Как отформатировать вашу контактную информацию в сопроводительном письме

Когда вы пишете сопроводительное письмо или отправляете электронное письмо с сопроводительным письмом, вам необходимо предоставить свою контактную информацию в ясном и легко читаемом формате. Это кажется простым, но важно сделать это правильно.

Укажите лучший способ связаться с вами

Ваша контактная информация будет включать ваш уличный адрес, номер телефона и адрес электронной почты, но в вашем письме должен быть указан самый быстрый способ связаться с вами. Например, если вы отправляете бумажное сопроводительное письмо, вы можете написать: «Вы можете связаться со мной в рабочее время по телефону, указанному выше». Или в сообщении электронной почты добавить последнее предложение: «Я с нетерпением жду ответа от Вы. Мой адрес электронной почты и номер телефона с моей подписью ниже. " Вы только что упростили получателю доступ к вам.

В печати: поместите контактную информацию вверху

Когда вы пишете сопроводительное письмо для печати и отправки по почте или размещения на доске объявлений о работе, в верхнем разделе должна быть указана информация о том, как потенциальный работодатель может связаться с вами.

Укажите свою контактную информацию в левом верхнем углу. Используйте одинарный интервал и согласованный шрифт и отформатируйте его как блок информации. Укажите ваш полный почтовый адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Оставьте пробел, добавьте дату, а затем введите имя и адрес получателя через один интервал. Укажите имя и должность лица, которому вы отправляете письмо, и название организации.

Разумно использовать имя человека, который получает письмо. Если вам нужно, зайдите на сайт компании или в LinkedIn, чтобы узнать имя руководителя отдела. Если вы сомневаетесь, позвоните в основной линии компании и спросите портье.

Если вы не можете определить имя контакта, используйте название отдела в контактной информации.

Вот пример формата контактной информации для заявителя и адресованной компании.

Контактная информация для заявителя и адрес компании

Ваше имя

Ваш адрес

Ваш город, штат и почтовый индекс

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

Дата

Имя получателя

Название получателя

Компания

Адрес

Город, штат и почтовый индекс

Если вы включаете информацию о своей электронной почте, не забывайте часто проверять свой почтовый ящик, чтобы вы могли быстро отвечать на любые контакты.

По электронной почте: контакты идут внизу

Стандартный бизнес-стиль для почтовой связи отличается, потому что размер экрана может не позволить быстро просмотреть весь текст, как это делает лист бумаги. Вместо того, чтобы перечислять свою контактную информацию в верхней части, включите ее в свою подпись. Не включайте контактную информацию работодателя.

Ваша подпись может опустить ваш уличный адрес, если вы предпочитаете. В противном случае просто укажите свое имя, адрес электронной почты и номер телефона. Вы также можете включить соответствующие ссылки на ваш социальный след, такой как ваш профиль LinkedIn или бизнес-сайт. Они могут добавить дополнительную информацию и указать ваш рост в вашей профессии.

Вот примеры подписей электронной почты:

Подпись электронной почты

Ваше имя

Ваш адрес электронной почты

Ваш номер телефона

Профиль LinkedIn (или другой соответствующий веб-адрес)

Маленькая подпись может быть приемлемой в вашей подписи, например, письменная подпись под текстом. Но не увлекайся. Держите это простым и профессиональным.

Сохранить шаблоны

Лучше всего использовать один и тот же базовый формат каждый раз, чтобы поделиться своими контактными данными в письме или по электронной почте. Сохранение примера каждого, вырезание и вставка его по мере необходимости гарантирует, что вы никогда не допустите типографскую ошибку и не упустите ничего из важного сообщения.