Как обратиться к деловому или профессиональному письму

В эту эру текстовых сообщений и прямых сообщений иногда трудно вспомнить все, что вы узнали в школе о написании официальных писем. Вы можете провести годы в своей карьере без необходимости писать больше, чем профессионально выглядящее электронное письмо, но это навык, который важен, когда вы ищете работу, налаживаете контакты или отправляете другую деловую корреспонденцию.

Однако, когда дело доходит до поиска работы, вам нужно вытащить все упоры. Казуальные просто не подойдут, когда вы пытаетесь произвести впечатление на менеджера по найму и выделиться на фоне конкурентов. Использование правильного способа обращения к деловому или профессиональному письму имеет важное значение для вашей профессиональной и деловой коммуникации.

При правильном обращении к письмам вам никогда не придется беспокоиться о том, чтобы начать взаимодействие не с той ноги, пока получатель не получит шанс прочитать ваше сообщение.

Прежде всего, знайте, что когда вы пишете письмо или отправляете электронное письмо для работы или в деловых целях, важно официально обратиться к человеку, которому вы пишете, если вы не знаете его очень хорошо.

Если вы не уверены, следует ли использовать формальную или случайную (от имени) форму адреса, допустите ошибку в целях безопасности и используйте формальное обозначение.

Как обратиться к официальному письму: мистер, доктор, мисс или миссис

При письме мужчине следует использовать заглавие «Мистер». Для женщины используйте г-жу, даже если вы знаете семейное положение получателя.

Г-жа более профессиональна, чем мисс или миссис. Для врача или кого-то с докторской степенью, используйте доктора в качестве названия. Кроме того, вы также можете использовать «Профессор», если вы пишете преподавателю университета или колледжа.

Если вы не знаете гендерную идентичность человека, к которому обращаетесь, используйте нейтральное по отношению к полу приветствие и просто укажите его имя и фамилию, например, «Уважаемый Тристан Долан».

Довольно много буквенных приветствий подходят для деловой и трудовой переписки. Например:

Примеры писем

• Уважаемый мистер Смит
• Уважаемый мистер Джонс
• Уважаемая г-жа Маркхэм
• Уважаемый Кили Доу
• Уважаемый доктор Хейвен
• Уважаемый профессор Джонс

Следуйте за приветствием с двоеточием или запятой, разрывом строки, а затем начните первый абзац вашего письма. Например:

Уважаемый мистер Смит!

Первый абзац письма.

Поиск контактного лица

Вам не обязательно знать имя человека, к которому вы обращаетесь - но это не повредит, особенно если вы пытаетесь набрать собеседование. Обычно работодатели не предоставляют контактное лицо на работе, особенно на крупных сайтах поиска работы.

Тем не менее, стоит попытаться найти контактное лицо, потому что выделение времени для выяснения имени этого человека продемонстрирует личную инициативу. Это также показывает внимание к деталям, что будет хорошо для вас, когда ваше резюме рассматривается.

Лучший способ найти имя контакта в компании - это спросить. Если вы подключаетесь к своей должности, это довольно просто - просто запишите у своего друга или коллеги имя и адрес электронной почты лучшего человека, с которым можно поговорить об этой должности. За исключением этого, позвоните по основному номеру компании и спросите у регистратора имя и контактную информацию менеджера по персоналу (HR), отвечающего за наем (или руководителя такого-то отдела и т. Д.).

Если ни один из этих методов не работает, вы часто можете найти нужную информацию, немного поработав в Интернете. Начните с веб-сайта компании и ищите перечисленных сотрудников. Вы часто будете видеть контакт с персоналом на странице персонала или в каталоге компании.

Если это не дает результатов, пришло время нажать LinkedIn и выполнить расширенный поиск названий должностей и названий компаний. В процессе вы можете даже найти другую связь с человеком, которого вы ищете. Это никогда не плохо, когда вы пытаетесь заставить человека посмотреть на ваше резюме.

Образец письма с контактным лицом (текстовая версия)

Имя Фамилия

Ваш адрес

Ваш город, штат Почтовый индекс

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

Дата

Контактное лицо

заглавие

название компании

Адрес

Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс

Уважаемый г-н. Фамилия, Я пишу о предстоящем событии в вашей карьере студента в университете. Я заинтересован в резервировании стенда, потому что мы ищем двух новых дизайнеров.

Название нашей компании - Blue Fox Designs, и я хотел бы связаться с некоторыми из ваших студентов-дизайнеров и художников, которые будут выпускниками в этом году. Мы ориентируемся на современный дизайн и отделку интерьера дома.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть место на вашем мероприятии. Вы можете написать мне на [email protected] или позвонить на мой мобильный телефон 555-555-5555.

С уважением, Рукописная подпись (для печатного письма)

Ваше набранное имя

Когда у вас нет контактного лица

Если у вас нет контактного лица в компании, либо исключите приветствие из сопроводительного письма и начните с первого абзаца, либо используйте общее приветствие. Например:

• Для предъявления по месту требования
• Уважаемый менеджер по найму
• Уважаемый менеджер по персоналу
• Уважаемые дамы и господа (будьте осторожны при использовании этого, это может показаться устаревшим)

Следуйте за общим приветствием с двоеточием, вот так:

Уважаемый менеджер по найму!

Первый абзац письма.

Образец письма без контактного лица (текстовая версия)

Имя Фамилия

Ваш адрес

Ваш город, штат Почтовый индекс

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

Дата

Уважаемый менеджер по найму!

Я пишу, чтобы узнать о возможности любых вакансий в Woodlynn Publishing. В частности, я ищу должность помощника по административным вопросам. У меня есть шесть лет опыта работы в качестве административного помощника в компании Wedgewood Realty в Северной Грове, но я перееду в ваш район в следующем месяце, поэтому я ищу новую должность.

Если у вас есть какие-либо возможности, пожалуйста, дайте мне знать. Я приложил свое резюме для вашего рассмотрения. Мой нынешний менеджер Джон Андерсон и двое моих коллег очень охотно предоставляют ссылки, чтобы подтвердить мою квалификацию.

Вы можете связаться со мной по [email protected] или по телефону 555-555-5555. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением, Рукописная подпись (для печатного письма)

Ваше набранное имя

Обращение к конверту

Используйте конверт размером # 10 для всей переписки по почте, складывая ваше письмо в трети.

• Ваш обратный адрес (название, адрес, город, штат и почтовый индекс) должен быть в левом верхнем углу конверта, с печатью справа.
• Убедитесь, что имя и адрес получателя (контактное лицо, компания, адрес, город, штат и почтовый индекс) сосредоточены на конверте.

Профессиональные навыки общения

Правильное обращение к деловому или профессиональному письму - это не тот навык, который вам нужен только тогда, когда вы ищете работу. Как только вы будете работать, вы обнаружите, что придет время, когда вам нужно будет писать письма, требующие официальных адресов и приветствий.