5 ключевых элементов успешного проекта

therunofsummer

Правительственные организации осуществляют проекты, когда необходимо изменить некоторые аспекты работы людей. Согласно Институту управления проектами, проект - это «временная групповая деятельность, предназначенная для производства уникального продукта, услуги или результата». Когда проект меняет методы работы организации, конечные продукты проекта включаются в повседневную работу и, следовательно, улучшают работа организации на постоянной основе.

Это может звучать легко, но это не так. Изменения сложны, и проекты могут сойти с рельсов очень легко. Каждый день приносит вызовы, которые угрожают прогрессу проекта и возможному успеху. Чтобы бороться с этой опасностью, проектам нужны определенные жизненно важные элементы. При наличии следующих элементов у проекта есть большие шансы на успех.

01 Спонсор проекта

Спонсором проекта является высокопоставленный сотрудник организации, который является владельцем проекта. Преданный спонсор проекта ожидает, что проект будет успешным, и делает все возможное, чтобы обеспечить успех.

Спонсор проекта имеет четыре основных обязанности, связанных с проектом. Во-первых, спонсор выступает за проект. Он или она поддерживает команду проекта публично и в частном порядке. Во-вторых, спонсор поддерживает менеджера проекта. Когда руководителю проекта необходимо устранить препятствия, он или она обращается к спонсору за помощью, потому что у спонсора есть организационное влияние, чтобы это произошло. В-третьих, спонсор объединяет ресурсы, предоставляя их напрямую или работая с другими высокопоставленными людьми для получения ресурсов. Когда спонсор является сильным борцом за проект, его коллеги с большей вероятностью могут внести значительные ресурсы. В-четвертых, спонсор облегчает принятие решений. Когда команда проекта не справляется, спонсор может принять решение или принять решение.

Спонсор получает информацию через постоянную связь с менеджером проекта. Они работают вместе, чтобы определить, когда спонсору необходимо вмешаться, и более решительно выполнять обязанности спонсора в поддержку менеджера проекта. Например, у менеджера проекта могут возникнуть проблемы с получением информации из финансового отдела организации. Спонсор проекта может обратиться к финансовому директору по поводу ситуации и попросить, чтобы задача получения информации была приоритетной по сравнению с конкурирующими задачами.

02 Четкие цели и сфера применения

Прежде чем работа над проектом будет выполнена или даже запланирована, спонсор проекта должен четко сформулировать цели и объем проекта. Цели - это большие вещи, которые проект должен выполнить. Возьмите, например, проект по улучшению программного обеспечения. Отдел кадров использует хорошо известное настраиваемое программное обеспечение для бизнеса, чтобы управлять заработной платой. Организация хочет добавить модуль для управления обучением. Цели проекта состоят в том, чтобы настроить программное обеспечение для управления обучением в соответствии с бизнес-потребностями организации и интегрировать его с существующей системой начисления заработной платы.

Область действия определяет параметры проекта. Продолжая с примером проекта программного обеспечения; Масштаб этого проекта ограничен внедрением системы управления обучением и ее интеграцией с системой начисления заработной платы. Много раз полезно определить вещи, которые находятся за пределами области видимости, чтобы понять, что находится в области видимости. Для этого проекта добавление других модулей выходит за рамки. Бухгалтерия не может прийти к менеджеру проекта и попросить модули выставления счетов, дебиторской или кредиторской задолженности.

Добавление модуля после того, как проект был определен, позволяет охватить область. Хорошие спонсоры проекта и менеджеры проектов защищают от проскальзывания области и очень неохотно добавляют область середины проекта. Увеличение масштаба проекта увеличивает потребность проекта в ресурсах, таких как время и деньги. Кроме того, работа над дополнительной областью ставит под угрозу качество рабочих продуктов.

03 Хороший менеджер проекта

Менеджер проекта планирует работу и организует ресурсы для выполнения проекта. Этот человек является связующим звеном между спонсором проекта, который устанавливает видение, и командой проекта, которая его выполняет. При необходимости и своевременно руководитель проекта привлекает заинтересованные стороны для предоставления информации.

У менеджеров проектов обычно есть следующие черты, которые помогают им продвигать проект:

Менеджеры проектов являются планировщиками. Они думают о последовательности работы и знают, что должно произойти после того, как команда выполнит поставленную задачу. Они строят хорошие планы, но также знают, когда нужно проявлять гибкость и отклоняться от плана.
Менеджеры проектов заслуживают доверия. Поскольку их успех зависит от работы других, руководителям проектов нужны люди, которые доверяют своим добрым намерениям и компетентности. Доверие особенно важно в отношениях между менеджером проекта и спонсором проекта.
Менеджеры проектов, как правило, экстравертированы, потому что большая часть их работы связана с общением.

Они считают людей ответственными за свои обязательства. Вот пример. Супервайзер члена команды проекта сказал руководителю проекта, что участник команды может посвятить проекту четыре часа в неделю. Этот член команды пропустил две еженедельные встречи подряд и не продвинулся в выполнении своих заданий в структуре разбивки работ. После первой пропущенной встречи руководитель проекта встретился с членом команды, чтобы обсудить отсутствие и пропущенные сроки. Член команды сказал, что у него есть более насущные приоритеты. Руководитель проекта подозревал, что это неправда, поэтому после второй пропущенной встречи руководитель проекта встретился с руководителем члена команды. Руководитель сказал руководителю проекта, что позаботится о том, чтобы поведение члена команды изменилось.

04 Привлеченные заинтересованные стороны

Заинтересованные стороны в проекте - это люди, которые заинтересованы в успехе проекта, но не являются членами команды проекта. Они не думают о проекте ежедневно, как руководитель проекта или члены проектной команды, но они хотят быть в курсе важных решений и общего прогресса в достижении целей проекта.

У заинтересованных сторон есть свои мотивы для того, чтобы быть в курсе деятельности по проекту, но ответственность за то, чтобы продвинуть работу к целям проекта, лежит на менеджере проекта. Во многих случаях для этого требуется тонкий баланс между получением слишком большого количества входных данных и слишком маленьким. Заинтересованные стороны не могут взвешивать каждое решение. Это затормозит проект и примет каждое решение. Наоборот, заинтересованные стороны не могут быть закрыты, потому что значительный аспект почти каждого проекта удовлетворяет заинтересованные стороны.

05 Выделенных членов команды проекта

Члены команды проекта выполняют работу проекта. Часто члены проектной команды назначаются на проект в дополнение к их обычным обязанностям, что означает, что нет никакой другой работы, чтобы компенсировать дополнительную работу, связанную с проектом. Менеджеры проектов могут помочь членам команды договориться со своими руководителями по этому вопросу, но менеджер проекта не контролирует обязанности членов проектной группы вне проекта.

Преданность членов команды проекту очень ценна. Без самоотдачи сроки не срабатывают, а рабочие продукты не имеют хорошего качества. Преданные члены команды мотивированы для достижения целей проекта в срок, в рамках бюджета и в соответствии с ожиданиями качества.