Навыки письма - общение со словами

Написание прекрасной прозы и поэзии - это талант. Однако эффективное письмо - это навык, которому можно научиться.

Организуйте свое письмо

Составляете ли вы памятку своему коллеге или отчет своему боссу, вы должны решить, какую информацию вы хотите передать. Вот как это сделать:

1. Перечислите каждый пункт, который вам нужно обсудить, в своей записке или отчете.
2. Приведите их в порядок - от самого важного к наименее важному.
3. Напишите краткое изложение всей вашей заметки - это будет ваш первый абзац.
4. Разверните каждый элемент, указанный в шаге 1.
5. Если получателю необходимо предпринять какое-либо действие, укажите это в заключительном абзаце.

Некоторые советы

Пишите для своей аудитории. Используйте простой язык. Вы не хотите, чтобы читатель нуждался в словаре, чтобы расшифровать то, что вы пытаетесь сказать. Вы не должны пытаться впечатлить вашего читателя своим огромным словарным запасом. Скорее всего, вы расстроите своего читателя. Большинство людей одновременно выполняют несколько задач и заинтересованы в получении только необходимой информации. Вы несете ответственность за это. Вместо того чтобы сказать: «Его общительный характер делает его достойным кандидатом на работу», скажите «Его дружелюбие делает его главным кандидатом на эту работу».

Держитесь подальше от жаргона, который ваш читатель может не понять. Если ваша работа очень техническая, но человек, которому вы пишете, плохо разбирается в этой области, придерживайтесь слов, которые этот человек поймет. Например, если вы дизайнер веб-сайта, это предложение в записке для вашего клиента, психолога, не имеет смысла: «Что бы вы хотели, чтобы я использовал в качестве BGCOLOR для вашего сайта: # ADD8E6 или #FFFFFF?» Любой, кто разбирается в дизайне веб-страниц, знает, что этот вопрос можно перевести как «Какой цвет фона вашего сайта вы бы хотели: светло-голубой или белый?» Тем не менее, не ожидайте, что ваш клиент будет лучше знаком с этим техническим жаргоном, чем с его обсуждением такого психологического термина, как трихотилломания.

Клише в день удерживает читателя подальше - или, по крайней мере, не заставляет его или ее вспомнить, что вы говорите. Вы хотите, чтобы ваше письмо было запоминающимся. Поскольку мы часто слышим клише, мы становимся лишенными чувствительности к ним. Таким образом, слова не связаны однозначно с вашим письмом. Вместо того, чтобы говорить «Не откладывайте на завтра то, что вы можете сделать сегодня» в записке подчиненному, которого вы пытаетесь мотивировать. Просто скажите: «Прекратите откладывать. Сделайте работу сейчас».

По возможности используйте активный голос. Активный голос делает ваше предложение сильнее и обычно короче. Давайте попробуем эти примеры. Пассивный голос: «Продажи увеличились благодаря сети, которую я сделал». Активный голос: «Моя сеть увеличила продажи».

Не будь лишним. Нет необходимости говорить «2 часа дня» или «беременная женщина». Говоря "2 часа дня" или «2 часа дня», или «беременная женщина», или «беременная женщина» - все передают то, что вы хотите сказать, и не так многословны.

Конечно, обратите внимание на грамматику. Используйте Strunk и White's Элементы стиля, доступны в Интернете. Хороший словарь должен быть рядом, вместе с тезаурусом. Тезаурус позволит вам сохранять свежесть ваших сочинений, помогая вам найти множество слов для использования. Многие из этих ресурсов доступны онлайн.

Корректура - одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать. Поскольку вы, вероятно, делаете большую часть своей работы на компьютере, у вас есть доступ к автоматическим программам проверки орфографии и грамматики. Однако будьте осторожны - некоторые слова, используемые в неправильном контексте, могут быть пропущены компьютеризированными программами проверки орфографии. Например, предложение «Сотрудникам, которые тоже присутствовали на собраниях, которые узнают о программном обеспечении gnu», проходило бы проверку орфографии без каких-либо ошибок. Пусть кто-нибудь еще вычитает ваш документ, если это возможно.

Если время позволяет, уберите свою композицию и вычитайте ее позже или, что еще лучше, на следующий день.