Пример политики Интернета и электронной почты для сотрудников

Эффективная политика в отношении интернета и электронной почты, которая помогает сотрудникам понять, чего от них ожидают, поскольку это влияет на их работу и рабочие отношения, является обязательной для работодателей и работников. Вы хотите вести учет, чтобы определить, что сотрудники могут делать с предоставленных на работу устройств или принадлежащих сотрудникам устройств, которые используются для ваших сотрудников, вашего рабочего места или вашей компании.

По данным Statista.com, «в 2019 году, по оценкам, в мире будет около 2,77 миллиарда пользователей социальных сетей по сравнению с 2,46 миллиарда в 2017 году. Проникновение социальных сетей во всем мире постоянно увеличивается. В 2017 году 71 процент Интернета пользователи были пользователями социальных сетей, и ожидается, что эти цифры будут расти ».

Благодаря тому, что более 85 процентов жителей США имеют доступ к социальным сетям, руководство о том, что сотрудники могут сказать и поделиться, стало более важным. Сотрудники не возражают против руководящих принципов, потому что они не хотят действовать ненадлежащим образом и пересекать черту, которую они не знали о существовании. Поэтому настоятельно рекомендуется разработать справедливую, понятную и разумную политику, а также обучить ваших сотрудников, предоставив множество примеров правильного и ненадлежащего использования Интернета и электронной почты.

Подумайте об использовании этого примера политики в отношении Интернета и электронной почты, чтобы предоставить своим сотрудникам четкое руководство о том, как правильно использовать их на работе. Разумеется, адаптируйте его к потребностям своей культуры и среды, в которой вы хотите обеспечить сотрудников на работе. Чтобы быть уверенным в законности в вашем регионе и в вашей отрасли, пожалуйста, проконсультируйтесь с адвокатом.

Пример политики Интернета и электронной почты для сотрудников

Голосовая почта, электронная почта и использование Интернета, назначенные компьютеру или телефонному аппарату сотрудника, предназначены исключительно для ведения бизнеса компании. Некоторые должностные обязанности в компании требуют доступа к Интернету и использования программного обеспечения в дополнение к пакету продуктов Microsoft Office.

Только люди, имеющие соответствующие полномочия, для целей компании могут использовать Интернет для доступа и загрузки дополнительного программного обеспечения. Это разрешение, как правило, распространяется исключительно на решения, принимаемые отделом информационных технологий (ИТ) совместно с человеческими ресурсами.

Процедура доступа к программному обеспечению

Программное обеспечение, необходимое в дополнение к пакету продуктов Microsoft Office, должно быть авторизовано вашим менеджером и загружено ИТ-отделом. Если вам нужен доступ к программному обеспечению или веб-сайтам, которых в настоящее время нет в сети компании, поговорите с вашим менеджером и проконсультируйтесь с ИТ-отделом, чтобы объяснить, какую отдачу вы ожидаете получить от продукта.

Все разумные запросы, которые не считаются сетевым риском, будут рассмотрены для вас и других сотрудников. Цель данной политики - не ограничивать доступ сотрудников к продуктам, которые сделают вас более продуктивными. Цель состоит в том, чтобы минимизировать риск для сети организации.

Фирменное оборудование

Любое устройство или компьютер, включая, помимо прочего, настольные телефоны, смартфоны, планшеты, ноутбуки, настольные компьютеры и iPad, которые компания предоставляет для вашего использования, следует использовать только для бизнеса компании. Имейте в виду, что компания владеет устройствами и информацией на этих устройствах. Если по какой-либо причине вы покинете компанию, она потребует вернуть вам оборудование в последний день работы.

Вы можете использовать личные электронные устройства, которые не подключены к сети компании, для доступа к любому соответствующему интернет-сайту во время перерывов и обедов.

Использование интернета

Использование Интернета в рабочее время или использование принадлежащих компании устройств, подключенных к сети компании, разрешено только для ведения бизнеса компании. Использование Интернета приносит возможность нарушения безопасности конфиденциальной информации компании.

Использование Интернета также создает возможность заражения нашей системы вирусами или шпионским ПО. Шпионское ПО предоставляет неавторизованным лицам за пределами компании потенциальный доступ к паролям компании и другой конфиденциальной информации.

