Цель и содержание файла расчета зарплаты сотрудника

Файл заработной платы сотрудника является хранилищем для всего, что имеет отношение к зарплате сотрудника. Основная причина создания файла заработной платы заключается в ограничении доступа к остальной конфиденциальной информации, которая находится в файле персонала.

Цель файла зарплаты сотрудника

Файл заработной платы позволяет сотрудникам бухгалтерии платить работнику без доступа к конфиденциальной информации сотрудника. Сотрудники бухгалтерии могут вести учет заработной платы там, где имеет смысл платить работнику. В случаях, когда начисление заработной платы и бухгалтерский учет выполняются на стороне, это еще более рекомендуемая практика для учета заработной платы сотрудника.

Файл заработной платы ограничивает доступ к конфиденциальной информации сотрудника. Файл заработной платы сотрудника позволяет бухгалтерии и финансовому персоналу иметь информацию, необходимую для оплаты сотрудника в удобном месте. Место должно быть безопасным и недоступным для любых других сотрудников.

Вы должны обратить внимание на сотрудников бухгалтерии тот факт, что информация в файлах заработной платы является конфиденциальной и не должна передаваться без разрешения и подписи от персонала отдела кадров. Также бухгалтерский персонал не должен делиться какой-либо информацией о повышении сотрудников, акциях, бонусах и любой другой информации, которая является конфиденциальной о сотрудниках.

Людским ресурсам не нужно отслеживать доступ бухгалтерии к файлам заработной платы сотрудников. Как рекомендуется для связанных файлов сотрудников, таких как личные и медицинские документы, вам следует ограничить доступ к файлу заработной платы. Только люди, которым нужна информация, чтобы выполнять свою работу, должны видеть содержимое.

Содержимое файла заработной платы сотрудника

Это предлагаемый список того, что принадлежит в файле заработной платы сотрудника.

• Письмо с предложением, подписанное менеджером по персоналу, отделом кадров и сотрудником
• Разрешение на оплату труда, подписанное отделом кадров и менеджером по найму при наличии контракта с сотрудником
• Форма W-4
• Оформление документов и авторизация в отношении любого вознаграждения работникам, которое включает вычет из заработной платы
• Форма прямой авторизации депозита
• Бухгалтерия оплачиваемого времени
• Почасовые еженедельные табели
• Записи часов, где они используются
• Записи посещений
• Запросы на возмещение расходов, включая документацию и квитанции на командировки и другие разрешенные расходы

• Формы возмещения за обучение и квитанции об оплате, книги и т. Д.
• Оплатить заранее формы запроса
• Кредитные документы компании и график платежей
• Оформление приказов и записей
• Авторизация для раскрытия частной информации
• Оформление документов, касающихся каждого повышения сотрудника
• Оформление документов, связанных с любым бонусом, разделением прибыли или вознаграждением
• Формы W-2
• Авторизация для любых других действий по выплате заработной платы, разрешенных вашей компанией

Также известен какфайлы сотрудников, записи сотрудников, файлы человеческих ресурсов, документация

Примечание: Сьюзан Хитфилд прилагает все усилия, чтобы предложить точные, здравые, этические рекомендации в области управления персоналом, работодателей и рабочих мест на этом сайте, но она не адвокат. Содержимое сайта не должно рассматриваться как юридическая консультация. Сайт имеет всемирную аудиторию, и законы и положения о трудоустройстве варьируются от штата к штату и от страны к стране, поэтому статьи не могут быть исчерпывающими для всех из них для вашего рабочего места. В случае сомнений всегда обращайтесь за юридической консультацией. Информация на сайте предоставлена ​​только для ознакомления.