Административный помощник Интервью Вопросы и ответы

Когда вы проводите собеседование на должность помощника по административным вопросам, интервьюер захочет узнать, насколько ваша квалификация соответствует вашей должности и как вы подходите компании и отделу.

Поскольку для работы требуются как административные, так и навыки межличностного общения, менеджеры по найму часто спрашивают о конкретных имеющихся у вас атрибутах, которые дают вам право на должность, а также о ваших менее квалифицированных людских навыках.

Советы по работе с интервью

Важно знать, что обсуждение, вероятно, выйдет за рамки мягких навыков, таких как ваши коммуникативные способности, организационные навыки или своевременность. Вы также должны быть готовы поговорить о сложных навыках.

1:14

Смотрите сейчас: Как ответить на 4 общих вопроса для административных рабочих мест

Будьте готовы обсудить программы

Поскольку многие должности помощника по административным вопросам требуют частого использования определенного программного обеспечения, вам, возможно, придется обсудить различные программы, с которыми вы работали, как вы использовали эти программы и свой уровень знаний.

• Образец ответа:Я люблю использовать технологии и узнавать о новых программах. У меня также есть умение обучать коллег, которые могут не слишком разбираться в использовании систем. На моей последней работе в Kent Associates я вызвался проверить системы управления проектами для команды профессионалов, которых поддерживал. Мой начальник одобрил мою рекомендацию, и мы внедрили веб-систему Asana, которая помогает нам отслеживать проекты и обмениваться информацией на веб-платформе.
• Образец ответа: Я являюсь постоянным представителем слайдов PowerPoint в офисе и мне нравится помогать нашим менеджерам по продажам удивлять клиентов своими презентациями. Я также являюсь опытным пользователем Excel и создаю сложные макросы для подготовки бюджетных прогнозов для проектных предложений.

Будьте готовы обсуждать административные процессы

Вы должны быть готовы обсудить ваш рабочий процесс и административные процессы на предыдущих должностях. Как административный профессионал, не должно быть сомневаюсь, что вы организованы и ориентированы на детали. Ваш интервьюер захочет узнать как Вы проявляете эти качества в своем повседневном рабочем процессе.

• Образец ответа:Организационные способности и внимание к деталям являются моими сильными сторонами. Я процветал в ситуациях, когда я могу навести порядок в сложных проектах. Например, я ранее поддерживал восемь профессионалов, которые планировали рекламные мероприятия для клиентов. Я разработал шаблон для отслеживания целей и прогресса для каждого проекта и установил его на общем диске, чтобы все участвующие сотрудники могли отслеживать свои успехи в отношении проектов и мероприятий команды.
• Образец ответа:Работая в Alfred Group, я создал руководство по процедурам, в котором изложены шаги, необходимые для обработки заявок на кредит, а затем загрузил его в Интернете, чтобы все кредитные сотрудники могли выполнять одни и те же процедуры.

Всегда отвечайте положительно

Будьте внимательны к своему поведению на протяжении всего интервью.

Поскольку помощники по административным вопросам часто очень тесно взаимодействуют с лицами, на которых они работают, важно всегда быть позитивным, профессиональным и вежливым.

Вы хотите, чтобы интервьюер не сомневался, что работать с вами было бы приятным опытом.

• Образец ответа:Я работал на ресепшн в нашем агентстве, и было очень важно, чтобы я произвел положительное первое впечатление как на нынешних, так и на потенциальных клиентов. Я - натуральный человек, способный сделать, и мои обзоры регулярно хвалили мою ориентацию обслуживания клиентов.
• Образец ответа:Компания опрашивает клиентов после взаимодействия, и мое имя неизменно выявляется как сотрудник, который будет полезным, приятным и профессиональным. Мой начальник прокомментировал, как часто клиенты просят меня, когда звонят в офис за помощью.

Подготовка к интервью

Один из способов подготовки - это проанализировать описание работы, чтобы понять, есть ли определенный набор навыков, на котором сосредоточена должность. Например, делается ли упор на планирование поездок, координацию проекта, ежедневное планирование встреч, личную помощь или что-то еще? Если это так, не забудьте подчеркнуть свой наиболее значимый опыт, отвечая на вопросы, касающиеся конкретной работы.

