Плюсы и минусы расписаний в рекламе

Многие отрасли используют табели учета рабочего времени для мониторинга производительности сотрудников и расчета заработной платы и льгот. Некоторые используют систему «синхронизации» с официальными расписаниями, а другие полагаются на систему управления временем, которая записывает сложные детали о том, как время проводилось каждый день. Последний используется рекламными, маркетинговыми и дизайнерскими агентствами по всему миру.

Данные, введенные в эти расписания, обычно сотрудниками креативного отдела, регистрируют часы, потраченные на каждую часть проекта. Это означает не только создание кампании, но и начальный брифинг, презентацию для клиента и даже время, проведенное на съемках и в производственных студиях. Только получив четкое представление о том, как было потрачено время, агентство может эффективно справляться с рабочей нагрузкой, составлением счетов клиентов и распределением времени между группами.

Расписание в двух словах

В первые дни рекламы, как и многие другие задачи той эпохи, время записывалось вручную на бумаге ручками и карандашами (и много стиралось). В настоящее время время вводится в компьютер или планшет с использованием сложного программного обеспечения, которое может получать отчеты всех видов. Большинство магазинов имеют очень похожий шаблон, который включает в себя:

• Номер задания
• Клиент
• Задача под рукой
• Любой и все назначенные сотрудники
• Дата и количество отработанных часов
• Цена за час
• Через некоторое время

При запуске проекта для клиента менеджер аккаунта или менеджер трафика откроет номер задания и начнет отслеживать часы. Они обычно соответствуют предложению или предложению, данному клиенту, и будут разбиты на часы, потраченные в основном на исследования, планирование и стратегию, творческое развитие, производство и администрирование проекта.

Если все пойдет по плану, фактические часы, потраченные на проект, будут хорошо коррелировать с оценкой, но обычно это не так. Творческое развитие часто отнимает больше времени, чем любая другая часть процесса, из-за смены направления, обратной связи с клиентом или неспособности взяться за задание. Это может стать предметом спора с клиентом, потому что он не хочет тратить много лишних денег на творческое время, потому что у креативного отдела возникают проблемы с поиском решения.

Однако табель должен быть заполнен правильно, чтобы отслеживать это время и показывать клиенту, как были потрачены деньги и как работает агентство. Это хороший способ узнать, являются ли некоторые проекты слишком трудоемкими, чтобы приносить прибыль, или же другие настолько прибыльны, что заслуживают инвестиций в этого клиента для дальнейшей работы. И в двух словах, это роль расписания.

Pros

Вот почему расписания являются жизненной силой любого агентства:

• Деньги: Расписания показывают агентству (даже внутри компании), сколько часов было записано для каждой части каждой кампании. Тогда легко увидеть, стоит ли удержание клиента, или пришло время поставить клиента на индивидуальную основу проекта. Для внутреннего агентства это время не может напрямую привести к выставлению счетов, но оно показывает руководству, насколько эффективно они используют время творческого отдела. Если это обнаруживается, они тратят 90% своего времени только на один аспект бизнеса, который может создать некоторые красные флаги.

• Прозрачность: Если расписания составлены правильно, легко увидеть, где все работает гладко, и где возникают узкие места или неэффективность. Почему один копирайтер тратит половину времени на одного клиента, чем другой? И если понадобится больше креативов, быстрый взгляд на расписание покажет, не перегружен ли отдел.
• Обязательство и ответственность: Большинство клиентов ожидают, что определенное количество часов будет потрачено на проект. Если они не верят, что на работу было затрачено необходимое количество времени, табели рабочего времени могут предоставить данные, чтобы сказать обратное. Это также способ показать некоторым клиентам, какую ценность они получают от агентства.

• Анализ: Прошлые показатели часто являются хорошим показателем будущего. Если клиент высасывает жизнь из агентства и делает его адом для всех, данные из расписаний могут показать, стоит ли держать этого клиента рядом или пора его отпустить. С другой стороны, это может показать агентству прибыльность некоторых клиентов, которые требуют минимальной творческой работы и усилий, но максимальной отдачи от инвестиций.

Cons

Со всеми этими плюсами, в чем проблема? Что ж, есть причина, по которой табель все время ненавидят почти все, за исключением многочисленных агентов агентства:

• Время: Многие люди в агентствах, особенно в креативных отделах, не хотят посвящать свое время администрации. Как креатив, может быть вредно отрываться от великого креативного мозгового штурма, чтобы заполнить часы. Многие менеджеры по работе с клиентами имеют такие же проблемы. Это иронично, но время для расписаний редко выделяется.
• Ошибки: Это идет прямо к первому пункту. Многие креативы будут оставлять табели до последней минуты до конца месяца. А это означает, что точность расписания меняется от довольно хорошей до ужасающей. Трудно вспомнить, сколько минут вы потратили на одну работу две недели назад, поэтому часто это всего лишь догадки. Если расписания все угаданы, это делает их практически бесполезными.

• Плохой фокус: Время не является отличным показателем отличной рекламы. Один магазин мог потратить 40 часов и ничего не производить; другой мог работать 10 и производить шедевр. Расписания не записывают качество мышления; просто время, потраченное на это.

Будущее

Расписания здесь, чтобы остаться, и они должны быть сделаны вручную. Автоматическое отслеживание времени не работает, потому что требует ручного запуска и остановки. Если вы забудете запустить часы, вы потеряете часы. Забудьте, чтобы остановить это, и некоторые бедные клиенты получают счета за часы работы, которые были потрачены на другой проект. Это, в свою очередь, может привести к проблемам (и даже судебным процессам) с чрезмерным выставлением счетов и потере ценного клиента.

Единственный способ гарантировать хорошее отслеживание времени - это настаивать на том, чтобы все сотрудники агентства обновляли расписания не реже двух раз в день, один раз перед обедом, а затем снова перед возвращением домой. Если это будет сделано, расписания будут точными и полезными. И если это не делается, агентства должны проявить творческий подход с мотивацией. Найдите способ стимулировать процесс отслеживания времени.

Дайте тем сотрудникам, которые тщательно следят за своим временем, еженедельный бонус или несколько часов по пятницам. Это может показаться пустой тратой времени и денег, но точные расписания могут стоить агентству гораздо больше, чем несколько сотен долларов здесь или там каждую неделю.