Планирование проекта с помощью основных инструментов управления проектами

Наш мир работы все больше становится миром проектов. Проекты - это то, как мы разрабатываем новые продукты, реализуем стратегические инициативы и делаем все новое в организации.

По определению, проекты являются временными и уникальными инициативами, в отличие от обычной операционной деятельности. В то время как многие фирмы полагаются на обученных, сертифицированных менеджеров проектов для руководства своими инициативами, навыки проекта все чаще требуются для всех профессионалов. Эта статья предлагает введение в планирование проекта для любого специалиста, заинтересованного во внедрении методов, которые так хорошо работают для профессиональных менеджеров проектов.

Потратьте время, чтобы действительно определить и спланировать свой проект

Руководители проектов понимают, что значительная часть общей продолжительности проекта тратится на планирование. Многие из нас имеют тенденцию спешить, чтобы начать работу, что в мире проектов похоже на пропуск прочтения инструкций для того нового предмета мебели, который вы приобрели у одного из тех розничных продавцов, которые «собирают сами». Скорее всего, спешка, чтобы сделать работу без чтения инструкций создаст некоторые серьезные проблемы в какой-то момент в вашем начинании.

Вместо того, чтобы торопиться с работой, важно решить несколько важных вопросов:

1. Что именно вы создаете? Будьте максимально конкретны.
2. Когда он должен быть завершен?
3. К каким ресурсам (персонал, оборудование и бюджет) у вас есть доступ для завершения проекта?

Вышеприведенные три пункта являются фундаментальными компонентами оператора области видимости. Каждый руководитель проекта работает, чтобы уточнить сферу деятельности до начала работы.

Инициатива Праздничная вечеринка компании

Пример заявления об объеме для праздничного праздника компании может выглядеть следующим образом:

Наша цель состоит в том, чтобы спланировать и провести праздничный корпоративный праздник для 100 сотрудников и других значимых сотрудников до конца декабря по цене не более 10 000 долларов США. Наше планирование и координация будет состоять из 4 членов комитета под надзором генерального директора.Вечеринка будет включать в себя открытый бар, блюдо с гальваническим покрытием, десерт и развлечения.

Просто потратьте время на то, чтобы составить это простое, но важное заявление, которое дает мощное руководство для команды, вовлеченной в проект. Все понимают природу проекта, сроки, ресурсы и бюджет.

Разбейте область на отдельные блоки работы

Менеджеры проектов создают так называемую структуру разбивки работ, чтобы описать в понятных и действенных терминах всю работу над проектом, которая должна быть выполнена кем-то в определенный период времени. В вашей ситуации разбивка работы может включать:

• Определите местоположение.
• Подтвердите наличие комнаты и заприте ее залогом.
• Выберите варианты еды.
• Подтвердите панель и ее значение.
• Определите варианты десерта.
• Создавайте и распространяйте приглашения с выбором блюд.
• Завершите выбор блюд на основе возвращенных приглашений.
• Определитесь с типом развлечений.
• Просмотрите параметры для развлечения и выберите.
• Подтвердите настройку столовой.
• Покупка столовых подарков для гостей.
• Координировать и доставить событие.

Менеджеры проектов разработали бы эту разбивку работы проекта без учета ресурсов или сроков, но больше в формате мозгового штурма. Как только вся работа, необходимая для достижения масштаба проекта, была определена, пришло время привести ее в порядок, распределить обязанности и запросить оценки времени и затрат у членов вашей команды.

Создание плана проекта из разбивки работ

После завершения простой разбивки работ, указанной на предыдущей странице, вы должны:

• Подтвердите, что все основные элементы для достижения масштаба проекта были определены.
• Подтвердите, кто будет обрабатывать какие рабочие элементы, и создайте матрицу ответственности с изложением основных рабочих задач ответственной стороны.
• Попросите каждого члена команды проанализировать свои задачи, определить смету времени и затрат, отметить сроки, обобщить потребности в ресурсах и убедиться, что они тщательно оценили работу, за которую они должны отвечать.

После того, как вышеупомянутые шаги были выполнены, команда проекта должна работать вместе, чтобы упорядочить события в правильном порядке, отмечая любые конфликты для ресурсов или потенциальные проблемы планирования. Менеджер проекта завершил бы этот шаг, разработав схему сети, рассчитав критический путь и затем планируя ресурсы, часто с помощью компьютерного программного обеспечения.

Для вашего небольшого проекта, использующего неформальные методы, простой подход типа пост-итоговой ноты для размещения элементов в последовательности может быть всем необходимым. Этот процесс позволит вам составить полную картину этапов и сроков планирования и проведения отличной праздничной вечеринки!

Пусть работа начнется

Теперь, когда вы потратили время на то, чтобы правильно охватить проект, определить основные задачи, упорядочить задачи и оценить время и ресурсы, вы готовы заставить команду работать над выполнением возложенных на них обязанностей. Ваша роль неформального менеджера проекта заключается в том, чтобы контролировать работу, поддерживать членов команды и помогать выявлять и решать проблемы по мере их возникновения. Хороший руководитель проекта регулярно встречается с членами команды для оценки прогресса, выявления и определения возникающих рисков.

Суть

Те же самые подходы, изложенные выше, могут быть применены к любой ситуации проекта в вашем отделе или подразделении. Разработайте четкие рамки, определите работу, распределите ресурсы, разработайте оценки и график, а затем контролируйте и контролируйте работу. Ваши практики будут признаны и оценены профессиональными менеджерами проектов на вашем рабочем месте, и ваши результаты будут намного лучше, чем просто прыгнуть в работу, не продумав ее до конца.