Обзор кадровых файлов и пример политики файлов

Кадровое досье - это сохраненная работодателем документация об истории и статусе всех трудовых отношений с отдельным работником. Работодатель хранит эту трудовую документацию в личном деле по трем причинам.

• Работодатель хочет, чтобы точная информация была удобной и организованной, когда вам нужен доступ к информации по любой причине. Изменения в контактах в чрезвычайных ситуациях, адресах сотрудников, отслеживании оценок эффективности, дисциплинарных писем, признании сотрудников и материалах заявления о приеме на работу являются примерами информации, к которой работодатель захочет получить быстрый доступ.
• Работодателю необходимо хранить документацию по кадровым вопросам, таким как подбор персонала, производительность, история работы, обоснование компенсации и внутренние заявления о продвижении по службе, и это лишь некоторые из них.

  Требование EEOC, судебный процесс или даже необходимость оправдать отсутствие повышения или повышения по службе сотрудника требуют, чтобы работодатель собрал и сохранил документацию такого типа.

• Работодатели должны хранить некоторые записи о работниках федерального правительства или правительства штатов. Организация информации о сотруднике в личном деле имеет смысл для доступа и соблюдения законодательства и готовности.

Типы личных дел

Работодатель, как правило, хранит несколько типов личных дел сотрудников, для использования в бизнесе, для конфиденциальности сотрудников, для конфиденциальности в медицинских целях и для соблюдения правовых норм. Я не знаю ни одного закона, который бы указывал, сколько файлов должен хранить работодатель.

Тем не менее, существует много законов, и существуют передовые методы работы персонала для обеспечения конфиденциальности сотрудников, которые определяют содержание кадровых дел и кто имеет доступ к этой информации. Это кадровые документы, которые хранит большинство работодателей в США. (Во всем мире законы и практика могут отличаться.)

• Файл персонала: Это основной файл сотрудника, содержащий историю трудовых отношений.
• Файл заработной платы: Вы хотите сохранить отдельный файл для всех вопросов заработной платы, касающихся заработной платы и пособий.
• Медицинская карта сотрудника: Федеральный закон о мобильности и подотчетности медицинского страхования 1996 года (HIPAA) требует от работодателей защищать медицинские записи сотрудников как конфиденциальные.
• I-9 Формы сотрудника: Вам необходимо вести отдельный файл для всех форм I-9 сотрудника (не для каждого сотрудника), поскольку вы не хотите, чтобы государственные служащие, уполномоченные проверять эти формы при различных обстоятельствах, просматривали ваши основные конфиденциальные личные файлы сотрудников.,

Доступ сотрудников к личным файлам

Сотрудникам разрешен доступ к личным файлам сотрудников под руководством и контролем персонала отдела кадров. Личные дела сотрудников считаются собственностью работодателя, который несет ответственность за их сохранение и защиту.

Пример политики файла персонала

Ниже приведен пример политики использования персонала в вашей компании. В нем обсуждаются различные файлы, которые рекомендуется и кто должен иметь доступ к каждому файлу.

Пример политики

Компания поддерживает три файла сотрудников для каждого сотрудника.

личный файл поддерживается для каждого сотрудника (название вашей компании). Эти кадровые файлы содержат конфиденциальные документы и управляются и поддерживаются персоналом.

Доступ к этому файлу ограничен персоналом отдела кадров и предполагает, что менеджер каждого сотрудника ведет свой собственный файл с документами, относящимися к выполнению работы сотрудника.

Типичные документы в кадровом досье включают заявление о приеме на работу, семейную форму для экстренной связи, документированную историю дисциплинарных действий, резюме, справочник сотрудника и листы по желанию работодателя, текущую личную информацию и справки о работе.

Не все файлы персонала содержат одни и те же документы, но в каждом файле персонала есть некоторые документы, которые являются одинаковыми.

Файлы заработной платы также поддерживаются; Файлы зарплаты содержат историю рабочих мест сотрудников, отделов, изменений в компенсациях и так далее. Доступ к файлу платежной ведомости ограничен соответствующим бухгалтерским и кадровым персоналом.

медицинская карта работника также поддерживается. Содержимое медицинской карты не доступно никому, кроме назначенного сотрудника отдела кадров и сотрудника, чьи записи хранятся в файле. На имя вашей компании) медицинские документы получают высочайшую степень безопасного хранения и конфиденциальности.

Сотрудник может просмотреть свое личное дело, связавшись с персоналом отдела кадров в обычное рабочее время. Ни один сотрудник не может изменять или удалять какие-либо документы из своего личного дела, которые должны просматриваться в присутствии сотрудника отдела кадров.

Также известен какфайлы сотрудников, записи сотрудников, файлы человеческих ресурсов, документация

Отказ от ответственности - пожалуйста, обратите внимание:

Сьюзан Хитфилд прилагает все усилия, чтобы предлагать точные, разумные, этичные рекомендации в области управления персоналом, работодателей и рабочих мест как на этом веб-сайте, так и по ссылкам с этого веб-сайта, но она не является адвокатом, а содержание этого сайта авторитетный, не гарантируется точность и законность, и не должен рассматриваться как юридическая консультация.

Сайт имеет всемирную аудиторию, и законы и положения о занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране, поэтому сайт не может быть определяющим для всех из них для вашего рабочего места. В случае сомнений всегда обращайтесь за юридической консультацией или помощью к государственным, федеральным или международным правительственным ресурсам, чтобы убедиться в правильности ваших юридических толкований и решений. Информация на этом сайте предназначена только для ознакомления, идей и помощи.