Роли и обязанности руководителя встречи

Руководитель собрания - это сотрудник, который отвечает за планирование, организацию, управление деталями и приглашение участников на собрание. Это сотрудник, который отвечает и отвечает за ход самой встречи. Они принимают меры до, во время и после собрания, чтобы убедиться, что собрание успешно достигает своих целей.

Кто ведет собрание?

Лидер встречи - ключ к успеху встреч и команд. Сотрудник, который выступает в качестве руководителя встречи, является критически важным. На некоторых собраниях лидером является руководитель отдела, руководитель группы или лицо, назначенное высшим руководством для руководства инициативой. Эти сотрудники были выбраны за их руководящую роль из-за их воспринимаемых навыков в качестве менеджера или лидера.

В других случаях работник может стать лидером естественным образом. Эти лидеры являются сотрудниками, которых другие сотрудники уважают и уважают. В других случаях команда может принять решение о смене лидерской роли среди всех членов. Это позволяет всем членам команды продолжать развивать свои навыки в качестве руководителей собраний и в целом создавать успешные собрания.

Обязанности руководителя собрания

Ниже приведены основные обязанности руководителя встречи.

• Определяет цель, задачу или цель, которая должна быть достигнута. Это часто является назначением или частью должностной инструкции руководителя.
• Решает, является ли встреча наилучшим из возможных методов для достижения цели или задачи или достижения желаемого результата. Ответьте на вопрос: нужна ли встреча?
• Определяет, кому нужно помочь спланировать встречу.
• С командой или в качестве лидера, принимает решение о повестке дня встречи. (В текущих собраниях эта задача выполняется в конце текущей встречи.)
• Определяет дату, время и местоположение наиболее часто, используя общий организационный календарь.

• Объединяет предварительную работу встречи, такую ​​как чтение, финансовая информация, история, протоколы встреч соответствующей команды и так далее.
• Приглашает участников и распределяет задания и предварительную работу, предоставляя как можно больше времени, чтобы участники были подготовлены к встрече.
• Гарантирует, что на собрании есть регистратор или ведущий, который документирует слушания и любые обязательства, действия или решения. Назначает хронометриста, когда это необходимо для упорядоченного проведения собрания.
• Может использовать ледокол для разогрева участников и создания обстановки, в которой участникам встречи будет удобно общаться друг с другом и обмениваться идеями и информацией.

• Прибывает рано и руководит собранием, держа его на задании, на ходу и вовлекая всех участников, чтобы каждый чувствовал, что их присутствие было существенным на собрании. Это гарантирует их участие в следующей встрече
• Приправить встречу компании, чтобы участники не чувствовали себя скучно и скучно. Будь то ледоколы, юмор или забавные примеры, ни одна встреча не должна закончиться без смеха.
• Гарантирует, что следующие шаги и элементы действий назначены и обработаны.
• Подводит итоги встречи и планирует повестку дня следующей встречи.

• В перерывах между встречами проводите встречи с участниками, чтобы удостовериться, что действия выполняются, и предложить помощь и / или ресурсы, если у волонтера возникают проблемы.

Дополнительные роли лидера

Руководитель собрания берет на себя эти обязанности, но также выполняет функции, связанные с коммуникацией, отчетностью и работой товарища по команде.

Каждый член команды или собрания, который является межфункциональным, обязан информировать свой отдел или функцию о деятельности и ходе встречи или действующей команды. Они также несут ответственность за получение информации от коллег, которых нет в команде или на собрании. Не каждый сотрудник может посещать каждую встречу.

Лидер несет дополнительную ответственность за то, чтобы держать старших менеджеров вовлеченными и информированными посредством эффективного общения и обратной связи. Привлечение к ответственности сотрудников за пределами группы или собрания, особенно руководителей организации, гарантирует, что группа или собрание успешно разрабатывают, внедряют и интегрируют свои решения или идеи.

Если участник собрания неэффективно выступает на собрании, руководитель несет ответственность за исправление поведения с помощью эффективных приемов лидера собрания во время собрания и эффективного обучения за пределами собрания. Участник собрания, который монополизирует собрание с его или ее мнением или критикует других членов за их мнение, должен быть исправлен, прежде чем человек саботирует успех встречи.

Эти действия необходимы до тех пор, пока участники собрания не достигнут уровня комфорта и зрелости, который позволяет им помогать лидеру, напоминая о себе, когда разворачиваются неэффективные события, а недееспособные члены прерывают прогресс.

Эффективный руководитель собрания не гарантирует успешной работы проекта или команды, но он или она является ключевым фактором, способствующим успеху проектов, отделов, собраний или команд.

Протоколы заседаний являются эффективным вкладом в успешные совещания, когда протоколы правильно составлены и своевременно распространены.