10 навыков успешных руководителей проектов

Почему некоторые руководители проектов вовлекают свои проекты вовремя, в рамках бюджета и с довольными клиентами, в то время как другим приходится нелегко? Давайте посмотрим на десять привычек, которые очень успешные менеджеры проектов разделяют, чтобы узнать.

Эти привычки снова и снова упоминаются в оценках эффективности и в обзорах в конце проекта, когда клиент, команда или спонсор предоставляют обратную связь руководителю проекта.

Вам не нужно иметь десятилетний опыт успешной доставки каждый раз. Изменяя свои привычки и совершенствуя свои навыки, вы можете значительно повысить шансы вашего проекта на успех и дать себе меньше стресса на работе.

Использование правильной команды

Самые эффективные и успешные руководители проектов знают возможности своих членов команды. Это означает, что они могут распределить правильную работу нужным людям.

Использование неправильного ресурса в задаче может привести к тому, что оно займет больше времени или будет плохо выполнено. Это помогает узнать сильные и слабые стороны людей, работающих с вами, чтобы вы могли лучше распределить их по проектным задачам.

Управление проблемами проекта

Все проекты время от времени сталкиваются с проблемами. Успешные руководители проектов не позволяют им беспокоиться. Они знают процессы управления проблемами, а также как лучше всего решать проблемы по мере их возникновения.

Вы тоже можете это сделать. Когда вы узнаете, как оценить проблему проекта, вы обнаружите, что управление проблемами становится легкой привычкой для включения в вашу еженедельную рутину. Отведите некоторое время на просмотр журнала проблем каждую неделю, и вы скоро обнаружите, что легко справляться с проблемами.

Справиться с изменениями

Проекты предназначены для изменения вещей, но такие изменения происходят с другими людьми! Труднее управлять изменениями, которые направлены непосредственно на команду проекта, нарушая подробный график проекта и создавая новую работу и целую кучу обновлений документации.

У успешных менеджеров проектов есть процесс управления изменениями, которому они следуют. Выполнение определенных шагов облегчает превращение любого действия в привычку, поскольку оно структурировано и повторяется.

Процесс управления изменениями выглядит так:

• Получать информацию об изменении.
• Оцените изменение.
• Определите, сколько работы потребуется для внесения изменений.
• Подготовьте рекомендацию о том, стоит ли идти вперед.

После того, как вы подготовите рекомендацию, попросите вашего спонсора принять решение о том, следует ли вам внести изменение или нет. Вы можете утвердить некоторые небольшие изменения самостоятельно, если они находятся в пределах ваших полномочий и полномочий. Успешные руководители проектов знают, что справляться с изменениями - это часть работы, и у них есть план, как с ними справляться, когда они возникают.

Управление стоимостью проекта

Весьма вероятно, что ваш проект будет нести расходы, даже если вы сами не имеете полного контроля над кошельком. Умение управлять финансовыми элементами под вашим контролем должно стать привычкой. Если вы не подходите к нему регулярно и регулярно, вы обнаружите, что работа становится настолько огромной, что невозможно добиться успеха.

Фантастические менеджеры проектов остаются на вершине расходов с системами регистрации, которые работают для счетов-фактур, котировок и оценок. Привыкайте использовать программное обеспечение для составления бюджета (даже если это просто электронная таблица).

Вы не сможете управлять затратами на проект, пока не получите план того, что вы собираетесь потратить. Прочтите это о том, как создать бюджет проекта, чтобы вы могли начать.

Тимбилдинг

Команда проекта может работать не на вас. Итак, почему тимбилдинг является частью привычек успешных руководителей проектов? Это потому, что вам нужна ваша команда, чтобы эффективно работать вместе, и вам нужно, чтобы люди, участвующие в проекте, быстро пришли к точке, где они будут доверять друг другу. Вы получаете это путем создания команды. Остерегайтесь ситуаций, когда ваша команда разваливается. Хулиганское поведение, в частности, недопустимо.

Понимание процессов

Шестая привычка очень успешных менеджеров проектов заключается в том, что они понимают процессы, которые существуют в их сфере контроля. Это означает, что они знают, какие рабочие процедуры необходимо соблюдать. Они не тратят время, пытаясь понять, как составить экономическое обоснование, потому что они знают, что для этого есть процедура, и они могут выполнить эти шаги.

