Как узнать, когда вам нужна политика компании

Политика и процедуры компании обеспечивают безопасное, организованное, дружелюбное, расширяющее возможности и недискриминационное рабочее место. Политика защищает сотрудников от общедоступной среды фаворитизма и несправедливого обращения. Но если вы попытаетесь создать политику для каждого непредвиденного обстоятельства, у вас не будет управленческой широты, необходимой для удовлетворения потребностей отдельных сотрудников. Наличие слишком большого количества политик также увеличивает вероятность того, что менеджеры будут применять их неравномерно и несправедливо.

Вы можете достичь здорового баланса. В большинстве случаев, если вы обращаетесь непосредственно к сотрудникам, которые ведут себя неподобающим образом на вашем рабочем месте, вам может не потребоваться разработка новой политики компании.

Принципы политики

Рассмотрите возможность создания политики в следующих ситуациях:

• Если действия сотрудников указывают на путаницу в отношении наиболее подходящего способа поведения (дресс-коды, электронная почта, политика Интернета или использование смартфона)
• Если сотрудникам необходимо руководство по работе с общими ситуациями (стандарты поведения, командировочные расходы или покупка товаров компании)
• Для юридической защиты компании (последовательное расследование обвинений в домогательстве, недискриминационном найме или продвижении по службе)
• Соблюдать государственные политики и законы (FMLA, ADA, EEOC или минимальная заработная плата)
• Чтобы установить согласованные рабочие стандарты, правила и нормы (прогрессивная дисциплина, правила безопасности, правила разрыва или правила курения)

• Обеспечить последовательное и справедливое отношение к сотрудникам (право на получение пособий, оплачиваемый отпуск, помощь в обучении, время тяжелой утраты или обязанности присяжных)

Могут быть и другие причины для разработки политики. Помните, однако, что не позволяйте плохому поведению одного сотрудника форсировать реализацию политики, которая повлияет на других сотрудников.

Сформулировать цели политики

После того, как вы определили, что политика необходима, запишите в письменном виде свои цели для создания политики. По возможности сообщите сотрудникам, почему вы применяете политику. Включите в политику достаточно деталей, чтобы прояснить позицию компании, но не пытайтесь охватить каждую потенциальную ситуацию.

Сохраняйте политику как можно более короткой и простой, но некоторые политики, касающиеся правовых вопросов, таких как подход компании к Закону о семейном медицинском уходе и отпуске, расследование дискриминации или жалоб или система прогрессивной дисциплины, могут быть длительными и всеобъемлющими.

Собрать информацию

Ознакомьтесь с примерами политик. У вас могут возникнуть проблемы с поиском примера, который точно соответствует условиям, языку и культуре вашей компании, но вы можете использовать примеры политик в качестве основы, а не писать свою политику с нуля.

Вы также можете подписаться на услугу, которая предоставляет образцы политики. Общество по управлению человеческими ресурсами (SHRM) также предоставляет образцы политики для своих членов.

В некоторых случаях вы можете поговорить со своими адвокатами по трудовому законодательству, чтобы узнать, что у них есть. Особенно, когда новый закон принимает или Министерство труда выпускает новые правила, юридические фирмы пишут общие правила для своих клиентов, которые вы можете настроить в соответствии со своими потребностями.

Разработайте, напишите и пересмотрите политику

Напишите политику, используя простые слова и понятия. Поговорите напрямую с сотрудниками, которые будут читать, применять и соблюдать политику.

После каждого абзаца задайте себе вопросы «что если», чтобы убедиться, что политика охватывает основные положения и обычные исключения и вопросы. Однако не зацикливайтесь на этом; никакая политика не покроет все возможные непредвиденные обстоятельства.

Выберите пилотную группу из нескольких сотрудников, чтобы прочитать политику и задать вопросы, чтобы определить, смогут ли сотрудники понять и следовать ей. Перепишите политику на основе обратной связи.

Получить управленческую поддержку и юридический обзор

Просмотрите политику с менеджерами, которые должны будут следовать политике, чтобы получить их поддержку и право собственности на политику. Хотя вы, вероятно, начали этот процесс, когда определили необходимость в политике, поддержка управления при реализации политики имеет решающее значение.

Если политика имеет юридические последствия, носит судебный характер или имеет личные последствия для сотрудников (например, процедуры безопасности), попросите своего адвоката проверить политику, прежде чем распространять ее. Убедитесь, что вы сообщили своему адвокату, что вы хотите, чтобы политика была пересмотрена на предмет ее юридических последствий и соответствующей формулировки, но не хотите, чтобы она была переписана на юридическом языке.

Реализуйте политику

Распространение и обзор новой политики для сотрудников в небольших группах, индивидуально или в собрании компании, в зависимости от того, если политика является спорной и, как легко понять. Дайте сотрудникам возможность задать вопросы.

Предоставьте сотрудникам копию полиса и попросите подписать полученное и понять его. Они должны сохранить копию для своих собственных файлов.

Пример политики Sign0ff

Это пример инструкции для использования:

Я подтверждаю получение и понимание политики Вашей компании. Политика действует Дата до дальнейшего уведомления.

_______________________________________________________

Подпись сотрудника

_______________________________________________________

Имя сотрудника (пожалуйста, распечатайте)

________________________________

Дата

Решите, как вы будете сообщать политику в будущем

Включите политику в справочник вашего сотрудника. Вы также можете захотеть, чтобы политика стала частью вашей ориентации нового сотрудника. Некоторые компании размещают политики в своей внутренней сети или в папке политик на общем диске компьютерной сети. Определите, хотите ли вы распространять политику и дополнительными методами.

Данные и архивируйте прежние политики, которые заменяет эта политика. Вы можете нуждаться в них для юридических целей или для справки.

Интерпретировать и интегрировать политику

Ваше применение политики и методы работы определят реальное значение политики. Не забывайте быть последовательными и справедливыми, поскольку вы интерпретируете политику с течением времени. Если вы обнаружите, что ваши методы отличаются от письменной политики, просмотрите и переписайте политику по мере необходимости.

Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантирует ее точность и законность. Сайт читают мировая аудитория, а законы и положения о занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Пожалуйста, обратитесь за юридической помощью или помощью к государственным, федеральным или международным правительственным ресурсам, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения правильны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.