведет другие файлы записей о сотрудниках для всех сотрудников.

Личные дела сотрудников

Кадровое досье ведется для каждого сотрудника. Эти кадровые файлы содержат конфиденциальные документы и управляются и поддерживаются персоналом. Кадровые файлы - это основные записи сотрудников, используемые работодателем, сотрудником и менеджером сотрудника в некоторых компаниях.

В других - и это рекомендуемый подход - доступ к файлам персонала сотрудника ограничен HR и сотрудником под наблюдением.

Типичные документы в кадровом досье включают заявление о приеме на работу, форму контакта с семьей на случай чрезвычайных обстоятельств, документированную историю дисциплинарных действий, резюме, подписание квитанции сотрудника в справочнике сотрудника, листы по желанию работодателя, периодическую оценку, оценку работы или результативность. план развития, сертификаты об обучении и свидетельства о посещаемости, а также текущие личные контактные данные о каждом сотруднике.

Не все файлы персонала содержат одни и те же документы, но в каждом файле персонала есть некоторые документы, которые являются одинаковыми. Документирование работы сотрудника не содержится в личном деле, если оно не требует дисциплинарного взыскания, присуждения награды или какого-либо другого признака выдающегося достижения. Такие ежедневные заметки о производительности содержатся в файле, который менеджеры хранят для отслеживания эффективности, целей и вклада своих сотрудников.

Файлы заработной платы записей сотрудников

Файлы заработной платы также поддерживают записи сотрудников. Файлы заработной платы содержат историю рабочих мест сотрудников, отделов, изменений компенсаций, приростов, займов и другую информацию, необходимую для выплаты сотруднику и хранения копии истории компенсаций сотрудника.

Файл заработной платы также будет содержать историю правительственных форм, таких как W-2, W-4, и документы об удержании социального обеспечения, заполненные работником. Файл также будет содержать информацию о выплатах сотрудникам и разрешение на снятие платежей с зарплаты сотрудника.

Медицинские документы сотрудников

Медицинская карта работника также хранится у работодателя. Записи сотрудников в медицинской карте не доступны никому, кроме персонала, назначенного отделом кадров, и сотрудника, чьи записи хранятся в файле. В медицинских картах содержатся записки врача, документы о заявлении FMLA, информация о тестировании на наркотики, необходимая физическая информация и другая подобная документация, касающаяся состояния здоровья сотрудника или члена его семьи.

Медицинские документы, благодаря конфиденциальности записей сотрудников, получают высочайшую степень безопасного хранения и конфиденциальности. Рекомендуется хранить медицинские документы в закрытых ящиках, которые закрыты в комнате, недоступной для сотрудников, не являющихся сотрудниками отдела кадров.

I-9 Файлы записей сотрудников

I-9 Файлы содержат записи о сотрудниках, которые ведутся для всех сотрудников в одном файле, который отделен от других записей о сотрудниках. Работодатели хранят эту запись сотрудника отдельно от других записей сотрудника, чтобы сохранить конфиденциальность сотрудника от правительственных чиновников и других организаций, которые уполномочены проверять I-9 сотрудника.

Хранение I-9 в отдельном месте гарантирует, что, если вы будете выбраны для федерального рассмотрения файла I-9, государственные служащие не будут иметь доступа к каким-либо другим записям о сотруднике или ее работе в вашей организации, за исключением фактического Форма I-9. Эти расследования растут с каждым годом, поэтому убедитесь, что ваши сотрудники правильно заполнили формы I-9, или вы можете быть подвергнуты штрафам и, возможно, тюремному заключению.

Доступ к записям сотрудников

Сотрудники могут просматривать записи своих сотрудников, связавшись с персоналом отдела кадров в обычное рабочее время. Ни один сотрудник не может изменять или удалять какие-либо документы в своих записях, которые должны просматриваться в присутствии сотрудника отдела кадров.

Вам необходимо иметь политику просмотра записей о сотрудниках в своем руководстве для сотрудников и без разбора соблюдать ее в отношении запросов сотрудников на просмотр их файлов.

Если работник отправляет письменный запрос на получение копии своих кадровых документов после того, как он уходит с работы, вы должны отправить ему копию.

Иногда вы сталкиваетесь с сотрудником, который с подозрением относится к тому, какие записи сотрудников хранятся в их отделе кадров. Это сотрудники, которые чаще всего запрашивают копию файлов своих сотрудников. Опять же, без дискриминации, сделайте копию файла и отправьте его. (Скорее всего, вы получите отзыв о том, что сотрудник был удивлен тем, как мало документации у сотрудников отдела кадров.)

В некоторых юрисдикциях законно взимать с сотрудника плату за дублирование и отправку файла.