Составьте список навыков, упомянутых в публикации вакансии, и не стесняйтесь добавлять некоторые другие, которые, по вашему мнению, будут также применимы. Затем взгляните на свои административные и офисные навыки и сопоставьте свою квалификацию с работой.

Это поможет вам адаптировать ваши ответы наиболее подходящим образом к конкретной позиции.

Административный помощник Интервью Вопросы и ответы

Во время подготовки может быть полезно рассмотреть вопросы, которые вам могут быть заданы, и подумать над тем, как сформулировать ответ, выделив конкретный опыт и успехи, достигнутые на предыдущих работах.

• Какие у вас навыки работы с компьютером, и какими программами вы комфортно пользуетесь? - лучшие ответы
• Комфортно ли вам пользоваться телефоном с несколькими линиями и обрабатывать большое количество телефонных звонков? - лучшие ответы
• В этой компании нам нравится думать о себе как о команде, которая работает вместе для достижения общих целей. Как вы относитесь к работе в командной среде? - лучшие ответы
• Как бы вы себя чувствовали, наблюдая за двумя или тремя другими сотрудниками? - лучшие ответы
• Какова ваша самая сильная сторона, и как она поможет вам выступить на этой должности? - лучшие ответы

• Какая твоя самая большая слабость? - лучшие ответы
• Как вы справляетесь со стрессом и давлением? - лучшие ответы
• Каково было работать на вашего руководителя? - лучшие ответы
• Что вы ожидаете от руководителя? - лучшие ответы
• Вы предпочитаете работать самостоятельно или в команде? - лучшие ответы
• Ты хорошо работаешь с людьми? - лучшие ответы
• Приведите несколько личных примеров командной работы. - лучшие ответы
• Вопросы интервью приемной: - Список вопросов

Вопросы к интервьюеру

Вам также следует провести некоторое исследование о компании и быть готовым задать соответствующие вопросы, когда появится такая возможность. Может быть полезно заранее задать несколько вопросов, которые вы могли бы задать, или обсудить дальше, если у вас не было возможности раньше в интервью.

Часто это будет ближе к концу собеседования, поэтому важно, чтобы у интервьюера было хорошее впечатление. Отличный способ сделать это - проявить интерес и подготовиться к собеседованию, связав вопросы, которые вам задавали, с некоторыми своими вопросами.

• Каковы обязанности этой должности?
• Можете ли вы описать типичный день (неделю) в этом отделе?
• Каковы сильные стороны в этом отделе? Каковы недостатки?
• Что твои бывшие помощники сказали, что это лучшая часть работы для тебя? Что бы они сказали худшее?
• В каком направлении вы видите компанию в ближайшие пять лет? Считаете ли вы, что есть какие-то угрозы его успеху?
• Почему ваш последний помощник покинул должность? Каковы были его / ее сильные стороны? Каковы были его / ее слабости? Что он / она делает сейчас?
• Какими качествами обладал ваш лучший помощник? Как насчет вашего худшего помощника?
• Как часто выполняются обзоры производительности? Кто их проводит?
• Какие навыки наиболее важны для вас в качестве помощника по административным вопросам?
• Как вы поощряете и поощряете людей, которые работают в вашем отделе?
• Есть ли какие-либо текущие производственные проблемы в этом отделе?
• Как вы решали кадровые проблемы в прошлом?
• Каковы некоторые из самых больших проблем для человека в этой должности?
• Какой, на ваш взгляд, самый полезный аспект этой позиции?
• Поддерживаете ли вы (компания / департамент) членство в профессиональных ассоциациях и постоянное профессиональное развитие?
• Что бы вы назвали ролью административного персонала в этом офисе?
• Ожидаются ли сверхурочные или выходные дни?
• Что вам больше всего нравится в работе в этой компании? Есть ли какие-то изменения, которые вы бы сделали?
• Что тебе нравится меньше всего в работе здесь?
• Вы поощряете департамент работать в команде или больше концентрируетесь на индивидуальном вкладе?

Будьте готовы к дополнительным вопросам собеседования

В дополнение к конкретным вопросам собеседования вам также будут заданы более общие вопросы о вашей истории занятости, образовании, сильных и слабых сторонах, достижениях, целях и планах. Вот список наиболее распространенных вопросов интервью и примеры ответов.