12 вещей, которые HR должен учитывать при работе с семейным отпуском

Платные или нет, 80% родителей берут отпуск по семейным обстоятельствам после рождения ребенка. Поэтому, пока работники, которые скоро станут родителями, занимаются рисованием детских комнат и чтением «Чего ожидать, когда вы ожидаете», вы можете начать планировать отпуск по семейным обстоятельствам.

Когда дело доходит до отпуска по семейным обстоятельствам, отдел кадров должен охватывать множество оснований. По закону вы обязаны делать некоторые вещи, в то время как вы должны делать другие, чтобы продолжать работу и заботиться о сотрудниках, которые являются новыми родителями. Ваш семейный контрольный список должен учитывать эти двенадцать пунктов.

Знайте правила о семейном отпуске

Соединенные Штаты являются одной из единственных стран в мире, которым не требуется оплачиваемый отпуск по беременности и родам или отцовству, но Закон о семейном медицинском отпуске (FMLA) требует, чтобы вы предоставили 12-недельный неоплачиваемый отпуск соответствующим работникам.

Понять этот закон и то, что сотрудники имеют право на получение. Например, сотрудники не обязаны брать все 12 недель одним чанком - они могут время от времени.

Мамы по рождению, партнеры и усыновители имеют право (при условии, что они соответствуют критериям). Познакомьтесь с этим законом, а также с любыми другими законами в вашем штате. Больше законов о занятости принимаются регулярно, поэтому стоит знать о законах в вашей юрисдикции.

Написать официальную политику о семейном отпуске

Документируйте политику компании в отношении отпуска по семейным обстоятельствам. Да, соблюдайте законы, но ваша компания может решить другие вопросы. Рассмотрите эти варианты, когда вы думаете о семейном отпуске.

• Будете ли вы предлагать оплачиваемый отпуск для семейного отпуска? Это не требуется федеральным законом, но для этого есть много преимуществ. Google увеличил удержание молодых мам на 50%, просто предложив немного больше оплачиваемого отпуска. Если вы предлагаете оплачиваемый отпуск, конкретно укажите, сколько времени предлагается и какие сотрудники имеют право. Например, сотрудники, работающие полный рабочий день, получают x сумму, а сотрудники, работающие неполный рабочий день, не имеют права.
• Будет ли оплачиваемый отпуск по семейному отпуску работать одновременно со временем FMLA? Если сотрудники получают двухнедельный оплачиваемый отпуск, решите, будет ли это время работать отдельно или одновременно со временем FMLA. Если это работает отдельно, сотрудники могут потенциально взять 14 недель отдыха. Если он работает одновременно, вы должны просто заплатить сотруднику в течение двух из 12 недель, на которые он имеет право через FMLA.

• Будет ли у вас универсальный план отпуска по семье? Если вы предлагаете сотрудникам оплачиваемый перерыв, решите, получит ли каждый родитель одинаковое количество свободного времени или будут ли они применяться по-разному. Например, должны ли родившиеся матери получать две недели оплачиваемого отпуска, а приемные родители или партнеры, не рожающие ребенка, получают одну неделю оплачиваемого? Это зависит от компании, но запишите политику отпусков по семейным обстоятельствам, чтобы подобные ситуации рассматривались последовательно.

Координировать работу для семейного отпуска

Удостоверьтесь, что менеджеры работают с работниками заблаговременно до отпуска по семейным обстоятельствам, чтобы координировать работу, пока работника нет. Получите все детали, ясно, чтобы их электронные письма были направлены коллеге (при необходимости).

Это уменьшит нагрузку на коллег и устранит потенциальные узкие места. Менеджеры могут работать со своей командой для перекрестного обучения обязанностей, что полезно не только для семейного отпуска, но и при потере работника по другим причинам.

Помните о конфиденциальности сотрудников о семейном отпуске

Не каждый хочет, чтобы вся компания знала, что они ожидают или родили ребенка. И на самом деле, отдел кадров не обязан даже сообщать менеджерам, в частности, почему сотрудник отсутствует в FMLA (хотя они, вероятно, будут знать, почему явно беременная сотрудница внезапно ушла на несколько недель).

