Шаблон профессионального делового письма

Деловое письмо - это профессиональная переписка. Если вы пишете сопроводительное письмо, рекомендательное письмо или благодарственное письмо, вам нужно будет следовать формальным правилам делового письма. Следование этим рекомендациям важно. Он задает тон для серьезного отношения к переписке и гарантирует, что получатель письма сможет сосредоточиться на вашем сообщении (а не на форматировании несоответствий, опечаток или любых других мелких ошибок).

Прежде чем написать - или доработать - ваше следующее деловое письмо, уделите некоторое время тому, чтобы проанализировать, как форматировать письмо, от выбора шрифта до стиля, а также подходящих для использования приветствий и подписей.

Различные форматы для деловых писем

Примечание о форматах для деловых писем. Существует три основных стиля деловых писем:

• Формат блока: В этом стиле весь текст выровнен. Пропустить одну строку между каждым разделом.
• Модифицированный формат блока: В этом стиле большая часть контента выровнена по левому краю, как и в письме формата блока. Вот исключения: для вашей контактной информации и бесплатного закрытия перейдите в центр страницы и напишите информацию там.
• Полублочный формат:Также иногда называемый форматом блоков с отступом, этот стиль аналогичен модифицированному формату блоков, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ.

Любой из этих стилей является приемлемым для использования в деловом письме, но, поскольку правила для блочного формата являются настолько четкими, это может быть более простым вариантом для выбора. У многих программ обработки текста есть шаблоны, которые помогут вам правильно отформатировать ваше письмо. Какой бы формат вы ни выбрали, убедитесь, что буква одинарная, и пропустите пробел между каждым абзацем и разделом.

Профессиональный внешний вид

Внешность имеет значение! Деловое письмо - это профессиональная переписка, но она не будет восприниматься таким образом, если вы выберете дурацкий шрифт или много опечаток. Вот несколько рекомендаций, которым нужно следовать:

• Выберите подходящий шрифт и размер шрифта.
• Избегайте случайного языка или сленга.
• Предотвратите опечатки и грамматические ошибки, тщательно читая корректуру.
• Если вы распечатываете письмо, подумайте о выборе качественной бумаги. Какую бы бумагу вы ни выбрали, аккуратно сложите письмо, прежде чем положить его в конверт. Если вы можете, введите адрес получателя на конверте; если это невозможно, используйте свой самый аккуратный почерк.

Что включать в каждый раздел письма

Ваши Контактные Данные:Включите вашу контактную информацию в следующем порядке.

Ваше имя

Ваш адрес

Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

Замечания: Если вы используете персонализированный бланк с этой информацией, не используйте этот раздел.

Дата:В Соединенных Штатах формат записи даты - месяц, дата и год. Например, 3 сентября 2018 г., Не сокращайте месяц.

Контактная информация получателя:Включите контактную информацию для человека, которому вы пишете. Если у вас нет конкретного имени, не указывайте это.

название

заглавие

Компания

Адрес

Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс

Приветствия:Начните письмо с приветствия, такого как «Дорогой», за которым следуют название и имя. Смотрите другие примеры соответствующих поздравлений для использования в деловом письме, а также советы о том, что делать, если у вас нет конкретного контактного лица. Следуйте за именем человека с двоеточием.

Уважаемый г-н. Фамилия:

Тело делового письма

Держите ваше письмо простым и целенаправленным, поэтому цель вашего письма ясна.

Первый абзац вашего делового письма должен содержать представление о том, почему вы пишете. Затем в следующих параграфах предоставьте больше информации и подробностей о вашем запросе. В последнем параграфе следует повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за рассмотрение вашего запроса.

Пробелите ваше письмо и выровняйте письмо слева. Оставьте пустую строку между каждым абзацем.

Бесплатное закрытие:

С уважением, Подпись:

Рукописная подпись (для письма по почте)

Типизированная Подпись

Шаблон делового письма

Это пример профессионального делового письма. Загрузите шаблон профессионального делового письма (совместимый с Документами Google и Word Online) или см. Ниже дополнительные примеры.

Скачать Словарные шаблоны

Пример делового письма (текстовая версия)

Джоан Лау

123 Main Street

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1 сентября 2018 г.

Стивен Крамер

Директор отдела кадров

Acme Канцелярские товары

123 Business Rd.

Бизнес Сити, Нью-Йорк 54321

Уважаемый мистер Крамер, Сегодня я пишу, чтобы пригласить вас или другого представителя вашей компании выступить на ежегодной конференции Metropolitan Business Conference, которая состоится в отеле North Branch, 15-18 января 2019 года.

Тема нашей предстоящей конференции - поиск и найм сотрудников, соответствующих культуре компании. С ростом, который ваша компания наблюдала за последние пять лет, я полагаю, что вы могли бы многое предложить нашей аудитории.

В рамках пакета спикера мы предлагаем скромный гонорар и стол на шесть на ужин в субботу вечером.

Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите узнать больше о возможности выступить, пожалуйста, дайте мне знать. Номер моего мобильного телефона 555-555-5555, а мой электронный адрес - [email protected].

С нетерпением жду Вашего ответа. Спасибо за ваше внимание.

С уважением, Ваша подпись (печатное письмо)

Джоан Лау

Получить больше шаблонов и примеров

Ошеломлены все шаги, связанные с форматированием переписки делового письма? Шаблон может помочь. Шаблоны писем Microsoft доступны для бесплатной загрузки для пользователей Microsoft Word или доступны в вашей программе Word, чтобы использовать их для создания различных деловых и рабочих писем.

Если вы не знаете, что написать текст делового письма, ознакомьтесь с этими примерами писем о поиске работы и трудоустройстве.