Список канцелярских навыков и примеры

Делопроизводство обеспечивает бесперебойную работу офиса. Он включает повседневные административные задачи офиса, такие как автоответчик, планирование встреч, отправка факсов и подача документов.

Канцелярские / административные навыки полезны практически всем, кто работает в офисе. Большинству сотрудников требуется хотя бы некоторая конторская работа, поэтому эти навыки могут пригодиться независимо от того, какое у вас официальное должностное звание. Офисные клерки и секретари должны обладать особенно сильными канцелярскими навыками. Сотрудники на этих должностях выполняют большинство повседневных задач офиса.

Типы делопроизводства

Хотя некоторые люди используют эти должности взаимозаменяемо, офисные клерки и секретари отличаются от административных помощников. Административные помощники часто нуждаются в высшем образовании и получают больше обязанностей, включая ведущие проекты и иногда даже управление командами.

Напротив, клерки и секретари обычно не нуждаются в обширном образовании после получения высшего образования (хотя существуют программы высшего образования, которые сосредоточены на делопроизводстве и секретарской работе). Они управляют ежедневными операциями офиса, но обычно не имеют управленческих обязанностей.

Клерки и секретари работают в различных отраслях, включая финансы, бизнес, медицину, правительство, юриспруденцию и многое другое.Некоторые из этих должностей требуют определенных навыков. Тем не менее, есть базовые навыки, которые необходимы почти для каждой должности помощника канцелярского и административного персонала.

Ниже приведен список канцелярских навыков, которые работодатели ищут у кандидатов на работу. Включен подробный список пяти наиболее важных канцелярских навыков, а также дополнительные списки соответствующих административных навыков.

Как использовать списки навыков

Вы можете использовать эти списки навыков в процессе поиска работы. Важно использовать несколько из этих слов навыков в вашем резюме. Работодатели все чаще используют системы отслеживания кандидатов, чтобы оценивать и «оценивать» полученные ими резюме. Эти системы запрограммированы на поиск определенных ключевых слов, и поэтому резюме, которые включают их, с большей вероятностью будут выбраны для дальнейшего рассмотрения менеджерами по найму во время их второго раунда рассмотрения.

Во-вторых, вы можете использовать эти ключевые слова в сопроводительном письме. В тексте вашего письма попытайтесь упомянуть один или два из этих навыков и приведите конкретный пример времени, когда вы демонстрировали их на работе.

Наконец, вы можете использовать эти слова навыков в интервью. Убедитесь, что у вас есть хотя бы один пример на время, когда вы продемонстрировали каждый из пяти лучших навыков, перечисленных здесь.

Конечно, каждая работа потребует различных навыков и опыта, поэтому убедитесь, что вы внимательно прочитали описание работы и сосредоточились на навыках, перечисленных работодателем.

Кроме того, просмотрите другие наши списки навыков, перечисленные по профессиям и типам навыков.

Лучшие канцелярские навыки

Внимание к деталям

Канцелярская работа включает в себя уделение внимания повседневным деталям офиса, вещам, которые другие люди могут упускать из виду, например, ответы и отслеживание электронных писем, отслеживание встреч и многое другое. Клерк или секретарь должны уметь сосредоточиться на этих деталях и не позволять чему-либо проскользнуть сквозь трещины.

• аналитический
• Организация поездок
• Приоритезация
• Решение проблем
• аргументация
• Бухучет, ведение учета, делопроизводство
• Планирование встреч
• Typing

связь

Работники канцелярии должны обладать сильными письменными и устными навыками общения. Они обычно отвечают на телефонные звонки, пишут заметки, отправляют электронные письма и приветствуют клиентов и клиентов.

Поэтому они должны иметь возможность говорить и писать четко и эффективно. Они должны передавать информацию так, чтобы ее было легко понять.

• Отвечая на телефоны
• связь
• переписка
• Обслуживание клиентов
• Эл. адрес
• Отправка факсов
• Стойка регистрации
• Языковые навыки
• прослушивание
• Устное общение
• Вычитка
• Пишу

Навыки работы с компьютером

В наше время навыки работы с компьютером имеют решающее значение для любой работы конторского служащего. Клерки и секретари должны быть быстрыми и аккуратными машинистками. Они также, как правило, обязаны вводить данные, поэтому они должны быть знакомы с Excel и другим программным обеспечением для ввода данных. Они также должны быть знакомы с другими программами Microsoft Office, такими как Word и PowerPoint. Любые дополнительные навыки работы с компьютером, такие как умение проектировать или редактировать веб-страницы, будут рассматриваться как большой плюс.

• Ввод данных
• Управление данными
• Свободное владение базой данных
• Настольная издательская система
• Microsoft Office
• Офисные машины
• Обработка текста

Numeracy

Большая часть делопроизводства связана со счетом. Некоторые клерки в некоторой степени отвечают за бухгалтерию и / или бухгалтерский учет компании. Это требует навыков счета. Умение быстро рассчитывать суммы является положительным качеством для клерка или секретаря.

• бухгалтерский учет
• точность
• Billing
• счетоводство
• составление бюджета
• расходы
• Электронные таблицы
• Технология

организация

Клерки и секретари должны быть организованы. Они отвечают за обеспечение бесперебойной работы офиса. Это включает в себя отслеживание графика работодателя, ответы на электронные письма и телефонные звонки, а также ведение файлов. Все это требует много организационных навыков.

• Принятие решения
• Доставка почты
• эффективное
• подача
• управление
• Многозадачность
• надзор
• Фотокопирование и сортировка
• планирование
• Сортировка
• Тайм-менеджмент

Мягкие навыки

В дополнение к этим пяти лучшим канцелярским навыкам лучшие офисные работники также обладают мягкими навыками, которые часто являются врожденными чертами личности, а не приобретенными навыками. К ним относятся сильные навыки межличностного общения, командная работа, гибкость, надежность, креативность, адаптивность и креативность. Они являются важными характеристиками для офис-менеджеров, администраторов, личных помощников, офисных помощников и исполнительных помощников.