Комплексный обзор работы по управлению проектами

Институт управления проектами (PMI) определяет управление проектами как «удовлетворение требований проекта посредством применения знаний, навыков, инструментов и методов к проектным действиям. Это достигается с помощью инициирования, планирования, выполнения, контроля и закрытия проекта». «.

Хотя это определение может показаться сложным, принципы управления проектами на самом деле основаны на здравом смысле и практичности. Если вы хотите обеспечить управление проектами для своих клиентов или ваша цель - стать руководителем проекта, рассмотрите основы управления проектами шаг за шагом. Прежде чем начать, определите, действительно ли услуга, которую вы собираетесь предложить (или выполняемое вами задание), является проектом.

Общее управление и управление проектами

Как вы решаете, является ли что-то проектом или нет? Чтобы разбить это, разделите две разные области управления на функциональное (или общее) управление и управление проектами.

Функциональное или общее управление - это непрерывное выполнение задачи. В качестве примера можно привести, если у вас есть технологическая компания и у вас есть клиент, которому вы предоставляете поддержку резервного копирования, и вы постоянно управляете их годовой учетной записью, создавая резервные копии их серверов и предоставляя им еженедельный отчет об активности. Если вы делаете это в течение пяти лет и имеете возобновляемый контракт с клиентом, ваша работа будет непрерывной и, следовательно, общей или функциональной.

Однако, если ваш клиент хочет внедрить новую систему управления контентом, и у него есть один год для разработки новой системы и попросить вас возглавить ее разработку, ваш клиент вовлек вас в проект.

Точно так же, если вы работаете с человеческими ресурсами и ваша задача состоит в том, чтобы управлять бюджетом департамента и контролировать младших сотрудников, то у вас есть функциональная работа, потому что это непрерывная работа, которая не имеет определенного конца.

С другой стороны, если у вас есть та же самая работа с персоналом, и директор вашего отдела просит вас внедрить новую программу набора персонала (и предоставляет вам сроки и бюджет) и назначает вас руководителем проекта, тогда это проект, потому что он имеет дату начала и окончания, и задача выполняется только один раз.

Визуализация вашего проекта на три части

Теперь, когда вы понимаете суть того, что составляет проект, вы можете более подробно рассмотреть управление проектами. Используя программу рекрутинга в качестве примера, теперь, когда вы знаете, что существует необходимость в проекте, следующим шагом будет определение объема, времени и бюджета, необходимых.

Управление проектом - это планирование, организация и контроль объема, бюджета и времени проекта программы рекрутинга. Чтобы помочь визуализировать проект, нарисуйте простую пирамиду. Каждая строка пирамиды представляет одну из трех основных частей проекта (то есть объем, время и бюджет). Пустое пространство в середине пирамиды качественный доставленного товара. Пирамида - это важный инструмент, который нужно учитывать при планировании проекта, поскольку по мере роста или сжатия трех основных частей качество продукта ухудшается.

Масштаб проекта

Определение объема часто является наиболее сложной и сложной частью управления проектами. Подробности проекта обычно неизвестны в начале, поэтому при оценке того, какие действия и задачи необходимы для выполнения проекта, требуется продуманность. Область действия включает все различные действия и задачи, которые будут предприняты, чтобы произвести конечный продукт, который вы поставите. Определение объема проекта поможет вам определить время и бюджет, необходимые для завершения проекта.

Хороший способ начать - просто записать то, что, по вашему мнению, необходимо для выполнения задачи. Затем проконсультируйтесь с другими, чтобы получить полное представление обо всех видах деятельности.

Время проекта

После того, как вы установили начальную область действия, вы можете назначить время для каждого действия и задачи и, кроме того, посмотреть на общую картину проектов. Спросите себя, какие виды деятельности будут происходить одновременно, а какие - последовательно. Кроме того, обратите пристальное внимание на то, сколько людей будут проверять деятельность по проекту, поскольку это повлияет на время, необходимое для выполнения шага. Удивительно, сколько времени может занять простая задача, когда три человека должны ее рассмотреть. После расчета времени, которое потребуется для выполнения кумулятивных действий и задач, вы готовы создать график проекта для команды проекта.

Бюджет проекта

На данный момент вы установили, что (объем) и продолжительность (время) проекта. Теперь пришло время определить бюджет. Как и при подсчете времени для проекта, вам часто приходится консультироваться с другими, в том числе с руководителями отделов, чтобы определить точный бюджет. Бюджет состоит из множества соображений, включая использование людей и материалов, участвующих в предпринятых действиях, и как долго они (то есть люди) будут необходимы, и используемые материалы.

Связь - это ключ

Часто клиент (или начальник) хочет, чтобы проект был завершен в течение заранее определенного времени и бюджета без учета масштабов проекта. Проблема в том, что почти всегда масштаб проекта не может быть разумно завершен, учитывая временные и бюджетные ограничения. Следовательно, часть управления проектом ведет переговоры об условиях проекта с клиентом или начальником. На протяжении всего процесса переговоров, а также на протяжении всего проекта хорошее четкое общение - это самый важный навык, который вам понадобится.

Чем яснее вы будете сообщать о проблемах на своем пути, тем счастливее будет ваш клиент или начальник.