Ответы на вопросы интервью об обработке большого объема вызовов

Когда вы подаете заявление на административную должность или должность в офисе, типичным вопросом для собеседования будет «Удобно ли вам использовать телефонную систему с несколькими линиями и обрабатывать большое количество телефонных звонков?»

Понятно, что вы хотите заявить, что вам удобно работать с несколькими телефонными линиями. Проще, если в прошлом вы обрабатывали большие объемы вызовов, но даже если у вас не было такого опыта, вы все равно можете ответить на вопрос уверенно.

Примеры лучших ответов

Вот примеры ответов на собеседования, которые вы можете редактировать в соответствии с вашим личным опытом и опытом:

• Да, мне удобно использовать несколько телефонных линий с большим количеством звонков, и я делал это в прошлом. Я могу держать разговоры разделенными, и иметь дело с клиентами дружелюбно и эффективно.
• Я не обращался напрямую с несколькими телефонными линиями, но я понимаю, как важно быть вежливым и эффективным, и я быстро учусь.
• Я понимаю, что телефонный контакт часто является первым взаимодействием клиента с компанией, и первое впечатление чрезвычайно важно. Очень важно поддерживать дружескую, профессиональную манеру общения по телефону в любое время.

Составление ваших ответов о телефонных системах

Начните с изучения должностной инструкции должности, на которую вы претендовали, и соответствия вашей квалификации работе. Может ли быть в состоянии передать громкий вызов, если требования? Если это так, вы можете быть уверены, что интервьюер спросит о вашей способности обрабатывать все эти вызовы. Даже если в требованиях явно не указана возможность обрабатывать большое количество телефонных звонков, вы можете поспорить, что они все равно появятся во время интервью.

Посмотрите на свои текущие и предыдущие вакансии и составьте список телефонных систем, которые вы использовали. Подумайте также о любых неоплачиваемых или волонтерских работах, студенческих и учебных работах, которые у вас были, когда вы отвечали по телефону. Возможно, вы захотите сделать пометки о телефонах для каждого элемента в вашем резюме, чтобы помочь в ответах на интервью.

Какую телефонную систему использует работа?

Вы можете провести небольшое исследование перед собеседованием, чтобы узнать, какая телефонная система используется в офисе. Это может помочь вам подготовиться к ответу на вопрос. Если вы не использовали эту конкретную систему, тот факт, что вы изучили ее работу, все равно должен произвести хорошее впечатление на интервьюера.

Но как узнать, какую систему они используют? Вы можете спросить человека, который назначил вам интервью. Вы также должны отметить, какие телефоны используются, когда вы приходите на собеседование (если вы можете их видеть). Обратите внимание на то, как на телефон ответят, если вы позвоните, чтобы подтвердить время и место собеседования, что даст вам представление о том, что ожидается.

Вот список вопросов, которые вы можете задать о вашем опыте работы с телефонными системами:

Какие телефонные системы вы использовали?

Есть несколько систем, и вы можете не помнить, какие из них вы использовали. Вы можете связаться со своими предыдущими работодателями или коллегами и спросить. Ожидайте задать любой из следующих вопросов:

• Какие бренды они были?
• Какие модели телефонов вы использовали?
• Сколько телефонных линий вы обрабатывали на каждой?
• Каков был обычный объем звонков каждый день?
• Как часто у вас было более одного звонящего одновременно?
• Вы использовали гарнитуру?
• Вы пользовались громкой связью?
• Вы использовали телефонную систему конференц-связи?
• Вы использовали систему видеотелефона?

Какие телефонные навыки вы использовали?

Вы можете подправить свое резюме, чтобы включить любые из этих навыков, если они у вас есть. Кроме того, ваш интервьюер может спросить об этих навыках:

• Задержка абонентов
• Отбор звонков для руководителя
• Размещение звонков для руководителя
• Переадресация и переадресация звонков
• Конференц-связь - настройка, размещение, управление ими, участие в них
• Управление голосовой почтой
• Принимая сообщения

Телефонные навыки обслуживания клиентов, которые вы использовали

Обработка большого количества звонков включает в себя больше, чем нажатие правых кнопок. Вам нужно будет также указать, насколько хорошо вы можете справиться с звонящими. Подумайте об этих навыках обслуживания клиентов, прежде чем идти на собеседование:

• Работа с раздраженными или разочарованными абонентами
• Фронтальный телефон, отвечающий для большого офиса, перевод звонящих на их предполагаемые контакты
• Использование соответствующих деловых манер и языка по телефону
• Вежливое и уважительное обращение с руководителями и клиентами высшего уровня