Удаление таких программ из сети компании требует от ИТ-персонала уделять время и внимание, которое больше посвящено достижению технического прогресса. По этой причине и чтобы обеспечить надлежащее использование рабочего времени для работы, мы просим сотрудников ограничить использование Интернета.

Кроме того, ни при каких обстоятельствах принадлежащих компании компьютеров или другого электронного оборудования, в том числе устройств, принадлежащих работнику, использовать рабочее время на работе, чтобы получить, просматривать или достичь порнографические или иным образом аморально, неэтично, или нерабочие связанные с интернет места. Это может привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения.

Социальные медиа

Ваш работодатель понимает, что частью того, что вы делаете в социальных сетях, является привлечение новых сотрудников и укрепление бренда нашей компании. Многие сотрудники имеют обязанности в социальных сетях в своей должностной инструкции, включая маркетологов социальных сетей, техподдержку и рекрутеров.

Ваш работодатель также понимает, что отношение наших сотрудников к онлайн-миру, в котором вы проводите время в режиме 24/7, может привести к размыванию рабочего и нерабочего времени. Мы настоятельно рекомендуем вам ограничить использование социальных сетей контентом, связанным с работой, и распространением информации в рабочее время.

Кроме того, вам запрещено делиться любой конфиденциальной или защищенной информацией, которая принадлежит компании или относится к ней. Настоятельно рекомендуется не разглашать недостоверную информацию, которая ставит вашу компанию или сотрудников в неблагоприятное освещение.

Репутация и бренд компании должны быть защищены всеми сотрудниками. Жизнями и действиями ваших коллег никогда не следует делиться в Интернете. Обратите внимание на предпочтения других сотрудников, которые являются родителями, прежде чем использовать имя своих детей в Интернете.

При участии в социальных сетях с рабочих устройств или в рабочее время запрещается использовать контент социальных сетей, который дискриминирует любую защищенную классификацию, включая возраст, расу, цвет кожи, религию, пол, национальное происхождение, инвалидность или генетическую информацию.

Политика нашей компании также признает сексуальные предпочтения и вес как право на защиту от дискриминации. Любой сотрудник, который участвует в социальных сетях и нарушает эту политику, будет рассматриваться в соответствии с политикой преследования компании.

Использование электронной почты в компании

Электронная почта должна использоваться только для бизнеса компании. Конфиденциальная информация компании не может быть передана вне компании без разрешения в любое время. Вы также не должны вести личный бизнес, используя компьютер или электронную почту компании.

Пожалуйста, имейте это в виду, также, как вы рассматриваете пересылку некоммерческих электронных писем партнерам, членам семьи или друзьям. Не связанные с бизнесом электронные письма тратят время и внимание компании.

Просмотр порнографии или отправка порнографических шутки или истории по электронной почте, считаются сексуальными домогательствами и будет рассматриваться в соответствии с нашей сексуальной политикой преследования. Немедленное прекращение является наиболее частым дисциплинарным взысканием, которое Компания может предпринять в этих случаях.

Письма, которые различают

Любой контент электронной почты, который дискриминирует любую защищенную классификацию, включая возраст, расу, цвет кожи, религию, пол, национальное происхождение, инвалидность или генетическую информацию, запрещен. Политика нашей компании также признает сексуальные предпочтения и вес как право на защиту от дискриминации. Любой сотрудник, отправивший электронное письмо, нарушающее данную политику, будет рассматриваться в соответствии с политикой преследования.

Эти письма запрещены в компании. Отправка или пересылка не деловых писем приведет к дисциплинарным взысканиям, которые могут привести к увольнению.

Компания владеет электронной почтой сотрудника

Помните, что компании принадлежит любое сообщение, отправленное по электронной почте или хранящееся на оборудовании компании. Администрация и другие уполномоченные сотрудники имеют право в любое время получить доступ к любым материалам в вашей электронной почте или на вашем компьютере. Пожалуйста, не считайте ваше электронное сообщение, хранилище или доступ частным, если оно создано или хранится в рабочих системах.

Если вам нужна дополнительная информация о значении какого-либо из этих сообщений, обратитесь за разъяснениями к своему менеджеру или в отдел кадров.