Образцы писем, подтверждающих отставку сотрудника

От найма до увольнения, есть много аспектов управления сотрудниками. Часто забывают, что приходится иметь дело с сотрудником, покидающим компанию. Сотрудники уйдут по разным причинам: вернуться в школу, перейти к другим возможностям трудоустройства, поехать в путешествие, создать семью, из-за проблем со здоровьем или по любой другой причине.

Наличие установленной политики для общения с сотрудниками, которые покидают компанию, поможет вам отнестись к уходу сотрудника позитивно и уважительно.

Политика отставки

В зависимости от размера вашей компании, вы можете рассмотреть возможность создания системы или процесса для обработки писем об отставке. Наличие установленной политики для увольнений будет выглядеть профессионально и позволит вам и сотруднику расслабиться.

Для многих компаний создание общих информационных брошюр или пакетов для сотрудников - простой способ объяснить шаги перехода.

Когда сотрудник официально уходит в отставку, он будет обращаться к вам, чтобы обсудить следующие шаги, необходимые для обеспечения плавного перехода. Вы несете ответственность за предоставление профессиональных услуг по увольнению и разъяснение сотруднику таких вещей, как требования об уведомлении, окончательное распределение зарплаты, статус вознаграждений работникам после увольнения, а также установление последней даты его работы.

Советы по написанию письма о принятии отставки

Одним из первых шагов в правильной политике увольнения является признание того, что вы принимаете запрос сотрудника на увольнение.

Как правило, сотрудник вышлет вам официальное заявление об отставке. Затем вы должны ответить официальным письмом, подтверждающим отставку.

Вот несколько советов по написанию профессионального официального письма, подтверждающего отставку сотрудника:

• Используйте формат делового письма.Поскольку это профессиональное письмо, вы должны использовать формат делового письма для вашего письма. В верхнем левом углу письма укажите свою контактную информацию, дату и контактную информацию сотрудника. Завершите письмо своей рукописной подписью, и ваше имя будет напечатано ниже.
• Примите отставку.Ваше письмо должно информировать работника о том, что вы получили и приняли его или ее заявление об отставке, и в нем должно быть четко указано его или ее официальный последний день работы с компанией.

• Выразить понимание.В вашем ответе должно быть указано, что вы сожалеете о потере сотрудника, но уважаете, понимаете и цените трудное решение, которое ему пришлось принять. Вы также можете предложить некоторую помощь сотруднику. Например, вы можете предложить предоставить ему рекомендательное письмо. Однако это предложение не является обязательным.
• Вести протокол.Отправьте одно письмо сотруднику, а также оставьте одно для дела сотрудника. Вы можете оставить письмо самостоятельно или отправить его в свой отдел кадров, если он у вас есть. Это позволит вам вести четкий учет того, когда сотрудник покинул компанию.

Примеры писем, принимающих отставку

Ниже приведены два примера писем от менеджера, принимающего отставку сотрудника. Используйте эти примеры, чтобы помочь вам написать собственное письмо.

Образец письма о принятии в отставку менеджера № 1 (текстовая версия)

Ваше имя

заглавие

Адрес

Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс

Дата

Имя сотрудника

Адрес

Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс

Уважаемое имя, Ваше заявление об уходе с занимаемой должности принято с 15 мая 20XX года.

Я не сомневаюсь, что вы продолжите выполнять свои обычные высокие стандарты в течение оставшегося времени работы в компании.

Работать с вами было приятно, и я желаю вам всего наилучшего в будущем. Если я могу предоставить ссылку, пожалуйста, не стесняйтесь спрашивать.

С уважением, Рукописная подпись (печатное письмо)

Типизированная Подпись

Образец письма о приеме в отставку менеджера № 2 (текстовая версия)

Ваше имя

заглавие

Адрес

Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс

Дата

Имя сотрудника

Адрес

Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс

Дорогой Майлз, С большим сожалением я официально подтверждаю получение вашего заявления об отставке 10 июня. Ваша отставка была одобрена, и, по запросу, ваш последний день работы здесь, в JQB и Sons, будет 30 июня.

Было приятно работать с вами, и от имени команды я хотел бы пожелать вам всего наилучшего во всех ваших будущих начинаниях. В комплекте с этим письмом вы найдете информационный пакет с подробной информацией о процессе отставки.

Если у вас есть дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться в офис. Еще раз спасибо за ваш позитивный настрой и трудолюбие все эти годы.

Всего наилучшего, Рукописная подпись (печатное письмо)

Типизированная Подпись