Практика управления собраниями помогает повысить производительность

Мы проводим много нашей жизни на собраниях. Во многих случаях плохая практика управления собраниями приводит к непродуктивному использованию времени участников. В соответствующей статье мы предлагаем руководство по превращению пяти общих сценариев встреч в продуктивные мероприятия. Вот дополнительные идеи для поддержки повышения полезности, производительности и воздействия встреч.

Ключ управления совещанием - стенд PAT

Некоторые менеджеры нанимают P.A.T. подход к встречам, требующий псрочно Генда и Timeframe. Вооружение участников этими критическими точками зрения перед сессией гарантирует, что люди появятся подготовленными к участию и поддержат общее намерение встречи. Ясный П.А.Т. Схема помогает обеспечить продуктивную сессию.

Вы должны быть в состоянии определить цель встречи максимум в 1 или 2 предложениях. «На этой встрече планируется новая маркетинговая кампания» или «на этой встрече рассматривается новая политика доставки для обработки возвратов». Цель помогает гарантировать, что все знают, почему они там, что нужно сделать, и как направлять прогресс и стремиться к выводу.

Установите повестку дня. Перечислите пункты, которые вы собираетесь рассмотреть / обсудить / осмотреть. Нам нравится назначать временные рамки для каждого пункта повестки дня (см. Ниже) и определять человека, который отвечает за модерацию обсуждения. Установить сроки; по крайней мере, установить время начала и окончания. Мы также рекомендуем установить продолжительность для каждого пункта повестки дня. Они должны составлять общее время встречи.

Начните свои встречи вовремя

Если вы работаете в одной из тех культур, где люди просачиваются на собрания вплоть до пяти или десяти минут после запланированного времени начала, пришло время начать новую тенденцию. Одна фирма рекомендует своим менеджерам закрыть дверь в назначенное время старта, а те, кто опаздывает, не приглашаются. Хотя это может быть более сурово, чем вы хотите действовать, вы не должны сомневаться в том, чтобы привести собрание в порядок, пересмотреть цель и подтвердить ожидания и сроки.

Не ждите появления отставших. Когда кто-то опаздывает, не возвращайтесь и не просматривайте то, что уже было покрыто. Продолжайте тему встречи. Это будет неудобно для отставшего и улучшит вероятность того, что он / она прибудет вовремя на следующую встречу.

Если организатор / спонсор собрания не появляется вовремя, сочтите собрание отмененным и вернитесь к работе. Разумный период ожидания от пяти до семи минут. Скорее всего, организатор встречи столкнулся с неожиданной трудностью и предпочел бы, чтобы вы не тратили время на его ожидание.

Держите встречу на тему

Хорошей практикой является назначение кого-либо на роль отслеживания всех участников во время встречи. Слишком часто дискуссии дрейфуют, а затем превращаются в водоворот мнений, идей, фактов и эмоций. Вместо этого назначьте роль и проинформируйте всех присутствующих, что этот человек будет вмешиваться, если и когда обсуждение отклонится от повестки дня и конкретного пункта обсуждения. В некоторых фирмах эта роль упоминается как «Справка по трафику», в других - «Хранитель тем». Независимо от ярлыка, роль чрезвычайно полезна для повышения эффективности и продуктивности ваших встреч.

Если возникают дополнительные темы, которые не входят в повестку дня, но которые важно обсудить, они должны быть четко зафиксированы и размещены на «парковке» для дальнейшего рассмотрения и обсуждения или для проведения отдельной встречи. Владелец собрания оставляет за собой право разрешить незначительное отклонение в обсуждении, если оно поддерживает общую цель собрания.

Храните и распространяйте заметки / протоколы встреч

Кто-то, кроме организатора встречи, должен вести протокол встречи. Хорошая запись протокола будет включать:

• Время встречи, дата, место
• Описание цели
• Копия повестки дня
• Список участников и список тех, кто не посещал
• Подробный сводный список выводов, действий, обязанностей и сроков выполнения. Многие записчики используют повестку дня в качестве руководства для перечисления выводов и действий.
• Запланированная последующая встреча, если это действительно необходимо.

В идеале раздайте заметки о встрече как можно скорее после ее завершения и в течение одного рабочего дня. Протоколы и примечания служат важным напоминанием для участников, а также источником информации для других заинтересованных сторон или для тех, кто пропустил встречу. Протоколы являются отличным инструментом для напоминания людям и командам об их решительных последующих действиях.

Суть

Вполне возможно, что встреча приведет к положительному результату, помогая продвигать проекты и людей вперед, просто не рассчитывайте на это. Некоторое усердие и намеренное усиление ваших методов управления собраниями увеличит ваши шансы на достижение отличных результатов.

Обновлено Art Petty