Как создать реестр рисков проекта

01 Хороший дизайн регистра рисков

Одним из способов поощрения участия в управлении рисками является разработка хорошего реестра рисков. Правильный формат быстро сообщит общий уровень риска в проекте вам и другим членам проектной команды.

Это должно позволить пользователям легко получить доступ к более подробной информации об отдельных рисках, когда это необходимо. Это, в свою очередь, стимулирует каждого думать с точки зрения рисков - выявлять новые по мере их возникновения, а также отслеживать и предпринимать действия по снижению существующих рисков.

02 Включите правильные поля

Как минимум, ваш реестр рисков должен включать уникальный идентификатор для каждого риска, его описание, действия, которые необходимо предпринять в ответ, и владельца задачи.

Описания должны быть краткими и точными. Например, риск, определяемый как «ущерб от дождя», может включать следующее описание: «Сильный дождь может затопить поле и привести к порче урожая».

03 Дополнительные меры

Возможно, вы захотите включить количественные показатели вероятности, воздействия и общего риска, а также остаточные значения после смягчения для более рискованных проектов.

Числовые поля, которые рассчитываются автоматически, могут быть полезны, если вы используете метод оценки риска, такой как метод Монте-Карло. Другие полезные поля включают ключевые даты, категорию риска, категорию реагирования на риск, близость, затраты на смягчение и статус.

Количество полей, которые вы можете включить, не ограничено, но на уровне просмотра списка должны отображаться только ключевые поля. Избегайте подавления пользователей, помещая ненужные детали на уровне представления списка. В идеале, зрители, которым нужна более полная информация, переходят к деталям.

04 Другой вариант

Возможно, вы захотите создать базу данных реестра рисков для каждого проекта, чтобы вы не ограничивались стандартным набором полей. Хотя электронная таблица может помочь вам отслеживать ваши проекты, особенно небольшие проекты, база данных, созданная с помощью таких программ, как Kahootz или Podio, может быть лучше. Они позволяют легко добавлять документы и большие объемы текста, когда это необходимо.

05 Светофор

Трудно превзойти систему светофоров для визуального воздействия. Пользователи знают, что красный цвет означает высокий риск, желтый - средний риск, а зеленый - низкий. Эти быстрые визуальные подсказки помогают читателям быстрее сканировать информацию.

06 Функции безопасности

Возможно, вы захотите поощрять участие, разрешив всем членам проектной команды и, возможно, некоторым заинтересованным сторонам просматривать реестр рисков. Однако вы должны установить права доступа пользователей, чтобы их могли редактировать только владельцы ключевых рисков и менеджеры. Вам нужен контрольный журнал того, кто что изменил и когда.

07 Краткое описание рисков

Старшие члены проектной команды и заинтересованные стороны могут не успеть переварить представление списка всех рисков. Для них краткий профиль риска дает быструю картину общих рисков для проекта. Он иллюстрирует количество рисков на каждой вероятности и уровне воздействия.

08 Все дело в общении

Помните, что реестр рисков проекта не просто перечисляет риски и действия по их снижению. Это инструмент коммуникации, который привлекает ваших коллег к управлению рисками. Ваш дизайн должен отражать эту цель с различными взглядами для разных аудиторий.