Базовые навыки управления для начинающих

Уровень 1 Пирамиды управленческих навыков показывает основные навыки, которыми должен овладеть любой начинающий менеджер. Это основа пирамиды управленческих навыков, которая показывает навыки, которые менеджер должен овладеть, чтобы быть успешными, и показывает, как эти навыки управления основываются друг на друге для достижения успеха.

Основные навыки управления

Есть четыре основных управленческих навыка, которые каждый должен освоить, чтобы добиться успеха на управленческой работе. Эти четыре основных навыкапланировать, организовывать, направлять и контролировать и обсуждаются отдельно подробно ниже.

План

Планирование - это первый и самый важный шаг в любой задаче управления. Это также самый часто пропускаемый или намеренно пропущенный шаг. В то время как объем планирования и требуемые детали будут варьироваться от задачи к задаче, пропустить эту задачу, значит пригласить верную катастрофу, за исключением слепой удачи. Это то, что дает нам пословицу 6 P планирования (или 7 P в зависимости от того, как вы считаете).

Хотя большинство людей связывают термин планирование с общим бизнес-планированием, существуют также разные уровни планирования:

• Стратегическое планирование
• Тактическое Планирование
• Оперативное планирование

И есть разные виды планирования:

• Планирование стихийных бедствий
• Планирование преемственности
• Кризисное планирование
• Планирование компенсации

организовать

Менеджер должен уметь организовывать команды, задачи и проекты, чтобы работа команды выполнялась наиболее эффективно и результативно. Как начинающий менеджер, вы можете организовать небольшую рабочую группу или команду проекта. Эти же навыки потребуются позже в вашей карьере, когда вам придется организовать отдел или новое подразделение компании.

Очевидно, что существует много общего между планированием работы и ее организацией. В тех случаях, когда планирование сосредоточено на том, что необходимо сделать, организация более оперативна и больше сосредоточена на том, как выполнить работу лучше всего.

Когда вы организуете работу, вам необходимо:

• определить необходимые роли
• назначать задачи на роли
• определить лучший ресурс (люди или оборудование) для роли
• получить ресурсы и распределить их по ролям
• назначать ресурсы ролям и делегировать им полномочия и ответственность.

Независимо от того, была ли вам назначена небольшая команда или проект для управления, начинающие менеджеры также должны иметь возможность организовывать офисы и системы данных.

Возможно, вам не удастся физически перемещать людей, чтобы собрать свою команду, но вы должны это учитывать. С другой стороны, вам может понадобиться переместить нескольких человек в небольшое пространство, и вам придется организовать вещи, чтобы команда могла эффективно работать в этом пространстве. На более поздних этапах вашей карьеры вам может потребоваться организовать офис для размещения команд из нескольких различных отделов и их конкретных потребностей.

Вам также понадобится организовать все системы, которые будут обрабатывать данные, необходимые вашей команде для сбора или распространения. В наши дни это, вероятно, компьютерные системы. Вы должны решить, например, нужно ли вам настраивать общие веб-страницы в интрасети компании или просто общую папку на файловом сервере. Как вы собираетесь организовать системы таким образом, чтобы каждый, кто нуждается в информации, имел к ней доступ (и чтобы она была недоступна для тех, кто не должен ее видеть, как ваши конкуренты)? Если ваша команда нуждается или производит что-то кроме информации, вы должны организовать так, чтобы ваша команда получала то, что им нужно, когда им это нужно, и могла сообщать другим, что ваша команда производит в нужное время.

Не забывайте об организации себя. Мы углубимся в это на более высоком уровне на уровне 3 Пирамиды управленческих навыков, но даже будучи начинающим менеджером, вы должны быть в состоянии организовать себя, свое время и свое пространство, чтобы вы могли быть наиболее эффективными.

Наконец, помните, что редко бывает достаточно организовать вещи один раз. С постоянными изменениями в ресурсах, целях и внешних факторах вам, как правило, потребуется реорганизоваться, чтобы приспособиться к ним.

непосредственный

Направление это шаг действия. Вы спланировали и организовали работу. Теперь вы должны направить свою команду, чтобы сделать работу. Начните с того, чтобы убедиться, что цель понятна всем в команде. Они все знают, какова цель? Они все знают, какова их роль в достижении команды к цели? Есть ли у них все, что им нужно (ресурсы, полномочия, время и т. Д.), Чтобы внести свой вклад?

Тяни, не дави

Вы будете более эффективно направлять команду к своей цели, если будете тянуть (вести их), а не толкать (сидеть сложа руки и отдавать приказы). Вы хотите мотивировать людей в вашей команде, помогать и вдохновлять их на достижение целей команды.

контроль

Некоторые авторы пытаются «смягчить» этот навык, называя его «координатой» или подобными терминами.Я предпочитаю более сильный термин, контроль, потому что очень важно, чтобы менеджер мог контролировать деятельность команды.

На вышеперечисленных этапах вы запланировали работу, организовали ресурсы, чтобы сделать ее максимально эффективной, и поручили команде начать работу. На этапе контроля вы контролируете выполняемую работу. Вы сравниваете фактический прогресс с планом. Вы проверяете, что организация работает так, как вы ее спроектировали.

Если все идет хорошо, вам не нужно ничего делать, кроме мониторинга. Однако такое случается редко. Кто-то заболел, сортировка базы данных занимает больше каждой итерации, чем прогнозировалось, ключевой конкурент снижает цены, пожар разрушает соседнее здание, и вам приходится эвакуироваться в течение нескольких дней, или какой-то другой фактор влияет на ваш план. Шаг контроля теперь диктует, что вы должны предпринять действия, чтобы свести к минимуму воздействие, и как можно быстрее вернуть вещи к желаемой цели.

Часто это означает возврат к стадии планирования и корректировка планов. Иногда это может потребовать изменения в организации. и вам придется перенаправить всех к новым целям и вдохновить их. Затем, конечно, вы контролируете новый план и корректируете при необходимости. Этот цикл продолжается, пока вы не завершите задачу.

Инструменты управления менеджерами

На этапе управления вы устанавливаете стандарты производительности и качества, а затем отслеживаете их, чтобы убедиться, что они соблюдены. Вам доступно столько инструментов, сколько есть вещей, которые нужно отслеживать.

• Инструменты планирования - ряд программных инструментов позволяет вам вводить расписание, а затем регулярно обновлять прогресс. Программа выделит изменения в расписании, чтобы вы могли определить корректирующие действия, которые необходимо предпринять.
• Финансовый контроль - как менеджер, вы, как правило, будете иметь бюджет. Отчеты финансового департамента позволят вам узнать, насколько ваши расходы (на людей и другие ресурсы) соответствуют плану.
• Управление людьми - вы должны убедиться, что все люди в вашей команде работают так, как запланировано. Если это не так, вам нужно найти и устранить причину. Разве они не понимают цель? У них нет ресурсов или навыков, в которых они нуждаются? Является ли задача слишком большой для них, и ее нужно изменить или назначить другому ресурсу? Ваша работа в качестве менеджера означает предоставление членам вашей команды обратной связи о том, как их производительность соответствует плану. Когда это не так, вам нужно предпринять корректирующие действия.