Что принадлежит в личном деле сотрудника?

Файл персонала сотрудника является основным файлом сотрудника, который содержит историю трудовых отношений, начиная с заявления о приеме на работу и заканчивая выездным собеседованием и документацией об увольнении. Только персонал отдела кадров и непосредственный руководитель и менеджер сотрудника могут иметь доступ к информации в файле персонала сотрудника, и она никогда не покидает отдел кадров.

Файл персонала сотрудника обычно хранится в закрытой пожаробезопасной картотеке в закрытом месте, доступном для персонала отдела кадров. Конфиденциальность информации о сотруднике в личном деле имеет первостепенное значение.

Из всех хранящихся в компании файлов сотрудников файл персонала сотрудников чаще всего используется для ежедневного доступа к информации для работодателя, руководителя или персонала отдела кадров.

Соображения по поводу содержания файла сотрудников сотрудников

Таковы основные принципы и вопросы, которые следует учитывать при подаче любого документа в личном деле сотрудника.

• Нужен ли работодателю конкретный документ для обоснования решений, если работодателю был предъявлен иск? Нужен ли работодателю документ в суде?
• Знает ли сотрудник и понимает ли он, что документ будет храниться в его личном деле? В большинстве случаев работодатели должны попросить сотрудника подписать документ, чтобы не подписать соглашение с содержанием документа, но подтвердить, что они знают и прочитали документ.
• Никакие сюрпризы, мнения или личные заметки о сотруднике никогда не должны помещаться в личный файл сотрудника. Только факты, а не спекулятивные мысли, содержатся в личном деле сотрудника.

Содержимое файла персонала сотрудника

Ниже приведены рекомендации по документации, которую работодатель должен хранить в личном деле сотрудника.

Трудовая книжка

• заявка на работу
• Продолжить
• Возобновить сопроводительное письмо
• Проверка образования
• Проверка занятости
• Отказное письмо
• Должность должностная инструкция
• Записи анализа работы
• Письмо с предложением о работе или трудовой договор
• Агентство по трудоустройству или временное агентство, если оно используется
• Экстренная контактная информация
• Подписанная форма подтверждения справочника работника с указанием получения справочника работника
• Контрольный список с ориентацией на нового сотрудника, показывающий темы и кем
• Любые соглашения о переезде и документация
• Любой договор, письменное соглашение, получение или подтверждение между работником и работодателем (например, неконкурентное соглашение, трудовой договор или соглашение, касающееся автомобиля, предоставленного компанией)

• Официальные бланки по найму, включая запросы на перевод, продвижение по службе, внутренние заявления о приеме на работу и т. Д.
• Любая другая документация, связанная с трудоустройством

Повышение эффективности работы сотрудников, планы развития и улучшения

• Копии любых использованных оценок эффективности или планов развития сотрудников
• Самооценка сотрудника
• Записи с любых официальных консультаций
• Заметки о посещаемости или опозданиях
• Документация плана улучшения производительности
• Отчеты о дисциплинарных мерах
• Представленные сотрудником признания, такие как сертификаты, письма о признании и т. Д.
• Официальные предложения и рекомендации сотрудника, ответы организации
• Учебные записи
• Запросы на обучение
• Оценка компетенций
• Учебный класс или сеанс уведомления или расписания

• Оценки потребностей подписаны
• Отчеты о расходах на обучение
• Жалобы от клиентов или коллег

Отчеты о прекращении трудовых отношений

• Заявление об отставке сотрудника
• Выйти из интервью
• Кобра уведомление
• Контрольный список окончания занятости
• Окончательный учет всех аспектов занятости работника, таких как окончательная зарплата, отпускные, возврат имущества компании и т. Д.