Важность написания должностных инструкций

Прежде чем начать собеседование, важно иметь письменное описание работы для каждой уникальной должности. Наличие письменного описания решает многие важные задачи, которые защищают ваш бизнес и ваших сотрудников.

Хорошее описание работы

• Служит справочным руководством для определения сопоставимых отраслевых зарплат.
• Помогает максимизировать доллары, потраченные на вознаграждение работника за должность, обеспечивая опыт и навыки, необходимые для работы, детализированы и сопоставлены с потенциальными кандидатами.
• Функции как основа для разработки вопросов интервью.
• Подробная информация о позиции, которая может быть включена в объявления о поиске помощи.
• Отговаривает сотрудников от отказа что-либо делать, потому что «это не моя работа».
• Обеспечивает основу для отзывов сотрудников, повышения заработной платы, постановки целей и путей роста.

• Служит юридической документацией, которая может быть полезна в случае, если сотрудник подаст иск о прекращении или дискриминации в отношении компании.

Что включать в описание работы

Эффективное описание работы подробно описывает основные функции работы, как задачи будут выполняться, и необходимые навыки, необходимые для выполнения работы. Следует ожидать роста сотрудников и потенциальных проблем с недопониманием. То есть описание работы - это не просто анализ должности; он также должен рассмотреть потенциальные вопросы о положении в будущем.

Описание работы должно включать следующее:

Должность: уточняет должность, должность и ранг или уровень (если применимо).

Диапазон зарплаты: Укажите начальную, среднюю и высокую (максимальную) зарплату для данной должности. Вы также должны включить информацию о том, как сотрудники могут иметь право на дополнительную компенсацию (например, комиссионные с продаж, бонусы за результаты, ежегодные повышения и т. Д.)

Заявление о целях и задачах: общее утверждение, резюмирующее в трех или четырех предложениях цель или цель позиции.

Описание работы: подробный список конкретных обязанностей и задач в порядке их значимости (наиболее важные обязанности должны отображаться в верхней части списка). Этот список должен охватывать все действия, которые занимают 5% или более времени сотрудника, и включать в себя любую ответственность, которую сотрудник может иметь для достижения определенных целей.

Описание структуры отчетности: В этом разделе приводится подробное описание любых и всех ролей, которые сотрудник будет выполнять. Он должен включать их собственные надзорные роли (если таковые имеются), а также то, кому они подчинены прямо или косвенно. Если сотрудник должен работать с другими сотрудниками или отделами, включите эту информацию также.

Полезно включить корпоративную организационную схему, которая отображает все позиции в компании и их иерархию.

Опыт и навыки: будьте максимально конкретны, когда будете подробно описывать опыт и навыки, необходимые для выполнения работы. Например, если должность требует использования компьютера, перечислите тип программного или аппаратного обеспечения, используемого для выполнения работы.

Описание идеального кандидата: подробно опишите другие сильные стороны, необходимые для выполнения работы, такие как «способность работать в сжатые сроки и с несколькими начальниками».

Место работы и график работы: Перечислите физическое местоположение работы, дни и часы работы и укажите любые возможные сверхурочные, которые могут потребоваться для выполнения работы.

Важная особенность, которую следует добавить в описание каждой должности: «И другие обязанности в соответствии с назначением»

Идеальная ситуация для работодателя предполагает наем высоко мотивированных и квалифицированных сотрудников, которые стремятся сделать больше, чем просто назначенные им задачи. Сотрудники, которые просят больше работы, когда у них есть свободное время, или которые заинтересованы в приобретении новых навыков, могут быть неоценимыми для малого бизнеса.

Но не все работники посвящены своей работе или компаниям, которые пишут свои зарплаты. Сотрудники, которые отказываются делать больше, чем указано в их должностной инструкции, могут создавать головные боли, которых можно избежать, для своих работодателей.

Включая «и другие обязанности, как назначено» в должностную инструкцию, работодатель может добавлять новые должности на должности по мере необходимости. В некоторых случаях может быть полезно уточнить помимо общих «других обязанностей» и быть более описательным. Например, «другие канцелярские обязанности» или «другие обязанности, назначенные (конкретным отделом должности)».

Выплата более высокой зарплаты не всегда означает лучшую работу. Работодатели и их работники всегда лучше ладят, когда в письменной форме подробно описывается то, что ожидается от эффективности работы сотрудника.