Ты имел меня на Hello: правильный телефонный этикет

Правда в том, что, хотя это не ракетостроение, надлежащий телефонный этикет в рабочей обстановке включает в себя чуть больше, чем способность произносить приветствие. Поскольку это может быть ваша начальная точка контакта с клиентом, клиентом или даже вашим работодателем, это ваша возможность произвести хорошее первое впечатление или плохое. Вот несколько советов, которым вы должны следовать при использовании телефона на работе:

Ласточка первая

Другими словами, ваш рот должен быть незанятым при звонке или ответе на звонок. Вы хотите иметь возможность говорить ясно, а это невозможно, если вы жуете или глотаете.

Имя и ранг, пожалуйста

Когда вам звонят на работу, вы должны указать себя, свою компанию и отдел, если это применимо. Если звонящий был переведен вам с основной линии компании, вы можете указать только свое имя и отдел. Человек, который первоначально ответил на звонок, скорее всего, назвал название компании. Когда вы звоните, идентифицируйте себя таким же образом, прежде чем просить человека, с которым вы пытаетесь связаться.

Манеры имеют значение

Всегда будьте вежливы, независимо от того, кто находится на другом конце линии. Говорите ли вы с администратором или президентом компании, никогда не забывайте говорить, пожалуйста, и благодарить вас. Помимо того, что все заслуживают уважения, человек, который отвечает на ваш звонок, может убедиться, что с ним поступят должным образом.

фокус

Хотя всем нам нравится многозадачность (или попытка) воздерживаться от участия в других делах, пока вы разговариваете по телефону. Вы должны уделять внимание тому, с кем разговариваете, вашему вниманию. Ваша электронная почта, социальные сети и игры могут подождать.

Теперь держись

Прежде всего, вы должны избегать всех других разговоров, пока вы разговариваете по телефону. Реальность иногда мешает. Возможно, вам придется поговорить с кем-то, кто входит в ваш офис или кабинет или отвечает на другой звонок. Извините себя, а затем ограничьте ваш второй разговор всего несколькими секундами. Не оставляйте кого-то в ожидании на неопределенный срок. Если вы не можете быстро заняться другим вопросом, но с этим нужно немедленно разобраться, вместо того, чтобы поставить человека, с которым вы разговаривали, на удержание, спросите, можете ли вы перезвонить в удобное для нее время.

Не позволяйте своему абоненту потеряться в системе

Есть моменты, когда вы не сможете помочь человеку на другом конце линии, и вам придется передать его кому-то, кто может. Когда вы это сделаете, убедитесь, что он знает, кому вы переводите вызов и почему. Сообщите ему, что делать, если звонок не проходит или если человек, которому вы его отправляете, отсутствует или не может помочь.

Храните сообщения короткими и сладкими

Когда вы оставляете сообщение голосовой почты для кого-то, говорите медленно и четко, особенно когда вы указываете свое имя и номер телефона. Слишком много людей оставляют очень длинные и бессвязные сообщения только для быстрого бормотания своих имен и номеров в конце, что оставляет получателя неспособным ответить на звонок.

Один раз достаточно

Если вы оставляете сообщение, а человек, которому вы его оставили, не сразу к вам возвращается, возможно, потому что она не может в данный момент. Нет необходимости звонить снова и снова. Если это неотложный вопрос, вы можете попробовать позвонить на следующий день снова или получить электронное письмо с сообщением, что вы также оставили голосовую почту.

Слушай первым

Прослушайте голосовое сообщение, которое вы получили полностью, прежде чем ответить на телефонный звонок. Вы можете узнать, что даже не нужно перезванивать (вау, какая экономия времени) или что вам нужно сначала что-то позаботиться. Например, звонящему может потребоваться информация, которую вы можете получить, когда вернетесь к ней.