В защиту грязного стола

Каждый день все больше и больше информации бросается на вас. Новая почта, отчеты различных комитетов, счета, предложения и многое другое попадают на ваш стол несколько раз в день. Вы слишком заняты, чтобы иметь дело с этим сразу, поэтому он просто начинает накапливаться. Ваш рабочий стол начинает выглядеть как зона военных действий.

Проблема здесь не в том, что ваш стол грязный; проблема в том, что важные вещи теряются. Он либо погребен при поступлении нового материала, либо в новом материале, но не замечен. В результате вы тратите слишком много времени на вещи, которые просто необходимы, а не на важные.

Когда ваш начальник хочет знать, как скоро она сможет получить этот отчет для вице-президента, вы не хотите говорить ей, что не заметили записку, которую она послала вам, запрашивая отчет. И ваш босс не будет в восторге, узнав, что макет новой линейки продуктов опоздал, потому что вы отложили его в сторону, и он был скрыт, и вы забыли об этом.

Некоторые люди скажут вам, что лучший способ решить эту проблему - чистый стол. Другие говорят, что беспорядок в порядке. Кто прав?

Загроможденный стол, загроможденный разум

Не так давно было популярное выражение «загроможденный стол - признак загроможденного ума». Это выражение породило целую индустрию, призванную помочь руководителям предприятий чистить свои рабочие столы в знак своей острой умственной деятельности.

Без сомнения, вы видели фильмы, где босс сидит в своем кабинете на вершине небоскреба в центре города. Он сидит за стеклянным столом без ящиков. Единственными украшениями являются впечатляющий набор ручек для подписи важных документов и телефон или домофон, чтобы он мог отдавать приказы.

С другой стороны…

Многие люди не видят ничего плохого в том, что на рабочем столе лежат стопки бумаги, даже проливаются на кресла и офисный пол. Они цитируют поговорки, как «беспорядочный стол - признак гения» и «грязный стол - только признак грязного стола».

Мы все знаем кого-то, чей стол такой. Вы не видите, как они могут даже определить, является ли рабочий стол металлическим или деревянным. Тем не менее, когда вы просите у них что-то, они идут прямо в стопку, пролистывают 2 или 3 листа и вытаскивают то, о чем вы просили.

Что работает для вас

Обе стороны верны. Проблема не в том, что это правильно. Вопрос в том, что сделает вас более эффективным. Есть несколько фундаментальных рекомендаций, которые применимы к обоим подходам, но ключ заключается в том, чтобы работать так, чтобы вы были наиболее эффективными. Почти всем нужно избавиться от беспорядка на своем столе, но для многих из нас не удастся одновременно иметь на своем столе не более одного предмета.

Многие люди работают над несколькими проектами одновременно (или почти одновременно). Творческие люди чувствуют необходимость вдохновлять их. Специалистам, ориентированным на детали, нужны справочные материалы под рукой. Некоторые люди чувствуют, что куча работы заставляет их выглядеть занятыми и, таким образом, защищать их во время увольнений. Другие считают, что чистый стол показывает, насколько эффективно они выполняют свою работу. Важно сделать то, что работает для вас.

Как приручить монстра

Если вы собираетесь использовать стерильный стеклянный рабочий стол или просто хотите навести порядок в хаосе своего рабочего стола, есть несколько основных принципов:

• Действительно хочу улучшить: Мы не рекомендуем серьезный подход, который делают некоторые. К сожалению, это оставляет оправдания быть слишком легким для себя. Эта попытка сделать ваш стол менее загруженным и более эффективным, зависит от ваших серьезных усилий.
• Сохранить, бросить или переместить: Найдите три контейнера. Назовите самый маленький «держать». Маркируйте самый большой «жеребец». Сделайте еще один контейнер с надписью «двигаться». Действительно жизненно важные вещи попадут в ваш контейнер для хранения, чтобы быть отсортированными позже. Все, что вы хотите забрать домой или отдать, попадает в контейнер «переместить». Все остальное уходит в контейнер для бросков.

• Начните с самого старого: Посмотрев на них, вы можете сказать, какая из них самая старая. Обычно это самый дальний от вашего стула. Проще всего выбросить предметы из этой кучи.
• Оцените каждую часть только один раз: Посмотрите на каждый предмет в куче. Решите, в какой контейнер он войдет. Вы не можете поставить его обратно на стол на потом, вы должны решить сейчас. Поместите все в один из трех контейнеров. Там нет другого варианта.
• Спросите себя это: Первый вопрос: «У меня есть это где-то еще, или я могу получить это от кого-то?» Если у вас есть копия в вашем электронном письме, в отчете или на столе человека, который подготовил анализ рынка и т. Д., Вам не нужно хранить другую копию. Брось это. Тогда спросите "зачем мне это?" Если ответом является: а) принять меры к нему, б) сделать что-то с ним, когда я получу от кого-то дополнительную информацию, или в) сослаться на то, как я выполняю другую работу, положить его в стопку. (После того, как вы избавитесь от беспорядка, вы пересортируете свою стопку по этим трем категориям, поэтому не стесняйтесь разделить их сейчас. Это сэкономит время позже.) Если ваш ответ был чем-то другим, подбросьте этот предмет.

• Будь безжалостным и храбрым По мере того, как вы продвигаетесь через каждую кучу, приближаясь и приближаясь к тому, что только что прибыло, будьте безжалостны в своих решениях. Не берите пленных. Если тебе это действительно не нужно, брось это. И будь смелым. Не держитесь за что-то только потому, что кто-то может когда-нибудь спросить вас об этом. Не строите крепость из бумаги, чтобы защитить себя.

Управлять проблемой

Ваш рабочий стол не должен быть стерильным и полностью лишенным бумаги, хотя это может быть, если это поможет. Ваша цель - организовать рабочий стол таким образом, чтобы он максимально повысил вашу эффективность. Если это означает, что на вашем столе будет больше стопок, чем у человека по соседству, это нормально - при условии, что все, что вы храните, помогает вам достичь цели повышения эффективности.