Как отвечать на вопросы сотрудников - Советы и стратегии встречи

Деловые встречи могут продолжаться бесконечно, если вы открываете слово, чтобы отвечать на вопросы сотрудников, если вы не устанавливаете параметры с самого начала и сохраняете контроль над полом. Поговорка «есть один в каждой толпе» хорошо применяется в контексте деловых встреч, так как недовольные сотрудники часто более охотно высказываются в групповой обстановке. Все, что нужно, - это один негативный комментарий или вопрос, чтобы другие присоединились к соглашению. Но обратное также может быть правдой: начать позитивный разговор и пригласить других присоединиться, и результатом может стать продуктивная встреча со всеми уходящими, чувствуя, что встреча стоила их времени.

Одна из самых больших жалоб на деловые встречи заключается в том, что они часто бывают ненужными и тратят драгоценное рабочее время. Убедитесь, что вы четко сформулировали цель своей встречи, заранее определили количество времени, которое вы посвятите встрече (а также любым открытым обсуждениям), а затем придерживайтесь тем встречи и запланированной продолжительности. Возможно, вы также захотите сделать встречи более интересными с помощью ледокола или разминки.

Вот стратегии для работы с сотрудниками, которые задают вопросы во время собраний, на которые вы не хотите отвечать сразу или которые вы не хотите решать в любой момент во время собрания.

Когда действовать сразу по вопросу

Если вопрос является своевременным и входит в задачу, и вы считаете, что он должен быть решен, ответьте на него немедленно, но кратко, а затем проследите, заявив, что вы ответите на дополнительные вопросы в конце собрания, если у вас будет время.

Поддержите ваше заявление о том, что вы переходите с языка тела. Посмотрите на свои заметки или поверните лицом к доске и т. Д. На мгновение нарушив зрительный контакт, вы показываете, что движетесь дальше. Если вы посмотрите на аудиторию (особенно с поднятыми бровями), возможно, вы посылаете сигнал, что оставляете место для новых вопросов.

Если аудитория негативна или враждебна, признайте их опасения, но только косвенно. Найдите минутку, чтобы объяснить, что вы понимаете и поделитесь своими проблемами, но если вы слишком далеко ушли от темы, ничего не получится. Предложите людям записать свои вопросы на будущее или договориться о встрече с вами наедине, где вы сможете обсудить их проблемы более подробно.

Ответ на один вопрос пригодится, потому что:

• Позволяет организатору обсуждать то, о чем они, возможно, не думали;
• Он посылает сообщение, что вы слушаете свою аудиторию;
• Ответив только на один вопрос, вы также отправляете сообщение о том, что вы по-прежнему контролируете собрание, но вам интересно, что думают участники.

Как тактически отложить вопрос

Если задаваемый вопрос будет рассмотрен позже на собрании, укажите: «Это хороший вопрос, и мы его вскоре рассмотрим».

Если задаваемый вопрос не по теме и не будет рассматриваться на собрании, дайте набор конкретных инструкций для решения. Если вы просто отказываетесь отвечать на вопрос или выносите суждение «это не является целью этой встречи», вы можете в конечном итоге отправить неправильное сообщение своим сотрудникам: руководству все равно.

Еще один способ отложить рассмотрение вопросов, о которых не будет сказано на собрании, - это попросить человека лично встретиться с вами (или другим соответствующим членом правления), чтобы обсудить его проблемы более подробно. Вы можете даже предложить (если это уместно), что вопрос достаточно важен, чтобы в будущем рассмотреть его на отдельном совещании.

Откладывание вопроса полезно, потому что:

• В повседневной рабочей обстановке сотрудники могут чувствовать себя слишком свободно, чтобы высказывать свое мнение, и могут контролировать встречу;
• Большинство рассерженных или недовольных сотрудников хотят, чтобы их услышали больше всего на свете. Если вы предоставите им удобную доску в нужное время и настройки, это поможет избежать небольших проблем, которые станут большими проблемами; а также
• Сотрудники нуждаются в хорошем руководстве и отвечают на него.Если руководство поддерживает справедливый и сбалансированный контроль, оно отправляет сотрудникам сообщение о том, что руководство слушает, но должно установить соответствующие границы.