Подумайте, насколько открыто сотрудник обсуждал беременность с коллегами и действуйте с уважением. Если сотрудник хочет разослать фотографии новорожденного на социальный сайт компании, в Facebook или по электронной почте, замечательно. Но вы не должен этого делать.

Сделать преимущества доступными

Преимущества важны во время беременности и родов, а их отсутствие или путаница в них порождают стресс для работников. Почти все сотрудники хотят, чтобы преимущества общения были адаптированы к жизненным событиям. В то время как потребности в здоровье невозможно предсказать, их, безусловно, легче предвидеть, когда кто-то ожидает ребенка.

Это тонкая линия, но нужно оказывать как можно больше помощи, не нарушая при этом конфиденциальность информации сотрудника. Например, неуместно сообщать беременной сотруднице, что у вашего поставщика медицинских услуг есть горячая линия поддержки медсестер, если они специально не спросят.

Вы не знаете, какой выбор они сделают для своего ребенка, но вы все равно можете помочь, напомнив им, что Программа помощи сотрудникам (EAP) располагает хорошими ресурсами поддержки.

Иметь защищенную систему в Интернете, где сотрудники могут получить доступ к сведениям о льготах или предоставить сотрудникам копии соответствующих документов. По возможности, направляйте сотрудников в места, где они могут исследовать и находить ответы. Это приводит к меньшему количеству работы для вас и дает им возможность самостоятельно ориентироваться и изучать преимущества, при этом соблюдая их конфиденциальность.

Обеспечить гибкость

Люди хотят гибкости, но проводят необходимые линии.новый титул родителя не позволяет работникам, занятым полный рабочий день, работать только 25 часов в неделю. Вероятно, сотрудникам не следует постоянно приводить своего нового ребенка на работу. Вероятно, это не так уж и сложно, если Эрика прибудет в 9:15 утра, когда выяснит график отъезда в детский сад.

Гибкость может помочь сотрудникам приспособиться к своей новой ответственности. У сотрудников должна быть команда людей, которые поддерживают их на работе, и гибкие часы работы иллюстрируют вашу поддержку.

Некоторые компании считают взаимовыгодным позволить сотрудникам постепенно возвращаться к работе. Разрешение сотрудникам возвращаться на неполный рабочий день в течение нескольких недель после семейного отпуска дает им возможность приносить деньги, не перегружаясь работой. Это также облегчает бремя отсутствия сотрудника вне офиса.

Если сотрудники используют все свое время FMLA, но для восстановления все еще требуется немного больше времени, попробуйте продлить его с неоплачиваемым отпуском. Если сотрудники не имеют права на получение FMLA (и, по словам сторонников оплачиваемого отпуска по уходу за ребенком, 40% сотрудников США этого не делают), все равно попытайтесь их устроить.

Создать план действий в чрезвычайных ситуациях

Гибкость может также принести пользу компании, если изменение должности запрашивается до или после того, как сотрудник уходит в отпуск по уходу за ребенком. Например, родитель может захотеть сократить часы или переключить часть (или все) своего рабочего времени на дистанционный доступ, чтобы остаться дома со своим новым ребенком.

От вас только по закону требуется восстановить равную оплату, льготы и престиж сотруднику, возвращающемуся из FMLA, но сотрудники могут работать более эффективно, если будут сделаны дополнительные корректировки.

Не все компании могут позволить себе внести эти изменения, но иногда возможны договоренности. Некоторые родители хотят изменить свой рабочий план после рождения и могут полностью исключить работу из своего плана. И не думайте, что только родители-женщины решат оставить рабочую силу позади.

Подумайте об изменениях в выплатах сотрудникам

При всех волнениях, связанных с рождением ребенка, сотрудники могут забыть, что новая связка радости также является новой зависимостью, которую они должны добавить в свои планы медицинского страхования. Напомните сотрудникам даты и окна, где они могут и должны изменить свои льготы на выборах.

