Важность документации в людских ресурсах

Документация - это письменная и сохраненная запись трудовых событий. Эти записи состоят из правительственных и юридически обязательных элементов, документов, требуемых политикой и практикой компании, документов, предлагаемых лучшими методами работы с персоналом, а также формального и неформального учета событий занятости.

Документация о трудоустройстве

Документация работника - это письменный отчет о его или ее действиях, обсуждениях, инцидентах, связанных с коучингом, свидетелями нарушений политики, дисциплинарными мерами, положительным вкладом, вознаграждением и признанием, расследованиями, неспособностью выполнить требования и цели, оценкой эффективности и многим другим.

Ведение этих записей позволяет работодателю и работнику сохранять письменную историю событий и обсуждений, которые произошли вокруг определенного события. Документация о трудовых отношениях содержит письменный отчет, который может быть необходим для поддержки таких действий, как продвижение по службе, повышение заработной платы и дисциплинарные меры, включая увольнение.

Документация о сотрудниках, когда это необходимо, обычно бывает как положительной, так и отрицательной. Это факт, а не осуждение. Он описывает события по мере их возникновения, не основываясь на мнениях и взглядах зрителя о событии. Документация также описывает действия, которые были предприняты в известных случаях, таких как официальное признание сотрудника или принятие дисциплинарных мер.

Помните, что вам нужно создавать документацию как можно ближе к тому моменту, когда произошел инцидент, чтобы записи были своевременными, подробными и точными.

В ходе судебного разбирательства документация о прошлой работе сотрудника часто имеет решающее значение для результата, который работодатель испытывает на мероприятии. Цель состоит в том, чтобы представить объективную картину работы сотрудника, не фокусируясь исключительно на негативных событиях.

Типы документации

Политики, процедуры, справочник сотрудника и планы развития производительности также являются формами документации, в которой фиксируются ожидаемое поведение сотрудника и требования к рабочему месту для поддержания упорядоченного и справедливого рабочего места, на котором сотрудники знают, чего от них ожидают.

Записи также представляют собой письменные заявления обвиняемого, обвинителя и свидетелей враждебных событий на рабочем месте, которые связаны с проступками сотрудников, такими как сексуальные домогательства.

Эта документация также включает постоянные записи, такие как подписанное заявление о приеме на работу, письменные справки о приеме на работу, материалы заявления, такие как резюме и сопроводительные письма, и проверки данных. Помимо документации о сотрудниках, также хранятся другие документы, такие как форма I-9 (которая подтверждает право сотрудника на работу в США), а также медицинские записи, записи FMLA и т. Д.

Документация также может быть неформальной, как в записи менеджера о его или ее беседах с сотрудником в течение года. Важно, чтобы руководители хранили эту документацию для всех своих сотрудников, отвечающих за отчетность. Ни один сотрудник не должен быть выделен из-за производительности. Это может быть истолковано как дискриминация на более позднем этапе.

Документация может быть формальной и храниться в личном деле сотрудника. Ожидается, что сотрудники подпишут эту документацию, чтобы подтвердить, что они получили копию, и полностью изучили ее содержимое. Примечание: подпись не означает согласие с утверждениями в документации.

Использование Документации

Также рекомендуется документировать критические инциденты, как положительные, так и отрицательные, чтобы у менеджеров был отчет об эффективности работы сотрудников за определенный период времени.

Организации могут использовать документацию, которую они хранят, другими способами. Они могут включать в себя процедуры, рабочие инструкции и инструкции по программному обеспечению, чтобы назвать некоторые из них, но для целей работы с человеческими ресурсами это обычное использование документации. В следующем разделе приведены инструкции о том, как правильно документировать.

Образцы рабочей документации

Документация о работе сотрудника позволит вам дисциплинировать, увольнять или справедливо продвигать, поощрять и признавать сотрудников. Без документации обоснование любого из этих действий является трудным и потенциально рискованным для работодателя.

Работодатель должен избегать любых возможных обвинений в дискриминационном обращении с работниками. Несмотря на все законности, хорошие работодатели хотят создать рабочую среду, которая была бы справедливой, последовательной и поддерживала бы цели сотрудников и карьерные планы.

Эта среда поддерживается профессиональной документацией менеджера о работе сотрудников - как хвалебное поведение, так и действия, требующие исправления или улучшения. Как их документировать, подробно обсуждалось ранее. Следующие ситуации дают вам больше примеров соответствующей документации.

Документирование опозданий и прогулов

Неправильно:

Марк обычно опаздывает на работу. Марк пропускает слишком много работы.

Правильно:

1 апреля: Марк вызвал больных и пропустил восемь часов работы.

4 апреля. Марк прибыл на работу в 10 часов утра, на два часа позже запланированного времени.

6 апреля: Марк назначил встречу с врачом, а затем остался дома, чтобы установить новую печь.

12 апреля: Марк вызвал больных и пропустил восемь часов работы.

Документирование производительности

Неправильно:

Мария ненадежна. Она почти никогда не делает то, что обещала.

Правильно:

2 мая. Мэри пообещала, что первый черновой вариант предложения будет доступен для рассмотрения на сегодняшнем еженедельном собрании. Мэри не представила проект документа, как ожидалось. Сказала, что она была слишком занята, и люди, чья помощь ей ​​нужна, не вернулись с ней.

Менеджер ответил: Какая помощь вам понадобилась? Информация? Кто не получил обратно к вам и что вам нужно от них?

Карлу и Майклу нужно было сообщить Мэри об их успехах.

Что делает вас настолько занятым, что у вас не было времени выполнить свое обязательство? Делает слишком много обязательств с ограниченными часами, чтобы выполнить их.

Что я могу сделать, чтобы помочь вам?

Когда вы сделаете проект документа доступным для рассмотрения?

Эти примеры предоставляют обзор того, как выглядит эффективная документация по сравнению с документацией, которая написана неправильно. Следуйте этим советам, чтобы эффективно и юридически документировать политики, производительность и события на своем рабочем месте.

отказ

Предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантирует ее точность и законность. Сайт читают мировая аудитория, и законы и положения о занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Пожалуйста, обратитесь за юридической помощью или помощью к государственным, федеральным или международным правительственным ресурсам, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения правильны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.