Использование организационных диаграмм в качестве инструмента управления

Организационные диаграммы, или сокращенно организационные диаграммы, используются, чтобы показать людям предполагаемую структуру организации. Предполагается, что эта «формальная» организация отражает структуру власти компании. Иногда организационные диаграммы служат только для того, чтобы сбить людей с толку относительно того, какова структура на самом деле. Это обычно не преднамеренно, а скорее ОТРАЖАЕТ путаницу вовлеченных людей.

Тем не менее, также можно использовать Org Chart в качестве инструмента управления, чтобы способствовать достижению целей вашей организации. Мы рассмотрим типичные примеры «стандартных» организационных диаграмм. Мы рассмотрим запутанные организационные диаграммы. Наконец, мы обсудим использование Org Chart в качестве инструмента управления.

"Стандарт" Организационные схемы

Стандартные организационные диаграммы обычно используются, чтобы показать людям предполагаемую структуру организации. Предполагается, что эта «формальная» организация отражает структуру власти компании. Часто это только отражает структуру ответственности. Реальная власть в организации часто следует линиям связи, а не линиям в оргструктуре.

Графики обычно имеют пирамидальную форму. Они показывают ответственное лицо наверху. Ниже представлены кластерные подчиненные, обычно в постепенно меньших клетках. Обычно люди, показанные на одном горизонтальном уровне в организационной диаграмме, воспринимаются как «коллеги» внутри организации.

Эта организационная диаграмма Департамента вычислительной техники Императорского колледжа является типичной для пирамидальной диаграммы. У начальника департамента есть пять директоров, которые подчиняются ему напрямую, а также заместитель начальника и поисковый комитет. У каждого из директоров есть свои прямые отчеты, показанные в зеленых овалах ниже их комитетов.

Запутанные организационные диаграммы

Иногда организационные схемы могут сбить людей с толку относительно того, какова структура на самом деле. Обычно это не преднамеренно, а скорее отражает путаницу вовлеченных людей. Если вы не уверены в функциональных отношениях группы или если они часто меняются, практически невозможно точно их изобразить.

Возможно, наиболее распространенное место, где можно найти запутанные организационные диаграммы, - это федеральное правительство США. Организационная схема для Отделения информатики и математики Национальной лаборатории Ок-Риджа не позволяет быстро понять структуру Организации. Представляется, что одиннадцать функций подчиняются непосредственно Директору.

Хотя диапазон контроля (количество прямых отчетов, которые менеджер может эффективно контролировать) значительно варьируется, нам трудно поверить, что это оптимально функционирующая организация. Некоторые из руководителей функций, вероятно, «более равны». Если бы мы планировали коммуникационный поток внутри этой организации и количество времени, которое каждый подчиненный провел с директором, некоторые прямые отчеты, вероятно, пришлось бы реклассифицировать как подчиненные других функций.

Организационные диаграммы как инструмент управления

Организационные диаграммы обычно являются реактивным, а не проактивным устройством. Мы создали организацию или позволили ей развиваться, и она выросла. Людям внутри организации или людям, с которыми они взаимодействуют, уже не ясно, кто за что отвечает. Таким образом, мы разрабатываем кучу коробок и линий, чтобы показать всем, кто чем занимается. Затем мы добавляем пунктирные линии и аналогичные искусственные устройства, чтобы показать, что то, что мы нарисовали первыми, не всегда так.

Однако лучшим вариантом является создание организационной диаграммы, которая отражает, куда вы хотите направить организацию, а не просто отражает ее нынешнюю ситуацию. Если вам нужна плоская горизонтальная организация, нарисуйте Организационную диаграмму таким образом. Покажите, что шесть или восемь (или даже одиннадцать, как мы видели выше) менеджеров подчиняются вице-президенту. Покажите, что все десять программистов подчиняются непосредственно руководителю проекта.

Если ваша организация использует кружки качества или производственные группы для выполнения своей миссии, вы должны указать это в своей организационной диаграмме. Не стесняйтесь придерживаться горизонтальных группировок и вертикальных линий. Если ваши сотрудники при этом будут более четко понимать свою роль, вы можете использовать круги, перевернутые треугольники или все, что вам нужно.

На рынке есть много программных продуктов, которые помогут вам показать, как вы хотите, чтобы ваша организация функционировала. OrgPlus является примером видов инструментов, которые можно использовать для прояснения многих аспектов бизнеса, включая диаграммы Org.

Как это должно быть сделано

Пример ниже представляет собой диаграмму организации, которая произвела на меня большое впечатление. Он был выпущен, чтобы открыть новую эру для компании, которая требовала творческих, новых действий от всех своих сотрудников.

На нем четко показана плоская горизонтальная структура, предназначенная для развития коммуникации и инноваций. Это ясно показывает команду, сформированную двумя лучшими чиновниками, указывающими на то, что сотрудники должны делать. Все же это сохраняет однозначные линии окончательной ответственности. Президент явно возглавляет компанию, но все остальные знают, что они должны внести свой вклад, чтобы добиться успеха.

Как должна быть диаграмма организации

Пока еще рано говорить, будет ли эта организационная диаграмма иметь желаемый эффект. Это было на месте всего пару недель. Тем не менее, сотрудники компании явно использовали его как эффективный инструмент управления, чтобы помочь своей организации достичь новых целей.