Самые успешные менеджеры проектов не являются рабом процесса. Они знают, когда правильно поступить, следуя процессу. Они знают, когда лучше немного подправить его, чтобы всем было легче выполнять задачи. Примером этого может быть удаление бюрократии из небольшого проекта путем соответствующей адаптации процессов.

Обновление расписания

Графики проекта не должны быть оставлены на волю случая. Самые успешные менеджеры проектов будут иметь привычку регулярно проверять свои графики на точность и обновлять их.

Есть много способов отслеживать прогресс вашего проекта. Самое главное, что вы делаете это. Если вы боретесь за то, чтобы сделать эту привычку своей, то записывайте короткую встречу в своем дневнике с собой и своим расписанием один раз в неделю. Используйте одно и то же время каждую неделю и потратьте 30 минут, чтобы проверить, где вы находитесь и где вам нужно быть. Внесите необходимые изменения, сообщите команде и продолжайте работу над проектом.

Если изменения в вашем графике повлияли на дату окончания проекта или дату поставки для основных этапов, поговорите со своим спонсором. Вы не должны изменять основы вашего базового плана, не пройдя процедуру официального утверждения.

Управление рисками проекта

Знать, что включать в свой реестр рисков, - это одно, но обычно проверять его и реагировать на возникающие риски - это не то, что нужно. Недостаточно использовать начало вашего проекта для выявления рисков, а затем больше не думать о них. Управление рисками должно быть частью привычек вашего проекта, потому что без него вы обнаружите, что риски превращаются в проблемы и создают проблемы для вас.

Это еще одна область, в которой могут помочь стандартные процессы и резервирование регулярного места для анализа рисков. Вы можете включить это как часть ваших командных встреч. Возьмите за правило проверять свои риски в команде, закрывайте те, которые больше не являются угрозой, и планируйте действия для тех, кого вы хотите уменьшить.

Время отслеживания

Менеджеры проектов много знают об управлении временем проекта, но это, как правило, относится к сфере планирования и планирования. То, о чем мы говорим, - это отслеживание времени на более регулярной, ежедневной основе. Мы говорим о расписаниях.

Проектные команды часто не заинтересованы в использовании расписаний, если они не делали этого раньше. Многие программные средства управления проектами имеют отслеживание времени, присущее продукту. Это может упростить внедрение перехода на учет времени в команде.

Независимо от того, отслеживаете ли вы время своей команды (что рекомендуется), важно, чтобы вы знали, куда уходит ваше собственное время за день. Вы должны сделать это привычкой вести заметки о том, как вы проводите свое время. Это поможет вам понять, проводите ли вы время на приоритетных задачах проекта. Вы можете думать, что вы есть, но вы? Расписания или запись времени какой-либо формы помогут, даже если это просто почасовой журнал в блокноте.

Предоставление изменений в бизнесе

Наконец, привычка, которая делает руководителей проектов наиболее успешными, заключается в их способности приравнивать результаты проекта к бизнес-результатам. Если пользователи не используют ваш продукт, или программное обеспечение быстро устаревает, или клиенты не так удивлены, как вы, тогда ваш проект - пустая трата времени.

Самые успешные проектные команды уверены, что они знают, к каким бизнес-результатам они стремятся. Они создают решение, которое обеспечивает устойчивое изменение бизнеса. То, что они предоставляют, когда проект заканчивается, полностью используется и полностью принимается заказчиком. Это успех, потому что он был построен, чтобы быть успешным с самого начала.

Понимание бизнес-целей является ключевым критерием для любого менеджера проекта, который хочет оказать влияние на клиентов и заинтересованных лиц. Если вы можете показать, что вы поставили что-то ценное, то легко продемонстрировать влияние, которое вы оказываете, и ценность, которую вы приносите компании.

Возьмите в привычку спрашивать ваших заинтересованных сторон, какую ценность для бизнеса они ожидают и как они хотят использовать то, что ваш проект предлагает для них. Поговорите с ними о том, как они определяют успех. Вы можете встроить это в повторяемый процесс в начале каждого проекта.