Электронное наблюдение за сотрудниками не является положительным

По данным Обзора электронного мониторинга и наблюдения, проводимого Американской ассоциацией менеджмента (AMA) и Институтом ePolicy каждый год в период с 2001 по 2007 год, электронное наблюдение за работниками увеличивается с каждым годом.

В предыдущей статье «Работа в Интернете на рабочем месте» был рассмотрен статус мониторинга сотрудников и некоторые причины, по которым работодатели могут захотеть контролировать электронную почту сотрудников и использование Интернета. В статье также были рассмотрены последствия, которые испытывают как работники, так и работодатели на рабочем месте из-за ненадлежащего использования электронного оборудования, электронной почты и Интернета.

Есть плюсы и минусы электронного наблюдения за работниками на работе. Этот обзор плюсов и минусов электронного наблюдения за работниками на работе поможет работодателям решить, что лучше для их организации. Не каждая рабочая сила, рабочее место, рабочая культура и среда являются кандидатами для электронного наблюдения на работе.

На самом деле, в некоторых рабочих условиях, в зависимости от желаемой культуры и среды, электронное наблюдение за сотрудниками может подорвать доверие, подорвать отношения и посылать сильно неправильные сообщения работникам.

Плюсы электронного наблюдения за работниками на работе

Существуют веские причины для мониторинга поведения сотрудников в сети на работе. Эти причины являются убедительными для многих работодателей и понятны, поскольку организации наблюдаются.

Организации стремятся защитить себя и своих сотрудников от незаконного, аморального и проблемного распространения контента и посещения неработающих сайтов, пока сотрудники работают.

Небольшая производственная компания, при использовании электронного наблюдения за сотрудниками, выяснилось, что работник наблюдал порнофильмы на работе. Через тридцать минут после того, как HR узнал, как он проводил время на работе, он прошел от своей кабины к машине. (Соответствующая политика, запрещающая такое поведение, была на месте, и он был обучен.)

В другом опыте небольшой производственной компании сотрудники жаловались, что их руководитель просматривал веб-сайты большую часть рабочего дня. Администратор сети подтвердил, что супервайзер посещал сайты доски объявлений, занимался онлайн-банкингом, совершал покупки, общался в чате и размещал сообщения на досках объявлений, читал сайты с рецептами и проводил часы в личной электронной почте более шести часов в день.

Как компания должна реагировать на проблемное поведение в Интернете?

В тот день, когда компания была готова уволить этого сотрудника, он уведомил об этом и договорился с компанией о порядке и взаимовыгодном переходе.

В еще одном опыте работы в небольшой компании было обнаружено, что сотрудник вел ее вспомогательную бухгалтерию для своего личного бизнеса в рабочее время и на компьютере, предоставленном ее компанией. Сотрудник дал уведомление и был сопровожден из помещения. Позже работник попросил вернуть этот материал, и работодатель любезно предоставил записи.

Имея в виду эти примеры, обратите внимание, что электронное наблюдение за работниками на работе может дать результаты, которые выгодны для работодателя. Отметим также, что ни в одной из этих трех компаний не проводилось электронное наблюдение за работниками. Но частое вмешательство в ИТ практиковалось.

Подозрительное поведение рассматриваемых сотрудников вызвало пересмотр электронных записей. Таким образом, многие работодатели имеют возможность использовать электронное наблюдение за работниками, но предпочитают не применять электронное наблюдение.

Подробнее о надзоре за сотрудниками

Существуют дополнительные причины для размещения сотрудников под электронным наблюдением на работе. Это ключевые причины.

• Проблемы производительности - проблема работодателя.
• Характер сайтов, которые сотрудники посещают, касается работодателей, поскольку их потенциал можно рассматривать как создающий враждебную рабочую среду. Та же проблема существует с перенаправленной сотрудником электронной почтой и шутками. Работодатели хотят доверять своим работникам здравый смысл, но их опыт показывает, что они не всегда проявляют здравый смысл. Работодатели обеспокоены созданием среды преследования, если сотрудники посещают неподходящие места и делятся URL-адресами.

• Работодатели обеспокоены своей способностью создавать электронную почту и веб-записи для защиты от судебных исков. Им нужны записи для защиты от судебных исков.

Судебный процесс является серьезной проблемой для работодателей, сказала Нэнси Флинн, исполнительный директор «Института ePolicy» и автор «Справочника ePolicy», 2-е издание (AMACOM, 2008) и других книг, связанных с Интернетом. «Обеспокоенность судебными процессами и ролью электронных доказательств в судебных процессах и регулирующих расследованиях побудило все больше работодателей следить за онлайн-деятельностью», - сказал Флинн:

«Электронная почта рабочих и другая информация, хранящаяся в электронном виде, создают письменные деловые записи, которые являются электронным эквивалентом доказательств ДНК». Флинн отметил, что у 24% работодателей есть электронная повестка в суд и регулирующие органы, и еще 15% противостоят судебным процессам на рабочем месте, инициированным электронной почтой сотрудника, согласно исследованию AMA / ePolicy 2006 года ".

