Как снизить стоимость командировки сотрудника

С некоторой симпатией к работодателям, которые пытаются контролировать командировочные расходы, просить сотрудников делить комнаты не с чего начать или закончить.

Эти идеи являются менее стрессовыми и оскорбительными для среднего сотрудника, который путешествует по делам своего работодателя. Сотрудники - это нормальные люди, которые просто хотят уединения и отстраненности от коллег во время деловой поездки, особенно если они провели день с коллегами. Работодателям не нужно просить сотрудников делить комнаты.

Другие способы сэкономить на деловой поездке сотрудников

• Требуйте, чтобы сотрудники путешествовали в тот же день, когда это возможно.
• Разработайте и внедрите твердую политику в отношении командировок, которая содержит конкретные сведения о суточных выплатах в различных местах назначения, предпочтительных гостиничных сетях, в которых работодатель, возможно, установил ставку дисконтирования, возмещение расходов и ограничения, которые требуют превышения подписи менеджера в случае превышения.
• Придерживайтесь сотрудников к букве закона, как указано в политике поездок, без предварительного разрешения исключений. Не возмещайте расходы, которые не были разрешены политикой или исключением.

• Пересмотрите или обсудите корпоративные тарифы с гостиничными сетями, общими для ваших направлений. Ищите отели, которые предлагают такие удобства, как бесплатный завтрак, бесплатный коктейльный час, полдник и закуски, а также холодильники и кофеварки в номерах. Требуйте, чтобы сотрудники использовали эти отели и удобства, когда они доступны.
• При бронировании используйте менее дорогую сеть отелей. Большинство сотрудников отдали бы звезду за отдельную комнату. Не ожидайте более низких стандартов в таких областях, как чистота и другие удобства для сотрудников, от отелей с рейтингом меньше звезд. Периодически проводите опросы сотрудников, чтобы убедиться, что выбранные места соответствуют их потребностям.

• Используйте постоянный сервис бронирования путешествий, например, American Express Global Business Travel, чтобы помочь контролировать расходы. Они помогут вам планировать, принимать политики, экономить расходы и ограничивать расходы сотрудников. Даже местные туристические услуги могут помочь вам сэкономить на командировках, но преимущество компании American Express заключается в их доступности на национальном и международном уровнях и их онлайн-услугах.
• Договоритесь с одной авиакомпанией, чтобы по возможности использовать их услуги, чтобы получить корпоративную скидку на каждый рейс. Требуйте, чтобы сотрудники использовали службу бронирования авиакомпании, например, Southwest Airlines Corporate Travel. Работодатели также могут сэкономить, если самолеты забронированы заранее.

• Заставьте сотрудников, которые принимают решения о поездках в последнюю минуту, получить разрешение. В одном случае в компании-клиенте билет на самолет, который стоил бы 300 долларов, если он был забронирован за несколько недель, стоил более 1200 долларов, когда сотрудник сделал заказ за два дня до мероприятия. Это должно произойти только в чрезвычайной ситуации, так как большинство билетов могут передаваться, даже если они не подлежат возврату.
• Сократите расходы на поездки в другие районы, такие как еда и алкоголь в день и транспорт. Измените суточные по месту нахождения. Например, Нью-Йорк дорог в сравнении с Лас-Вегасом. Небольшие, не курортные зоны еще более доступны. Ваша политика в отношении поездок должна отражать расходы, которые будут понесены вашими сотрудниками при поездках в разные штаты и регионы.

• Экспериментируйте с виртуальными встречами, такими службами, как Skype для бизнеса и видео. В то время как изначально неудобные, личные встречи - приобретенный навык. Сотрудникам становится удобнее, поскольку они пользуются этими услугами с течением времени. Вебинары хорошо подходят для различных видов обучения, особенно семинаров, которые позволяют посещать несколько сотрудников.
• Требуйте от своих сотрудников пользоваться менее дорогим общественным транспортом и услугами трансфера, когда они доступны, а не такси, особенно когда сотрудники путешествуют между аэропортами и отелями. Большинство крупных конференций предлагают бесплатный трансфер между отелями и конференц-центром. Меньшее использование такси или требование, которое сотрудники собирают для оплаты группового такси, могут сэкономить много денег.

Просить взрослых сотрудников своевременно бронировать билеты, оплачивать расходы на командировки и изучать другие варианты, кроме поездок на встречи и обучение, - это правильный подход к оптимизации расходов на командировки. Они уважительно относятся к сотрудникам.

Они приносят пользу работодателю, потому что сотрудники чувствуют уважение и заботу, что создает положительный моральный дух. Они поддерживают цикл позитивных отношений в правильном направлении.

А как насчет дешевых семейных поездок?