Способы запроса помощи у спонсора проекта

Отношения между менеджером проекта и спонсором проекта очень похожи на традиционные отношения между сотрудником и менеджером. Спонсор проекта не может быть непосредственным руководителем менеджера проекта или даже в цепочке команд менеджера проекта. Тем не менее, спонсор проекта поддерживает менеджера проекта, так как команда проекта работает над завершением проекта.

Как и руководитель, один из важнейших способов поддержки спонсором проекта руководителя проекта заключается в решении проблем, с которыми может справиться только тот, кто обладает организационным влиянием спонсора проекта. Когда руководители проектов сталкиваются с проблемами, которые могут решить только спонсоры проекта, вот что должны делать руководители проектов.

Выхлоп всех других опций

Спонсоры проекта, как правило, находятся на организационном уровне, где большинство решений являются сложными, потому что, если решение простое, оно принимается на более низком уровне. Они должны быстро принимать трудные решения, имея ограниченную информацию.

Как руководитель проекта, вы должны убедиться, что вы исчерпали все другие варианты решения вашей проблемы, прежде чем обращаться к спонсору проекта. Например, скажем, у вас есть член проектной команды, который не выполняет свои обязательства. Прежде чем передать вопрос спонсору проекта, попробуйте решить проблему один на один с членом команды проекта. Когда это не работает, вы должны обратиться к руководителю члена команды. Как только это не решит проблему, вы можете передать ее спонсору проекта.

Вы исчерпали свои варианты решения проблем снизу вверх. Теперь спонсор проекта может работать над вопросом сверху вниз. Спонсор проекта должен решить эту проблему со своим коллегой и проинформировать вас об их согласованном порядке действий.

Последнее, чего вы хотите добиться, - это попросить спонсора проекта принять решение, которое вы могли бы выполнить без вашего ведома. Иногда это случается. Все совершают ошибки. Извлеките уроки из этих ситуаций, когда они возникнут, и вы станете для них лучшим руководителем проекта. В следующий раз, когда возникнет подобная ситуация, вы справитесь с ней лучше, чем раньше.

Будьте конкретны о том, что вам нужно

Хотя спонсоры проекта привыкли работать с неполной информацией, руководитель проекта не должен пропускать соответствующую информацию. Для спонсора проекта важно иметь контекст для ситуации, требующей его или ее внимания.

Как только у спонсора проекта будет соответствующий контекст для решения, определите, что вам нужно от спонсора. Вам нужно направление, как действовать? Вам нужно разрешение, чтобы принять определенное действие? Вам нужна проблема решена? Вам нужны ресурсы, которые вы не можете получить сами?

Если вы не продумали точно, что вам нужно, вы можете прийти к решению о том, что вам нужно, но потом узнаете, что ошиблись. Продумайте вопрос, прежде чем передать его спонсору, чтобы минимизировать риск потери времени друг друга.

Держите ваш запрос сфокусированным

Спонсоры проекта - занятые люди. Бесчисленные проблемы тянут их графики, высасывая их время.

Когда руководитель проекта действительно нуждается во времени спонсора проекта, это не является плохой вещью или вмешательством во время спонсора. Время, проведенное с менеджером проекта и спонсором проекта, должно быть очень продуктивным. Держите ваш запрос сфокусированным, чтобы вы использовали столько времени вашего спонсора, сколько необходимо.

Поскольку ваш спонсор будет работать один на один с вами, он или она будет с нетерпением ждать ваших встреч. Люди в организациях высокого уровня часто проводят время на непродуктивных встречах, которые они должны посещать. Участие в продуктивной встрече может стать энергичным изменением темпа для вашего спонсора проекта.