Шаги, чтобы настроить ваше общение для каждой аудитории

Если вы надеетесь общаться с людьми таким образом, который обменивается информацией, и особенно меняет поведение и оказывает серьезное влияние, вам необходимо знать свою аудиторию. Это фундаментальный принцип отличного общения. Понимание точки зрения людей, с которыми вы разговариваете, помогает вам стать лучшим докладчиком и специалистом по персоналу.

Знай свою аудиторию. Знайте, что их волнует. Знайте, что они хотят услышать. И, зная их и сфокусировав свое сообщение, вы можете показать им, что вы являетесь ресурсом. Вы привлекаете свою аудиторию и оказываете большее влияние.

Эта проблема? Знание вашей аудитории требует времени, и всегда легче сделать мозговую рассылку из всего, что вы знаете или хотите рассказать своей аудитории по теме. Думать критически о том, что ваша аудитория хочет или должна услышать, сложнее.

Многие HR-специалисты увлекаются тем, что дают своей аудитории все, что они должны знать или делать в связи с презентацией. Вы знаете, что попали в эту ловушку, когда обнаруживаете, что ставите маркеры на слайды вместо того, чтобы думать о:

• что действительно волнует аудиторию,
• каковы ваши самые важные моменты, и
• как отобразить их в ясную историю, которая создает интересную беседу.

Вторая ловушка, в которую попадают многие HR-специалисты, - это повторение одной и той же презентации изо дня в день для разных аудиторий. Проблема в том, что разные аудитории заботятся о разных вещах и реагируют на них - поэтому, если вы хотите быть заинтересованным, вам нужно настраивать свое сообщение каждый раз, когда вы говорите.

Это как убедиться, что вы настраиваете свое сообщение, прорезаете шум и вовлекаете свою аудиторию в то, что вы им говорите, независимо от того, кто или где они находятся. Эти пять ключевых напоминаний гарантируют, что ваши слова достигнут того эффекта, которого они заслуживают - когда вы заслужите полное внимание и вовлечение аудитории.

Знайте, что заботит ваша аудитория

Ваша аудитория не будет заботиться о том, что вы говорите, пока не продемонстрируете, что вы заботитесь о них. Планируя свою презентацию, спросите, каковы проблемы и потребности вашей ожидаемой аудитории? Какие у них есть три-четыре основных вопроса или проблемы по вашей теме?

Если вы не знаете, спросите нескольких человек, которые будут присутствовать на вашей презентации, спросите менеджера отдела или, если информация отсутствует, сделайте свой лучший прогноз.

Затем начните презентацию, напомнив своей аудитории об их выявленных проблемах. Скажите: «Я знаю, что некоторые из вас задавались вопросом о наших вариантах льгот, или« Я представляю, что эти три вещи - то, что вы действительно хотите получить от этого семинара ».

Когда вы сначала говорите о своей аудитории, ее проблемах и потребностях, о которых вы расскажете в своем выступлении, вы демонстрируете, что заботитесь о них. Это заставляет людей хотеть слушать.

Составьте карту ваших основных пунктов для вашей аудитории

Большинство HR-презентаций напоминают информационную свалку, а не ясную историю с набором основных моментов. Специалисты по HR обычно знают гораздо больше, чем другие люди хотят или должны знать о любой необходимой теме.

Авторы Чип и Дэн Хит в своей книге «Made to Stick» назвали это «проклятием знания». Когда в последний раз вы чувствовали, что презентация была слишком короткой или содержала слишком мало информации? Вероятно, редко, если когда-либо.

Люди, которые выступают в роли докладчиков, те, кого выслушают и имеют влияние, начинают с признания проблем аудитории, которую они помогают решить. Затем, когда они готовят свою презентацию, они отделяют обязательное знание от приятного.

Потратьте половину времени на подготовку, чтобы сосредоточиться на сути своей презентации и на том, что ваша аудитория должна знать, что поможет им. Лучший способ разрушить «проклятие знаний» - это сосредоточиться на том, что является наиболее важным как для вас, так и для аудитории.

Нанесите на карту свою презентацию на доске или листе бумаги или используйте набор заметок. Какая последовательность очков лучше? Есть ли порядок в пунктах, который будет иметь больше смысла для вашей аудитории? Как ваши очки связаны друг с другом? Сделай их понятными. Если они этого не делают, скажите людям: «Это совершенно другая, но важная тема».

Расскажите истории и используйте примеры, которые ваша аудитория найдет подходящими

Помимо попыток представить слишком много вещей одновременно, слишком часто HR-презентации звучат абстрактно и не связаны с повседневной жизнью и работой аудитории. Затем происходит то, что люди отключаются, обсуждают разговоры, предполагают, что это не о них, и не предпринимают никаких действий. Это делает презентацию пустой тратой их времени и вашего.

Чтобы относиться к ним, помогать им действовать, людям нужны идеи, основанные на историях и примерах. Человеческий мозг связан с историями и запоминает их. Итак, освещайте меньше вопросов - лучше - множеством примеров. И, когда это возможно, делайте примеры из своего отдела и из своего повседневного опыта на работе.

Расскажите истории о том, как использовать идею, которой вы делитесь. Расскажите истории о том, как решить проблему с компенсацией, как дать обратную связь, как подписаться на ваш план видения или как новая организация отличается от старой. Сделайте ясным мост между вашей темой и их жизнью и интересами.

Покажите, не говорите своей аудитории

Во многих случаях картинка стоит тысячи слов. Видео становятся нормой для эффективного общения. В этот день доступных видеоинструментов ведущие, которые используют слишком много текста, часто используют оправдания. Они говорят: «Но я должен сообщить очень конкретную информацию» или «Моя аудитория сможет лучше усвоить эту сложную идею, если я запишу ее». Нет, нет, и нет, они не будут.

Если ваша цель состоит в том, чтобы утомлять, отталкивать и подавлять аудиторию и не иметь никакого влияния в худшем случае, отрежьте текст. Отправьте его по электронной почте или отправьте в Google. Визуальные элементы, которые вы используете, должны поддерживать историю, а не становиться вашим сценарием. Если у вас есть четкий набор основных моментов и хороший поток, подкрепленный историями и примерами, только тогда вы должны запустить инструмент для презентаций.

В противном случае вы получите слайды, выполняющие двойную функцию, как отмечает ваш докладчик. В этом случае вы должны были просто отправить презентацию по электронной почте, а не тратить время своей аудитории.

Настройте и импровизируйте, зная свою аудиторию

После того, как вы создали хорошую презентацию, которая визуально поддерживает ваше основное сообщение, у вас есть свобода адаптировать его к каждой аудитории, которую вы обслуживаете. Вы можете высказать свою точку зрения, а затем громко спросить: «Так почему вы должны заботиться об этом?» И адаптировать свой ответ к аудитории, которая перед вами. То, о чем заботятся члены вашей маркетинговой команды, может сильно отличаться от потребностей ваших разработчиков.

За годы обучения и проведения презентаций для лидеров в десятках организаций, таких как Apple, Oracle, SAP и T-Mobile, мощь простого набора сообщений проявилась. Когда сообщения были подкреплены простыми изображениями и доставлялись сфокусированным докладчиком, который мог четко обозначить и связать их с повседневной жизнью своей аудитории, произошло общение. И разве не в этом смысл делать презентацию?

----------------------------------------

Тоби Фитч является управляющим партнером в Fitch Associates. Ранее он участвовал в публикациях, в том числе предпринимателя.