Как писать и отправлять профессиональные электронные письма

Всякий раз, когда вы отправляете профессиональные электронные письма, очень важно убедиться, что сообщение идеально. Вы не хотите упустить возможность, допустив какие-либо ошибки - ни в том, как вы отправляете электронные письма, ни в том, как вы их отслеживаете. Читайте дальше, чтобы узнать, как писать и отправлять первоклассные профессиональные сообщения электронной почты.

Почему вы хотите отправить профессиональное письмо? Есть множество причин. Вы можете отправить свое сопроводительное письмо потенциальному работодателю, письмо с благодарностью коллеге, который согласился стать рекомендацией, письмо об отставке своему нынешнему руководителю или запрос на рекомендательное письмо.

У вас могут быть другие причины для отправки не личных писем, и на самом деле, это хорошая идея, чтобы убедиться, что все ваши письма организованы и профессиональны.

Вот что нужно включить в свои сообщения, что не включать и как закрыть, подписать и отправить свои электронные письма.

Профессиональные рекомендации по электронной почте

Просмотрите эти шаги, чтобы написать высококачественное профессиональное электронное письмо, и вы всегда будете производить на получателя большое впечатление:

• Сюжетная линия: Сюжетная линия должна кратко обозначить вашу цель для написания. Ваша тема может быть так же просто, как «Спасибо» или «Запрос на рекомендацию».
• Приветствие: Даже если вы пишете очень короткое письмо, добавьте приветствие. Если вы знаете имя человека, включите его. Если вы не имеете отношения с человеком по имени, называйте его по названию.
• Длина: Держите вашу электронную почту как можно более краткой. Люди, как правило, просматривают длинные электронные письма, поэтому включают только важную информацию.
• Стиль шрифта: Избегайте декоративных, игривых или цветных шрифтов; это просто отвлекает получателя от вашего фактического сообщения. Избегайте чрезмерного использования жирного шрифта и курсива, которые делают электронную почту загроможденной. Не пишите также заглавными буквами; это выглядит как раздражение или перевозбуждение в электронном письме.

• Смайлики:Не включайте смайлики в профессиональную электронную почту; сохраните их для личной переписки.
• Произношение и грамматика: То, что вы пишете электронное письмо, не означает, что вы должны быть небрежны в написании и грамматике. Тщательно отредактируйте свою электронную почту перед отправкой. Безошибочное сообщение сообщает получателю, что к вашему письму следует отнестись серьезно.
• Закрытие:Подпишитесь с кратким «Спасибо», «Лучший» или другой простой рассылки, а затем ваше имя. Большинство учетных записей электронной почты позволяют вставлять подпись с вашим именем, названием и контактной информацией в каждое письмо. Это потрясающий способ сделать каждую переписку более профессиональной.

Дополнительные советы

После того, как вы написали свою электронную почту, выполните все эти шаги, прежде чем нажать кнопку «Отправить»:

• Убедитесь, что ваше сообщение завершено:Дважды проверьте, чтобы убедиться, что строка темы вашего электронного письма заполнена, вы включили подпись, отправляете сообщение нужному контактному лицу и заполнили Bcc поле для отправки копии себе, так что у вас есть запись сообщения электронной почты.
• Подтвердите ваше сообщение электронной почты:Прежде чем нажать «Отправить», также убедитесь, что вы проверяли орфографию и проверяли грамматику и заглавные буквы. Они так же важны в переписке о поиске работы по электронной почте, как и в бумажном письме.

• Отправить тестовое электронное сообщение:Прежде чем вы действительно отправите свое электронное письмо, сначала отправьте сообщение себе, чтобы убедиться, что форматирование работает и что ничто не выглядит неуместно. Если все выглядит хорошо, отправьте электронное письмо компании или частному лицу, с которым вы связываетесь.
• Отправить копию сообщения электронной почты себе:Использовать Bcc поле для отправки копии сообщения электронной почты себе, поэтому у вас есть запись о том, когда вы отправили сообщение и кому вы его отправили. Вы также можете найти эту информацию в отправленной папке.

• Подайте ваши копии:С помощью многих почтовых программ вы можете создавать папки, чтобы упростить поиск важных прошлых писем. Создайте папку для всех ваших писем о поиске работы и сохраните копии сообщений электронной почты, которые вы отправляете, в папке поиска работы.

Регулярно проверяйте свою электронную почту

Время важно при поиске работы, поэтому важно регулярно и часто проверять свою электронную почту, чтобы не упустить ни одной важной возможности. По крайней мере, проверяйте свою электронную почту утром и в начале дня, чтобы у вас было время оперативно отвечать на полученные сообщения.

В наши дни наличие смартфона позволяет легко проверять электронную почту, куда бы вы ни направлялись и куда бы вы ни захотели - больше не зависая над вашим компьютером. Фактически, вы можете получать уведомления о новых сообщениях электронной почты, поэтому вы можете читать их, как только они попадут в ваш почтовый ящик.