Другие изменения, которые следует учитывать, касаются увольнения сотрудников. Во время неоплачиваемого отпуска в FMLA сотрудники не будут получать зарплату. Как они будут оплачивать свои страховые взносы?

Вам необходимо принять решение по ряду других вопросов политики для руководства и реализации вашего сотрудника.

• Решите, будут ли сотрудники продолжать накапливать свободное время во время отпуска. Если они не начисляются, примите это во внимание при расчете выходного дня или скорректируйте этот отпуск в программном обеспечении компании, работающем в нерабочее время.
• Если сотрудники не вернутся после рождения, обналичьте время отпуска на окончательной зарплате, если это предусмотрено политикой компании в отношении отпусков.
• Ознакомьтесь с политикой отпуска, чтобы определить, могут ли сотрудники добавлять начисленные отпуска в отпуск по уходу за ребенком или время FMLA, которое они уже берут.

Все эти детали должны быть включены в ваши политики свободного времени. Если это не так, добавьте их, чтобы к каждому сотруднику относились одинаково.

Будь чувствительным

Иногда рождение ребенка не является праздничным событием в жизни людей. Случаются незапланированные беременности. Поздние выкидыши и младенческая смертность разрушительны. Работник может принять решение о размещении своего ребенка для усыновления или прерывания беременности. Подходите к любой из этих ситуаций с чувствительностью и уважением.

Работайте с сотрудником и менеджером сотрудника, чтобы деликатно справиться с переходом на работу. Кроме того, рассмотрим некоторые ситуации (например, выкидыши) в политике компании по тяжелой утрате.

Мучительные жизненные события трудны для сотрудников, но также трудны для людей на работе, которые заботятся о них. Подумайте о том, как компания может конфиденциально (и в частном порядке) справиться с этими ситуациями заранее.

праздновать

Небольшой, приятный жест от организации напомнит сотрудникам, что у них есть команда коллег, поддерживающих их в офисе. Подождите несколько дней после родов, чтобы убедиться, что все идет хорошо, а затем отправьте цветы, открытку или подарок. Подумайте, что ценит этот сотрудник, и постарайтесь индивидуализировать этот жест.

Подумайте о размещении после ребенка

Для многих компаний родительские пособия не заканчиваются, когда отпуск по семейным обстоятельствам заканчивается. Подумайте, какое жилье сотрудникам понадобится или оцените. Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует, чтобы компании предоставляли кормящим матерям время перерыва и где-то в частном порядке для сцеживания грудного молока.

Работающим родителям, не имеющим партнера по дому, вероятно, также понадобится уход за детьми, что считается самой большой статьей бюджета для американских семей. В среднем американские семьи тратят на уход за детьми 9 589 долларов в год, а на воспитателя на дому - 28 353 доллара.

Рассмотрим дополнительные льготы для сотрудников

Подумайте о создании какого-либо вида пособия по уходу за ребенком для сотрудников, такого как субсидирование расходов или даже предоставление услуг по уходу за ребенком на месте или рядом с работой. Восемьдесят три процента сотрудников, которые имеют пособия по уходу за ребенком, говорят, что это помогает им снизить стресс и улучшить баланс между работой и личной жизнью.

Когда дело доходит до пособий по уходу за ребенком, сотрудники будут ценить помощь, и единственным ограничением является то, насколько творчески вы можете приблизиться к пособию (и что компания может себе позволить и приспособить).

Помогите сотрудникам иметь спокойный, а не стрессовый отпуск по семейным обстоятельствам, обеспечивая надлежащее обслуживание бизнеса как во время их отсутствия, так и после их возвращения.

Следуйте правилам и установите руководящие принципы, чтобы обеспечить соблюдение и справедливое отношение ко всем сотрудникам, которые берут отпуск по семейным обстоятельствам.

Большие изменения в жизни сотрудников волнуют и переходят для всех. С небольшим планированием вы можете легко перемещаться по семейным отпускам.

--------------------------------------------------

Келси Дэвис - бренд-журналист и защитник высокопрофессиональных HR-специалистов. Она исследует, анализирует и пишет, чтобы поощрить HR максимально использовать свои инициативы.