Чтобы помочь контролировать риск судебных разбирательств, нарушений безопасности и других электронных катастроф, работодатели должны использовать преимущества мониторинга и блокирования технологий для борьбы с проблемами людей, включая случайное и преднамеренное неправильное использование компьютерных систем и других электронных ресурсов ».

Минусы электронного наблюдения за работниками на работе

Существуют веские причины, по которым работодатель может не захотеть использовать электронное наблюдение за работниками. Мэнни Аврамидис, старший вице-президент по глобальным человеческим ресурсам AMA, говорит, что это решение зависит от компании и рабочей среды, которую работодатель хочет создать:

«В зависимости от уровня свободы, разрешенного в компании, или типа работодателя, электронное наблюдение за сотрудниками может быть нежелательным. Например, компании, которые используют новые выпускники колледжей, у которых абсолютно размытые линии и находятся в сети весь день, на самом деле являются примером. 99% населения будет в порядке без электронного наблюдения; менее одного процента работников наносят ущерб, который позволяет предпринимателям справиться со всеми неприятными вещами ».

• Аврамидис сказал, что электронное наблюдение за работниками может повлиять на рабочие отношения между работодателем и работником. «Для работника, который делает правильные вещи и сосредотачивается на работе и умеренно использует технологии для личного пользования, электронное наблюдение не окажет никакого влияния. Для плохих сотрудников электронное наблюдение создаст нагрузку на их отношения с работодателем».
• Основной проблемой некоторых работодателей является потенциальный ущерб культуре труда, который способствует доверию, приверженности и мотивации работников. Электронное наблюдение за сотрудниками кажется несовместимым с такой средой.
• По словам Аврамидиса, «сотрудники, судя по результатам своей работы, проводят больше времени в Интернете, занимаясь личными делами, чтобы управлять личным бизнесом. Существует переход между тем, когда работа прекращается, и начинается личная работа. Забота становится реальной для работодателей когда работник не отвечает целям или не оправдывает ожиданий ".

На самом деле, для преданных сотрудников, между работой и личным бизнесом столько же общего между ними, сколько и на работе. Это часть дискреционной энергии, энергии, которую сотрудники добровольно вносят сверх ожиданий, которые работодатели надеются заработать.

«Действительно, сотрудники тратят в среднем 3,7 часа в неделю на личную деятельность на работе и 5,9 часа в неделю на дому, выполняя задания, связанные с работой», - говорится в исследовании, проведенном Смитской школой бизнеса Университета Мэриленда и Rockbridge Associates., исследовательская фирма, базирующаяся в Грейт-Фолс, штат Вирджиния ".

Последней причиной, по которой работодатели могут не захотеть использовать электронное наблюдение за работниками, является конфиденциальность работника. По словам Эрика Дж. Синрода, партнера в офисе Duane Morris в Сан-Франциско, где он специализируется на технологиях и судебных процессах, опасения сотрудников по поводу электронного наблюдения являются законными.

«Тем не менее, у работников есть законные опасения, что их права на неприкосновенность частной жизни могут быть нарушены. Основным федеральным законом в этой области является Закон о конфиденциальности электронных коммуникаций 1986 года (ECPA). ECPA, кодифицированный в 18 США101 и далее, запрещает преднамеренный перехват любой проводной, устной или электронной связи или несанкционированный доступ к сохраненным сообщениям.

«У ECPA есть три исключения, и, если применимо какое-либо одно из них, мониторинг может осуществляться при соответствующих обстоятельствах. Как правило, исключения позволяют работодателям отслеживать телефонные звонки, связанные с бизнесом, отслеживать связь, когда есть согласие сотрудников, и получать и получить доступ к сохраненным сообщениям электронной почты. "

Краткое изложение электронного надзора за работниками на работе

Как видите, есть много плюсов и минусов в электронном надзоре за работниками на рабочем месте. Взвесьте все эти факторы, когда вы решите, как продолжить мониторинг сотрудников на вашем рабочем месте.

В моей компании, где мы разрабатываем программное обеспечение, у нас в основном молодые дипломированные работники колледжа, целеустремленные и технологически продвинутые. Мы ценим каждую унцию дискреционной энергии, которую они вносят на работе и дома.

Определенное количество веб-серфинга необходимо, чтобы идти в ногу с нашей сферой деятельности и получать информацию о конкурентах. Электронное наблюдение за нашими сотрудниками нигде на нашем радаре. Я буду удивлен, если это когда-либо будет проблемой.

В любом случае, однако:

• разработать политику в отношении компьютеров, Интернета и электронной почты;
• регулярно обучайте сотрудников, чтобы они были знакомы с ожиданиями вашей компании;
• попросите сотрудников подписаться на понимание политики;
• затем сделайте глубокий вдох и - поверьте им.