Упрощение и ускорение предоставления услуг HR

Руководители отдела кадров являются важным источником поддержки и комфорта для сотрудников как в личной, так и в профессиональной жизни. HR - это сервисный бизнес, и этот сервис включает помощь сотрудникам в продвижении по карьерной лестнице и решение проблем между сотрудниками и их руководителями.

HR также поддерживает их через некоторые из наиболее важных и важных событий в их жизни, включая брак, роды и борьбу с серьезным заболеванием.

Но слишком часто обычные административные службы, такие как ответы на одни и те же вопросы снова или снова или выполнение простых транзакций, отнимают основную часть времени у HR.

Уменьшить административную нагрузку

Ключом к снижению этой административной рабочей нагрузки является обучение сотрудников тому, как стать более самодостаточным и автоматизация более рутинных задач.Вот где применение подхода к управлению услугами может помочь. Управление услугами упрощает предоставление рутинных административных услуг, освобождая время, чтобы сосредоточиться на важных операциях.

Типичная кадровая организация, скорее всего, имеет системы для управления данными о сотрудниках и деятельностью, связанной с оплатой. Тем не менее, он, вероятно, не имеет автоматизированной системы для обработки запросов сотрудников и выполнения запросов.

Подумайте, что происходит, когда сотрудник получает повестку в суд присяжных: есть вероятность, что компания все еще полагается на физические документы или цепочку электронных писем, чтобы удовлетворить запрос сотрудника на время отсутствия на работе.

Поскольку взаимодействия сотрудников обычно отслеживаются с помощью электронных писем и электронных таблиц, запросы сотрудников часто пропускаются или игнорируются. В этом случае случаются ошибки, создающие дальнейшее разочарование и дополнительную работу для HR.

С электронной почтой нет простого способа увидеть, если запрос остановлен или определить и устранить узкие места процесса. Точно так же сложно анализировать и реагировать на потребности сотрудников, например, выявляя часто запрашиваемую информацию и следя за тем, чтобы она была доступна онлайн.

Ручные административные процессы расстраивают сотрудников и приводят к огромным потерям в людских командах. Одно недавнее исследование показало, что сотрудники отдела кадров тратят в среднем 12 часов в неделю, обрабатывая обычные звонки сотрудников и электронные письма.

Подход к управлению услугами для удовлетворения потребностей сотрудников

Подход к управлению сервисами устраняет эти утомительные, трудоемкие процессы. Он не просто заменяет электронную почту - он меняет то, как HR взаимодействует с сотрудниками.

Думайте об управлении услугами как об идеальной комбинации помощника по административным вопросам и менеджера проекта. Он мгновенно реагирует на запросы сотрудников, обрабатывает случаи, автоматизирует повторяемые ручные процессы и даже управляет сложными межведомственными действиями, такими как вход и выход сотрудников.

Управление сервисами никогда не забывает и не делает ошибок, всегда следит за людьми, чтобы все было сделано, и дает вам знать, если есть проблема, которую он не может решить. Он также показывает, где ваши сотрудники проводят время - так вы можете оптимизировать развертывание ресурсов и максимизировать производительность.

Управление услугами не заменяет вашу текущую систему управления человеческим капиталом - она ​​интегрируется с ней и дополняет ее, предоставляя вам видимость и контроль над работой, которую вы, вероятно, выполняете в основном по электронной почте сегодня.

Это также обеспечивает тот же уровень видимости для сотрудников. Они могут видеть состояние своих запросов, а не чувствовать, что их запросы исчезли в черной дыре вскоре после того, как они их отправили.

Предоставление сотрудникам возможности контролировать ход выполнения их запросов значительно сокращает количество разочарованных последующих электронных писем, телефонных звонков и личных визитов в отдел кадров, что еще больше сокращает административную нагрузку сотрудников отдела кадров.

Преимущества подхода к управлению сервисами

Управление услугами начинается с развертывания веб-портала по управлению персоналом, где сотрудники могут находить информацию по кадрам и запрашивать услуги по кадрам. В идеале сотрудники могут получить доступ к этому порталу на своих рабочих ПК, домашних компьютерах, ноутбуках, а также на своих смартфонах и планшетах.

Это позволяет им контролировать свои основные потребности в людских ресурсах, такие как регистрация льгот или обновления статуса. Сотрудники просто выбирают нужные им услуги из каталога услуг или ищут информацию в базе знаний портала.

Когда сотрудник отправляет запрос через портал, система управления услугами автоматически создает дело и обрабатывает его в процессе полного выполнения. Это включает в себя назначение дела нужному специалисту по персоналу, автоматическую маршрутизацию дела от человека к человеку по завершении каждого шага исполнения и ведение полной истории дела.

Вы также можете распространить эту услугу на другие отделы. Например, системы управления услугами могут автоматически настраивать учетные записи ИТ или запрашивать служебные помещения для новых сотрудников в рамках процесса адаптации.

Система управления услугами управляет сквозными процессами предоставления услуг HR и знает, как эти процессы выполняются. Например, он может автоматически сообщать вам, когда дело остановлено, чтобы вы могли принять меры.

Он также генерирует широкий спектр KPI и других показателей процесса, например, насколько хорошо ваша команда отвечает на запросы сотрудников. Он даже может анализировать типы запросов к базе знаний, что позволяет легко выявлять и заполнять любые пробелы в содержании.

Заключение

Специалисты по кадрам выбирают карьеру в сфере управления персоналом, потому что они хотят помогать людям, а не проводить дни, заполняя документы, обновляя электронные таблицы и отвечая на электронные письма. Слишком часто обычные запросы и куча документов прерывают эту работу, что расстраивает их и сотрудников, которым они пытаются помочь.

HR является поставщиком услуг и может обратиться к примеру своего аналогичного поставщика услуг, ИТ-отдела. ИТ-отдел взял на себя инициативу во многих усилиях предприятия по применению дисциплины управления службами для автоматизации отправки и выполнения запросов в службу поддержки ИТ.

Автоматизация этих задач позволяет ИТ-специалистам сосредоточиться на более стратегической работе, которая может помочь компании достичь более широких бизнес-целей и лучше продемонстрировать ценность ИТ.

Подход к управлению сервисами - это ключ к тому, чтобы HR повысил свой авторитет для лидеров бизнеса, предоставляя услуги более высокого качества и повышая удовлетворенность сотрудников, одновременно снижая собственную рабочую нагрузку. HR может посвятить свое время и опыт более стратегическим действиям, которые продвигают его бизнес.