Политика доступа к файлам персонала и ссылки на образцы

Все отделы кадров ведут большой учет. Закон требует, чтобы HR держал многих из них в течение определенных периодов времени. Сотрудники хорошо знают, что эти записи существуют (и у некоторых сложилось впечатление, что файл следует за ними от компании к компании, что не соответствует действительности).

Поскольку сотрудники знают, что эти записи существуют, они будут время от времени просматривать их, чтобы увидеть, что содержит файл.

Принимая решение о том, как предоставить сотруднику (и бывшему сотруднику доступ), помните о любых законах, применимых к вашему бизнесу. Во многих штатах есть законы, которые требуют, чтобы компания делала определенные части файла доступными для нынешних и бывших сотрудников. Проконсультируйтесь со своим адвокатом, чтобы убедиться, что ваша политика соответствует всем законам.

Например, федеральный закон требует, чтобы записи, связанные с Законом об инвалидах Америки, хранились отдельно от кадровой документации. Если ваша компания подчиняется HIPAA, убедитесь, что ваш медицинский учет также соответствует этому.

У вас может быть много свободы в том, что вы позволяете сотрудникам видеть в своих файлах. Но имейте в виду, что даже если вы решите, что сотрудник не может иметь доступ к определенной информации, такой как проверка справочников, в случае судебного иска эта информация будет обнаружена.

Поэтому попросите своих сотрудников вести точную запись и всегда соблюдать закон. Записи сотрудников не являются местом для внутренних шуток или фальшивых комментариев. Они не проходят хорошо в суде.

Как правило, наличие одного привратника для записей обеспечивает соблюдение процедур и их согласованность. Вы не хотите, чтобы один менеджер по персоналу позволял людям возвращать свои записи обратно на свои рабочие места, а другой вообще отказывал в доступе.

Требование, чтобы каждый прошел через единый источник, помогает поддерживать последовательность и законность. Законы, касающиеся записей и хранения записей и доступа к ним сложно. Убедитесь, что вы в курсе.

Приведенная ниже политика является хорошим началом для вашего бизнеса, но имейте в виду, что ваш штат и местные законы могут отличаться.

Пример политики доступа к записям сотрудников

Все сотрудники, бывшие сотрудники и представители сотрудников могут просматривать определенное содержимое своего кадрового дела с предварительным уведомлением персонала отдела кадров. Документы, которые относятся к квалификации работника по найму, такие как заявление, продвижение по службе, дисциплинарные меры и перевод могут быть просмотрены. Кроме того, сотрудник может просматривать формы подписания политики и записи об обучении.

Документы, которые работник не может просматривать, включают ссылки или проверки ссылок, записи любого расследования, проведенного руководством, медицинские записи, документы, связанные с судебным разбирательством, любой документ, который нарушает конфиденциальность другого сотрудника, и документы, используемые для планирования сотрудника.

Процедура

Сотрудник, который хочет просмотреть допустимое содержимое своего кадрового дела, должен связаться с отделом кадров с уведомлением за 24 часа (исключая выходные). Бывшие сотрудники или люди, неизвестные персоналу отдела кадров, должны предъявить удостоверение личности и / или доказательство разрешения на доступ к папке с персоналом.

Сотрудники должны просматривать свои кадровые документы в присутствии сотрудника отдела кадров.

Сотрудники не могут удалять из офиса какую-либо часть кадрового дела.

Сотрудник может запросить фотокопии файла или части файла. В пределах разумного, сотрудник отдела кадров предоставит фотокопии. Для расширенного копирования сотруднику потребуется оплатить фотокопии.

Если работник недоволен документом в своем личном деле, в присутствии сотрудника отдела кадров он может написать объяснение или разъяснение и приложить его к оспариваемому документу. Ни при каких обстоятельствах персонал отдела кадров или сотрудник не изменяет фактический документ.

Сотрудник также может попросить удалить документ из личного дела. Если с этим согласится сотрудник отдела кадров, документ может быть удален. В случае несогласия с сотрудником отдела кадров этот вопрос может быть обжалован в порядке, установленном в Политике открытых дверей компании.

Надеемся, что вы нашли эту политику полезной при разработке собственной политики доступа к файлам персонала для своей организации. Пожалуйста, настройте политику в соответствии с потребностями и культурой вашей организации.