Административный помощник Описание работы: зарплата, навыки и многое другое

Административные помощники, включая секретарей, являются основой офисной функциональности. Они печатают и готовят документы, назначают встречи и ведут файлы. Они отвечают на телефонные звонки и прямые звонки, а также помогают во встречах персонала. В некоторых офисах они могут выполнять основные бухгалтерские задачи и могут принимать платежи от клиентов и заказчиков.

В 2016 году в США работало около 4 миллионов административных помощников и секретарей.

Административные обязанности Обязанности и ответственность

Обязанности административных помощников могут варьироваться в зависимости от типа офиса, в котором они работают, но некоторые общие обязанности включают в себя:

• Генерация документов.
• Составьте слайд-презентации
• Создание электронных таблиц.
• Управление базами данных.
• Создавать и / или поддерживать веб-сайты.
• Выступайте в роли офис-менеджера, планируйте мероприятия для персонала, такие как наградные обеды и мероприятия по сбору средств, планируйте встречи с клиентами и составляйте графики для сотрудников.

Административный помощник Зарплата

Заработная плата может зависеть от характера бизнеса, в котором работает административный помощник, а также от объема обязанностей. Те, кто обслуживает руководителей, получают максимальную оплату.

• Средний годовой доход: 38 880 долл. США (18,69 долл. США / час)
• 10% годовых доходов: Более $ 64 230 ($ 30,88 / час)
• Нижний 10% годовой доход: Менее $ 24 690 ($ 11,87 / час)

Образование, обучение и сертификация

Это занятие не требует какого-либо особого продвинутого образования, но оно может быть полезным.

• Образование: Вам понадобится диплом средней школы или его эквивалент, и вы можете получить преимущество в этой области, зарегистрировавшись в программе для получения степени младшего специалиста или посетив программу подготовки секретарей после окончания средней школы. В настоящее время секретари имеют степени бакалавра или получают специализированные сертификаты, такие как аккредитованный юридический секретарь или сертифицированный медицинский административный ассистент в растущем числе секторов. Исполнительные помощники и секретари должны иметь как минимум некоторые кредиты колледжа, если не степень бакалавра.

• Повышение квалификации: Подумайте о начале работы с агентством по временному трудоустройству. Они иногда предлагают обучение новобранцам. В противном случае, если у вас есть некоторые базовые секретарские навыки, обучение на рабочем месте может быть обеспечено, когда вы изучаете веревки конкретного бизнеса или области.

Навыки и компетенции административного помощника

Вам понадобится несколько важных качеств, чтобы стать административным помощником.

• Владение компьютером и программным обеспечением: Вам должно быть удобно использовать Microsoft Office, электронную почту и Интернет. Возможно, вам придется ознакомиться с QuickBooks или другими бухгалтерскими программами, если вы работаете в малом бизнесе.
• Навыки многозадачности: Это может быть особенно важно, если вы также действуете в качестве менеджера. Вы должны быть в состоянии совмещать несколько требований одновременно.
• Устные и письменные коммуникативные навыки: Это важно. Вы должны хорошо владеть английским языком и обладать хорошими навыками корректуры.

• Навыки межличностного общения: Вы будете работать с другими, включая клиентов и других сотрудников офиса. Хорошие манеры и спокойное поведение могут быть очень важны.
• Организационные навыки: Вы должны быть ориентированы на детали и организованы, уметь находить документ или отзывать протокол в любой момент.
• Навыки принятия решений: Вы часто будете выполнять несколько задач практически одновременно, особенно в загруженных офисах, поэтому вы должны иметь возможность расставлять приоритеты и принимать эффективные по времени решения. Клиент может хотеть назначить встречу сразу же, но действительно ли у него возникла чрезвычайная ситуация или он может подождать несколько дней?

Работа Outlook

К сожалению, эта позиция не имеет обнадеживающей перспективы работы. Бюро статистики естественного движения населения США прогнозирует, что технологические достижения начнут выполнять обязанности многих административных помощников с 2016 по 2026 год, что приведет к сокращению числа рабочих мест на 5%.

Рабочая среда

Эта позиция требуется практически каждой отрасли. Вы можете оказаться работающим в медицинском офисе, юридическом офисе, правительственном учреждении или небольшом подрядчике по месту жительства. В любом случае, вы, скорее всего, окажетесь в офисе.

Виртуальные помощники становятся все более и более востребованными, поэтому возможно, что вы сможете работать из дома.

Рабочий график

Это почти всегда работа на полный рабочий день в обычные рабочие часы, но характер бизнеса может потребовать некоторой работы в выходные дни, например, если вы работаете в медицинской клинике. Кроме того, юристы могут обнаружить, что от них ожидают долгие часы до испытаний и сроков.

Как получить работу

ПОЛУЧИТЕ СВЕТЯЩИЕСЯ РЕКОМЕНДАЦИИ

Работодатели, нанимающие секретаря или административного помощника, ищут человека, с которым они могут комфортно работать, который будет хорошо сочетаться с другим персоналом и которому можно доверять конфиденциальную информацию. Сильные рекомендательные письма могут продемонстрировать эти качества.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ СЕТИ

Подключайтесь к своим сетям, чтобы получать информацию о вакансиях. Обратитесь к контактам в Facebook и LinkedIn, друзьям семьи, соседям и бывшим работодателям. Дайте им знать, что вы были бы благодарны представителям тех, кто может быть нанят.

ОТКРЫТЬ ОТКРЫТИЕ

Выполните в Google поиск вакансий по ключевым словам, таким как помощник по административным вопросам, помощник по маркетингу, редактор, медицинский секретарь, юрисконсульт и офисный помощник, чтобы составить список вакансий. Многие административные должности будут также объявлены в разделе о занятости на веб-сайте вашей местной газеты или Торговой палаты.

Сравнение похожих работ

Некоторые аналогичные рабочие места и их средняя годовая заработная плата включают в себя:

• Стенографист: $57,150
• Служащий информации: $34,520
• Медицинский транскрипционист: $34,770