Способы свести к минимуму время работников на работе

Самый простой вариант для любого менеджера - обвинить своих сотрудников в том, что они тратят время на работу из-за плохого управления временем, что приводит к проскальзыванию и несоблюдению сроков. Это приводит к плохому обслуживанию клиентов, напряженным внутренним отношениям и, в конечном итоге, к потере бизнеса.

Если его не остановить, это может стать кошмаром для сотрудников отдела кадров, которые затем перегружены проблемами с производительностью и дисциплинарными вопросами, превышают нормальную текучесть кадров и постоянно набирают сотрудников для заполнения вакансий. Вот почему так важно сначала понять, почему сотрудники тратят время, а затем предпринимают правильные действия, чтобы не допустить этого в будущем.

Где сотрудники тратят больше всего времени

В параллельных опросах, проведенных Salary.com в 2012 и 2013 годах - самые последние доступные данные - относительно потерянного времени на работе, было обнаружено следующее:

• От 64% (в 2012 году) до 70% (в 2013 году) респондентов признали, что ежедневно тратили время на работу. Потраченное время варьировалось от 30 минут до нескольких часов каждый день.
• Наибольшими затратами времени были: 43% разговаривали с коллегами, 34% - онлайн, а по 4% - текстовые сообщения и личные звонки.
• Наиболее существенные причины, по которым работники объясняют, почему они тратят время, были: 35 процентов не были достаточно трудными, 32 процента чувствовали, что нет стимула работать больше, 30 процентов не получали удовлетворения от того, что они делают, а 23 процента просто скучали,

Причины, по которым сотрудники тратят время на работу

В опросах 2012 и 2013 годов сотрудники определили, что слишком много встреч являются самой большой тратой времени на рабочем месте. Другие интересные ответы на вопрос об опросе «Что больше всего отвлекает на вашем рабочем месте?»:

• Неэффективные сотрудники: 17 процентов
• Другие сотрудники: 17 процентов
• Офисная политика: 13 процентов
• Занятая работа: 13 процентов
• Другое: 11 процентов
• И наконец: мой босс: 8 процентов

Обвинение ваших сотрудников может быть самым простым способом объяснить трату времени. Это проще, но гораздо менее продуктивно в долгосрочной перспективе, поэтому большему количеству команд необходимо искать источник неудовлетворенности своих сотрудников.

Оптимизация начинается с лидерской команды

Эффективный лидер настолько же хорош, насколько и команда, которую он развивает (правильно тренирует) и ведет (ставит ожидания и цели). Если лидер не эффективен, команда не будет работать хорошо на постоянной основе.

Неудивительно, что при опросе относительно того, почему они тратят время, недовольные сотрудники дают ответы, такие как «недостаточно вызов», «нет стимула работать усерднее» или «не хватает удовлетворенности работой». Лидерам платят за достижение результатов совместными усилиями члены их команды. Когда лидер плохо справляется с управлением, команда решает, что им делать, и когда им хочется это делать.

Отбрасывание рабочего времени на работе

Решение проблемы потери времени начинается с момента найма. Если у лидера нет четкого представления о том, куда он хочет взять свою организацию в будущем, тогда он не сможет нанять нужных людей. Многие крупные компании имеют четкие методы предоставления руководству сотрудников, чтобы максимизировать производительность.

Члены команды нуждаются в четких ожиданиях:

После того, как сотрудники будут наняты, убедитесь, что каждый из членов вашей команды знает, что конкретно он должен делать и как и когда он должен это делать. Самое главное, каждый член команды должен понимать, почему он делает то, что он делает. Им нужно знать, как то, что они делают, вписывается в видение, которое вы создаете.

Когда люди видят, как то, что они делают, способствуют общим усилиям, им легче сплотиться вокруг причины и увидеть свою цель. Команды, у которых есть цель и которые воспринимают свой вклад в эту цель, не отвлекаются и не тратят время на работу.

Установить, сообщить и измерить ожидания производительности:

Лидер должен осознать, как устанавливать и сообщать реалистичные ожидания в отношении эффективности того, что должно быть сделано. Это должно происходить таким образом, чтобы руководитель и сотрудники имели общую картину того, что составляет желаемый результат.

Следите за тем, чтобы члены команды отвечали за достижение поставленных целей:

После того, как настроен и сообщен, лидер должен выполнить команду и взять на себя ответственность за выполнение этих ожиданий. Если сотрудники знают, что их производительность измеряется объективно, последовательно и конструктивно, они с меньшей вероятностью будут терять время и тратить время.

Примите эти три основные меры, и вы значительно сократите время, которое ваши сотрудники тратят на работу.