Правила по электронной почте этикет на рабочем месте

Хотя вы не можете использовать электронную почту для общения в социальной сфере так часто, как раньше, вы, вероятно, по-прежнему используете ее для профессиональной переписки. Если вы так взаимодействуете со своими коллегами, начальником, клиентами, клиентами и потенциальными работодателями, обязательно соблюдайте эти шесть правил для правильного этикета электронной почты.

1. Следите за своими манерами

Даже в мире, где мы спешим, чтобы сделать все как можно быстрее, чтобы перейти к следующей задаче, найдите время, чтобы использовать хорошие манеры в своей электронной почте. Не забывайте говорить «пожалуйста» и «спасибо».

Обращаясь к людям, которых вы плохо знаете или вообще не знаете, или с кем у вас есть только официальные отношения, обращайтесь к ним по их названию и фамилии, если они не попросили вас поступить иначе. Например, скажите «Дорогой мистер Уайт» или «Дорогая мисс Грей». Если вы отвечаете на электронное письмо, и отправитель исходного сообщения подписал его только своим именем, вы можете смело предположить, что можно обращаться с ними аналогичным образом.

2. Следите за своим тоном

Тон, как вы, как писатель, можете выразить свое отношение в сообщении электронной почты. Это влияет на то, как оно получено. Вы обычно хотите удостовериться, чтобы встретить получателя как уважительного, дружелюбного и доступного. Вы не хотите звучать кратко или требовательно. Перечитайте ваше сообщение несколько раз, прежде чем нажать «Отправить».

Когда вы пишете кому-то, с кем вы общались ранее, начните с чего-то дружеского: «Надеюсь, у вас все хорошо». Хотя смайлики могут помочь вам передать тональность легче, воздержитесь от использования их в профессиональной электронной почте, если вы не пишете кому-то, с кем у вас очень неформальные отношения. Никогда не используйте их при письме к потенциальному работодателю.

Плохой этикет электронной почты всегда считается написанием электронного письма или его части заглавными буквами. Это заставит вас выглядеть так, как будто вы кричите.

3. Будьте кратки

У занятых людей нет ни времени, ни желания тратить больше минуты на чтение отдельного письма. Если вы хотите, чтобы ваш получатель быстро прочитал ваше сообщение и все еще понимал его, вы должны сделать его кратким.

Однако, не упускайте из виду соответствующие детали. Убедитесь, что в вашем сообщении четко изложена причина, по которой вы его написали. Никто не экономит время, если вы в конечном итоге получаете назад и вперед, пытаясь объяснить детали, которые вы пропустили.

4. Избегайте использования текстовых сокращений

Даже если вы хотите сэкономить время, вы не должны использовать сокращения текстовых сообщений в вашей профессиональной электронной почте. Если вы много пишете, как это делают многие люди, вы можете привыкнуть использовать своего рода стенографию для общения со своими друзьями.

Например, вы можете использовать «u», «ur» и «plz» вместо «вы», «ваш» и «пожалуйста». Эти сокращения не имеют места в деловой переписке, если только получателем не является тот, с кем у вас есть случайные отношения.

5. Используйте профессиональный адрес электронной почты

Для сообщений, связанных с вашей текущей работой, всегда используйте адрес электронной почты, назначенный вам вашим работодателем. Однако вы никогда не должны использовать его для отправки сообщений, которые не связаны с вашей работой, например, если вы ищете новую. Вместо этого используйте личный адрес электронной почты.

Если у вас нет личной учетной записи, например, той, которую ваш интернет-провайдер предоставил при регистрации, получите бесплатную учетную запись электронной почты. Используйте Gmail или другой сервис, чтобы настроить адрес, который звучит профессионально. Не используйте ничего глупого или наводящего на размышления. Ваше имя и фамилия или ваше полное имя являются подходящими вариантами.

6. Не забывайте орфографию и счет грамматики

Крайне важно тщательно вычитать свою электронную почту. Никогда не пренебрегайте этим важным шагом, независимо от того, насколько вы заняты. То, к чему вы хотите быть внимательным, это правильное написание и правильная грамматика. В дополнение к правильному написанию общих слов, вы также хотите правильно написать имена людей, в том числе имя получателя и название его или ее компании.

Будьте осторожны, не слишком полагаясь на средства проверки правописания. Они могут не заметить орфографические ошибки при неправильном использовании. Например, программа проверки орфографии не помечает слово «to» в предложении «у меня к вам вопросы», хотя в этом контексте оно должно быть «два». Дважды проверьте правильность написания, в котором вы не уверены, с помощью бесплатного онлайн-словаря, такого как Merriam-Webster.